Logiciel de gestion des entretiens annuels : 
structurez vos 
campagnes et valorisez 
vos collaborateurs

Le logiciel de gestion des entretiens annuels est le meilleur moyen de centraliser les résultats des entretiens grâce à la gestion des feedbacks. Depuis le menu du tableau de bord, il est possible d’inscrire les commentaires ou les échanges entre le manager et le collaborateur. Ces informations sont stockées sur le serveur de l’outil.  Vous pouvez retrouver l’historique des conversations à tout  moment. Les commentaires, les révisions ou les ajouts sont également archivés.

Le stockage sur un serveur sécurisé garantit la traçabilité des évaluations d’une année sur l’autre. Un moteur de recherche aide à retrouver les données pertinentes rapidement pour une efficacité maximale.

Disposer d’une plateforme unifiée de gestion des entretiens est particulièrement intéressant pour collecter les feedbacks. Cette procédure favorise la transparence. Le manager donne au collaborateur l’opportunité de fournir son propre retour sur l’entretien. Il peut modifier les aspects du compte-rendu d’entretien avec lequel il n’est pas en adéquation.

La solution numérique permet aussi de recueillir les feedbacks des managers et des employés sur le déroulé des entretiens annuels. Grâce à ces retours, les équipes RH ont la possibilité d’améliorer en continu leur process.

Sans outil digital, la centralisation des retours des entretiens est beaucoup plus hasardeuse. Les équipes RH doivent recueillir chaque compte-rendu d’entretien de la part des managers. Des relances par mail sont souvent nécessaires. Le stockage nécessite de créer un dossier partagé. Se pose alors la question des erreurs de manipulation, de mise à jour ou d’accès aux données sensibles.

Avec le logiciel de gestion des entretiens annuels, il est possible de personnaliser les trames d’entretien.

La fonctionnalité de création de modèles d’entretiens préétablis est intéressante pour homogénéiser la procédure globale au sein de l’entreprise. Tous les managers disposent d’une même structure claire et précise.

Les équipes RH fixent les objectifs de développement du capital humain. Ils ont la possibilité d’adapter les modèles aux différentes activités ou à chaque service de l’entreprise.  De leur côté, les managers peuvent ajouter aux trames toutes les questions nécessaires. Ils prennent en compte les objectifs de leur équipe, les besoins ou les aspirations des collaborateurs.

Le logiciel s’appuie sur une bibliothèque de modèles évolutifs que vous adaptez chaque année. Il propose des modèles complètement adaptés à l’entreprise et à ses spécificités. C’est une aide précieuse pour les RH et les managers. Grâce à ces modèles, les équipes RH disposent de données homogènes afin de mener une politique de développement des performances véritablement efficace.

Le logiciel fournit une bibliothèque de modèles à améliorer d’année en année. L’outil fournit la possibilité de recueillir des feedbacks. Les commentaires constructifs peuvent être utilisés pour faire évoluer les trames.

La solution digitale possède une interface ergonomique facile à prendre en main. Tous les membres de l’équipe ou les managers l’utilisent de manière intuitive, sans avoir à suivre une formation chronophage.

La digitalisation du processus d’entretien annuel se crée en plusieurs étapes :

Étape 1 : Réaliser des modèles personnalisables d’entretien

Le logiciel permet de créer différentes trames d’entretiens. Chaque service, activité ou niveau hiérarchique dispose d’un modèle cohérent et adapté à ses besoins. Les managers peuvent ensuite les personnaliser afin de répondre aux attentes comme aux objectifs de chaque collaborateur.

Étape 2 : Paramétrer un système de notifications

Le logiciel de gestion des entretiens annuels automatise la planification administrative des entretiens. Il programme le rendez-vous en quelques clics en fonction des plannings du collaborateur et du manager. Les équipes RH disposent de la possibilité d’activer des notifications afin de prévenir les salariés suffisamment à l’avance de la tenue de l’entretien. L’invitation envoyée contient un lien vers l’entretien de façon à lui donner la possibilité de préparer le rendez-vous. Enfin, dans le but de s’assurer de la tenue des délais, les équipes RH ont la possibilité de paramétrer des alertes et rappels. 

Étape 3  Établir des accès collaboratifs

Les équipes RH posent des accès en fonction des besoins de chacun. Les collaborateurs, comme leur manager, ont accès à toutes les évaluations depuis l’arrivée du salarié dans l’entreprise. Ils peuvent analyser la progression sur le long terme.

Étape 4 Programmer un reporting automatique des résultats

Le logiciel facilite l’amélioration continue du processus d’entretien annuel en intégrant le reporting et le suivi RH automatisés. Sa fonctionnalité de feedback permet de recueillir les commentaires des managers et des collaborateurs. L’avis de chacun est favorisé.

Le logiciel de gestion des entretiens annuels offre la possibilité d’évaluer l’efficacité des entretiens. L’outil permet d’éditer des rapports ou d’extraire des statistiques :

• Taux de complétion des entretiens : la tenue des entretiens annuels est tracée. Les équipes RH disposent de la liste des entretiens réalisés et de ceux restant à conduire. À la fin de la campagne, ils connaissent exactement le taux de complétion. Ils peuvent le comparer avec les années précédentes et même fixer des objectifs à atteindre. En fonction du chiffre obtenu, il est possible de mettre en place des mesures correctrices.
• Satisfaction des employés post-entretien : ces données sont obtenues par l’envoi d’un questionnaire de satisfaction. Il est possible de le diffuser automatiquement pour chaque collaborateur. Le logiciel fournit un rapport des réponses afin de conduire une stratégie d’amélioration continue des entretiens annuels. Ces données sont utilisées par les équipes RH, mais également par la direction.
• Amélioration des performances individuelles : les évaluations sont analysées par le logiciel pour extraire les indicateurs les plus performants sur les performances. Par exemple, il extrait les informations relatives à la réussite ou non des objectifs. Il peut également prendre en compte les formations suivies ou les travaux collaboratifs.

Le logiciel de gestion des entretiens annuels constitue un levier stratégique pour les entreprises. En plus de libérer du temps aux équipes RH, la digitalisation du processus permet un meilleur suivi des performances. Il permet de renforcer l’engagement des collaborateurs grâce à une démarche structurée et transparente.