Vous aviez préparé les chocolatines (oui, des chocolatines vous avez bien lu) pour mettre tout le monde de bonne humeur au début de la réunion ? Bravo !
Mais catastrophe, finalement tout le monde est à distance... Bon, pas le choix de toute façon. Car oui, la Covid-19 a pas mal bouleversé nos modes de travail et imposé de nouvelles méthodes d’organisation. Et qui dit travail à distance, dit... réunion à distance. Se réunir tout en étant à distance... voilà un concept particulier ! Vous avez du mal à vous l’approprier ?
Je vous propose 6 ingrédients pour aborder les réunions à distance avec plus de sérénité !
#1 - Choisir le bon outil
C’est certainement LA chose la plus importante !
À distance, il est important de choisir un outil qui puisse être collaboratif. Il faut que les participants de la réunion interagissent facilement et ce même à distance. En présentiel il est naturel d’exprimer ces idées en quelques secondes, mais à distance la tâche s’avère plus difficile. Optez donc pour un outil qui permet de lever la main ou donner des impressions à chaud rapidement sous la forme de smiley par exemple.
Par collaboratif on entend aussi le fait de pouvoir partager et suivre une présentation. Il est pertinent de choisir un outil permettant de partager l'écran de chacun des participants.
Pour garder une proximité “physique” entre les participants de la réunion, pensez à choisir un outil qui permet d’utiliser la webcam. C’est toujours plus sympa de voir le visage des personnes qui participent à la réunion.
#2 - Préparer la réunion
À distance, il est d’autant plus important de préparer la réunion en amont. Vous n’allez pas croiser Marc à la pause-café pour lui expliquer le pourquoi du comment de cette réunion : pensez donc à donner l’ensemble des informations nécessaires dans votre invitation mail.
- Sujet(s)
- Objectif(s)
- Participants
- Durée estimée
- Format
- Pistes de réflexions
En bref, il faut fixer un cadre précis à la réunion pour mettre l’ensemble des participants au même niveau d’information.
En parlant de temps, attention ! À distance le temps de concentration de vos interlocuteurs baisse, il faut privilégier un format court mais efficace.
#3 - Proposer un tour de table pour engager les acteurs au début
La normalisation du télétravail a bousculé nos habitudes. Nous nous croisons peu souvent et les échanges se font de plus en plus rares. Vous n’avez donc pas de visibilité sur le moral des participants de la réunion.
Pour remédier à tout ça, nous vous proposons d’amorcer la réunion par un petit tour de table. Il doit être rapide mais efficace. Alors pourquoi pas demander à votre auditoire leur météo du jour ?
Le principe est simple, Les participants de la réunion dessinent sur un bout de papier la météo qui représente leur état à l’instant T : soleil, nuageux, pluie, grêle, tempête... Ensuite vous pouvez leur demander si quelqu’un veut s’exprimer et donner plus de détails. Notez que rien n’est obligatoire.
#4 - Désigner des rôles
Le fait de donner des rôles à chacun va permettre de rendre votre réunion plus efficace. Voici les 3 rôles principaux que vous allez pouvoir attribuer aux participants :
- Le facilitateur : ce n’est pas forcément la personne qui a organisé la réunion. Le facilitateur est la personne qui fait circuler la parole entre les participants et qui recadre les débats quand ils s’éloignent trop de l’objectif initial.
- Le gardien du temps : il est là pour donner des indications de temps à l’ensemble des participants. Il peut à tout moment dire “attention, si on continue comme ça on va finir en retard !”
- Le scribe : son rôle est de prendre les notes de la réunion pour ensuite en faire un compte rendu qui sera envoyé à tous les participants de la réunion.
Ce n’est pas figé ! Vous pouvez aussi créer de nouveaux rôles en fonction du sujet, de l’objectif ou du format de la réunion.
#5 - Dynamiser la réunion
À distance, l’auditoire peut se déconcentrer assez rapidement, il faut donc dynamiser la réunion !
Si vous avez fait le choix d’attribuer des rôles aux participants, le facilitateur va permettre de donner du rythme à la réunion et va créer une dynamique du travail intéressante. Son rôle est de favoriser et d’animer les discussions et les débats.
Pour dynamiser la réunion, vous pouvez aussi travailler en faisant des ateliers de travail : brainstorming, quizz, jeu de rôle, mind mapping... L’idée est simple : il faut rendre la réunion interactive !
#6 - Évaluer la réunion
Et si on parlait ROTI ? Non non pas celui qui est en train de cuire dans votre four et qui à l’air délicieux... On veut vous parler du R.O.T.I : Return On Time Invested. Comme l’indique son nom, cette pratique va vous permettre d’évaluer le retour sur le temps investi sur une échelle de 1 à 5.
À la fin de la réunion, demandez à chacun des participants de rallumer sa caméra, et demandez-leur de donner leur évaluation en même temps.
Attention, 4... 3... 2... 1... Évaluez ! Si la moyenne est mauvaise, demandez plus de détails aux participants, cela vous permettra d’améliorer la préparation des prochains réunions.
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