implantar un software de rrhh
  • Actualidad RRHH
  • 17/04/2020

7 claves de éxito por las que implantar un software de RRHH

La transformación digital de los RRHH en las PYMES

En un contexto donde más del 90% de las empresas han tomado las riendas de la transformación digital, el sector de los recursos humanos no se queda atrás. Seguramente ya te habrás dado cuenta de que las funciones dentro de los RRHH no se ejercen como antaño: nuevas estrategias de desarrollo, evaluación del desempeño, nuevas herramientas, etc. Los departamentos de RRHH tienen un rol primordial en la transición al cambio digital.

Hasta hace poco, quizás pensábamos que un software de RRHH solo estaba al alcance de los grandes grupos, dispuestos a hacer vastos y complejos proyectos, así como largos y costosos. Pero no, la transición es innegable. Ahora, las nuevas soluciones abren horizontes y se presentan a las PYMES como la base de una buena gestión.

Como en todo proyecto, poca es la improvisación que podemos hacer, por eso mismo nos planteamos la pregunta siguiente, ¿Cómo implantar con éxito un software de RRHH?

Aquí te presentamos 7 claves.

 

1. ¿Por qué escoger un software de RRHH?

Hemos identificado cuatro razones principales que justifican la implantación de un software de RRHH en tu empresa.

  • Responder a las obligaciones legales

El Estatuto de los trabajadores, el Código laboral, los convenios colectivos… suman miles de páginas. Por eso mismo, el día a día en una empresa está sujeto a todas esas medidas recogidas en los textos jurídicos y el tener un software de RRHH te permite integrar el conjunto de estas medidas en una sola aplicación.

  • Estructurar los procesos de RRHH

La aplicación te permite homogenizar, simplificar y automatizar todos los procesos relacionados con la administración del personal o la gestión de talentos.

  • Ganar tiempo

Una plataforma digital permite el acceso directo por parte de los colaboradores a todos los documentos relativos de su vida laboral actual (contratos, formaciones, saldo de vacaciones, etc.) y al mismo tiempo, permite a los mánagers dirigir de manera más fácil el equipo gracias al workflow (flujo de trabajo). Esa autonomía por parte de los empleados hace que los departamentos de RRHH estén menos solicitados.

  • Mejora la productividad de la empresa

¡Se acabó el papeleo! Gana en eficiencia y reduce las tareas administrativas en todos los niveles de la organización.

 

2. Organizarse para el éxito

La decisión de implantar una aplicación de tal envergadura incumbe a todo el personal de la empresa. En primer lugar, es fundamental el apoyo y promoción del proyecto por parte del equipo directivo, con el objetivo de hacer cómplices a cada uno de los empleados.

En segundo lugar, es muy importante formar un equipo. Un equipo que se va a dedicar al proyecto interno de implantar la aplicación escogida. Si es necesario, se puede pedir ayuda a un externo. El equipo debe estar compuesto por diferentes actores: departamento de RRHH, departamento financiero, departamento de informática e incluso algunos mánagers. Se puede también informar a la representación sindical.

Una vez que se haya establecido el equipo y se hayan identificado los contactos de los distintos departamentos, es esencial nombrar un jefe de proyecto. Esta persona será la responsable de liderar y organizar las diferentes reuniones, compartir los feedback, comprobar que cada punto ha sido examinado o aprobado por el responsable, etc. El jefe de proyecto es, en cierto modo, el "director de orquesta".

Para llevar a cabo el proyecto, hay que proyectarse a lo largo de su duración. Establecer un calendario es esencial para definir el tiempo necesario para el proyecto y para organizarse. Es tan importante como la supervisión del presupuesto, también bajo la responsabilidad del jefe de proyecto. 

 

3. Definir el perímetro del proyecto de RRHH

¿Qué procesos quieres mejorar? ¿Decantarse por el tema de administración de personal, la gestión de talentos o ambas? O incluso para ir más lejos, ¿usar la aplicación como herramienta de comunicación para los empleados?

¿Qué herramientas existen ya en la empresa? ¿Hay un software de nómina o de contabilidad? ¿Gestionas los cheques restaurante? Saber lo que queremos realmente.

Es esencial analizar el tema relacionado con las nóminas. Si lo lleva una gestoría externa, es necesario conocer el software que se usa para poder configurar la plataforma acordemente.

Último punto, expón las necesidades claras y concisas. No sirve de nada alargar una lista con un millón de condiciones. ¡Crea una checklist!

 

4. Plantearse las preguntas correctas

Para que tu herramienta sea eficaz y se adapte perfectamente a tus necesidades, es importante tener en cuenta estos criterios:

  1. Contexto legal y jurídico: ¿A cuántos convenios colectivos estamos sujetos? ¿Acuerdos de empresa? ¿Reglamentos?
  2. Definir las cuestiones de funcionamiento construyendo un organigrama: ¿estructura matricial o piramidal?, ¿quién trabaja con quién?, ¿quién supervisa y quién aprueba?
  3. Es muy importante tener en cuenta los usos y costumbres de las empresas. Encontrar un equilibrio entre las restricciones, las reglas, el funcionamiento y saber aplicarlo a las funcionalidades que un software te propone. ¡En definitiva, lo que viene siendo el día a día de una organización!

 

5. Establecer un planning

Como ya hemos comentado antes, un factor indispensable es el tiempo. Respetar los objetivos y los deadlines permite avanzar el proyecto. Cuanto más se respete la planificación, mejores serán los resultados y el progreso de la implantación.  

 

6. Escoger un partner de confianza

Elegir una nueva herramienta es un compromiso para la organización (suponemos que no vamos a cambiarla todos los días). Por lo tanto, es importante elegir cuidadosamente a tu proveedor. Ese partner y socio de confianza que te acompañará durante la implantación de la solución. Presta atención a que la solución propuesta esté técnicamente bien adaptada a tus necesidades. Tómate el tiempo de estudiar lo que te ofrece, los testimonios de otros clientes, qué tipo de empresa es y su imagen, si tiene algún distintivo etc.  Un editor de software tiene que transmitirte seguridad y calidad.

Haz una tabla de evaluación, donde puedas comparar todas las soluciones que has consultado teniendo en cuenta el coste y la inversión.

¡Ojo, a veces lo barato sale caro!

7. Comunicar

Nunca lo repetiremos lo suficiente. La comunicación es la clave de un proyecto bien dirigido. Debe llegar a toda la empresa y debe ser apoyada por el equipo directivo.

Por lo tanto, la unión de todos es crucial para su éxito. Involucrar a tus empleados desde el minuto 0 a través de la comunicación interna y mantenerlos informados durante todas las fases del proyecto es igual de importante que la decisión de escoger un software u otro. Si es necesario, proporciona información y documentación sobre lo que se está llevando a cabo para que puedan seguir la evolución (presentación de la herramienta, acceso, uso etc.) No olvides que algunos empleados son más reticentes al cambio que otros, así que asegúrate de acompañarlos desde el principio hasta que el software esté implementado y listo para usarlo. Por último, mantén informados a los órganos de representación sindical si no lo has hecho previamente.  

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