Comment rédiger une lettre de refus de candidature ?

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Comment rédiger une lettre de refus de candidature ?

Posté le 13/02/2023 - mis à jour le 28/11/2023

Toute entreprise, quel que soit son secteur d’activité, est soumise au quotidien à un afflux important de demandes d’emploi dans le cadre d’une candidature spontanée ou en réponse à une annonce publiée. Pour renforcer leur marque employeur et développer une réelle expérience candidat, les entreprises doivent mettre en place un mécanisme de réponse aux candidats non retenus. La lettre de refus de candidature est un message clair transmis à un postulant afin de l’informer d’une fin de non-recevoir suite à sa demande.

Aujourd'hui, on vous dit comment rédiger une lettre de refus de candidature ! 

Lettre de refus de candidature : définition

La lettre de refus de candidature est un courrier par lequel une entreprise informe à n’importe quel stade du processus d’enrôlement un postulant de la non-retenue de sa candidature. Cette pratique, bien que non obligatoire, permet de renforcer l’image de marque de l’entreprise et d’améliorer l’expérience candidat du postulant.

 

Pourquoi rédiger une lettre de refus ?

Au début ou en cours du processus de recrutement, le mail de rejet d’une demande intervient afin de signifier à un postulant l’intention de ne pas l’embaucher. Ce courrier peut être rédigé pour signaler au candidat :

  • Une expérience insuffisante
  • Un manque d’expérience
  • Une absence de compétences
  • Une personnalité en désaccord avec les valeurs de l’organisation
  • Un avis mitigé sur le candidat suite à une prise de référence
  • Une absence de poste disponible ou des ressources financières limitées dans le cas d’une candidature spontanée
  • Un manque de professionnalisme
  • Une sélection de meilleurs profils

 

Comment rédiger une lettre de refus ?

La bonne gestion du processus de recrutement est un élément important de la crédibilité de l’entreprise. Bien qu’il existe différents modèles de courrier de rejet de candidatures, le contenu de chacun d’eux doit porter sur l’empathie, la bienveillance et l’honnêteté. Il est à noter que le mail de rejet de candidats doit être adapté à l’étape du recrutement correspondant.

 

Quels sont les éléments à inclure dans une lettre de refus ?

Le courrier de rejet de candidatures doit être formulé avec sobriété et précision. L’objectif est de fournir avec délicatesse une réponse négative au postulant. Pour y parvenir, ce mail doit contenir :

  • Des remerciements : Il convient en effet de remercier le postulant pour sa candidature, l’intérêt et le temps porté à l’entreprise
  • Des motifs de refus : Il s’agit ici d’évoquer les raisons pour lesquelles le profil du candidat n’a pas été retenu
  • Des encouragements : Il est question ici d’encourager le demandeur d’emploi dans ses recherches et de lui signaler éventuellement votre désir de conserver son CV pour des besoins futurs

 

Quelles sont les obligations légales pour l’employeur ?

L’employeur n’est tenu par aucune disposition légale d’envoyer un retour négatif à un candidat non retenu. Toutefois, cette pratique permet d’améliorer l’expérience du candidat et de lui donner une belle image de l’organisation. Elle permet également d’améliorer la qualité et l’efficacité des processus de recrutement de l’organisation.

 

Comment envoyer une lettre de refus ?

Le mode d’envoi de la lettre dépend du stade d’arrêt de la candidature au niveau du processus de recrutement. Il existe des modes d’envoi varié, à savoir par :

E-mail prédéfini selon la raison du refus

En effet, l’utilisation d’une solution d’e-mailing ou d’un ATS (Applicant Tracking System) permet la création de mails types en fonction des raisons du refus. Ces outils offrent la possibilité de préenregistrer des mails à envoyer au moment opportun.

E-mail automatique

Ce mode implique l’envoi au candidat d’un mail prédéfini dès réception par le recruteur de la candidature. Ce courrier comprend succinctement des remerciements adressés au candidat pour son intérêt et un délai de réponse de l’entreprise.

E-mail personnalisé

C’est une solution idéale pour humaniser le rejet de candidatures.

 

Quand faut-il adresser une lettre de refus ?

Le courrier de rejet de candidat peut être envoyé à différents stades du processus de recrutement, notamment après l’étude de la demande d’emploi, du CV ou suite à l’entretien d’embauche. Toutefois, l’envoi au candidat concerné du courrier de rejet doit être rédigé une fois que son profil est jugé insatisfaisant pour éviter des attentes trop longues.

Selon l’étape du processus de recrutement et les cas de figures, le candidat non retenu peut recevoir un courrier de rejet comme suit :

Modèle de rejet pour une candidature spontanée

« Cher Mr ou Mme,

Nous vous sommes reconnaissants de l’intérêt porté à notre entreprise.

Malheureusement, nous sommes dans l’incapacité de retenir les candidatures non sollicitées du fait du grand nombre de CV que nous recevons au quotidien.

Votre profil ne correspond pas à nos postes vacants actuels. Vous pouvez consulter la liste de nos offres disponibles via le lien suivant (adresse du site).

N’hésitez pas à nous soumettre votre candidature après avoir trouvé une offre correspondant à votre profil.

Nous vous souhaitons bon courage pour vos recherches.

Cordialement

(Nom de l’entreprise) »

 

Modèle de rejet après l’entretien

« Cher Mr ou Mme,

Merci pour votre temps et vos efforts investis pour un entretien avec notre équipe au poste de (titre du poste) dans notre entreprise (nom de l’entreprise).

Nous avons eu le plaisir de découvrir votre parcours et votre expérience professionnels.

Malheureusement, nous sommes dans le regret de vous annoncer avoir dû poursuivre notre processus de recrutement avec un autre postulant au profil plus en accord avec ce que nous recherchons.

Ce fut une décision difficile à prendre au regard de votre profil très intéressant. Toutefois, nous souhaitons conserver votre CV dans notre base de données si vous y consentez.

Si vous désirez davantage d’informations, n’hésitez pas à nous contacter.

Nous vous souhaitons une bonne continuation pour la suite de votre parcours professionnel futur et espérons vous revoir bientôt.

Cordialement,

(Nom et signature de l’expéditeur) »

 

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Cet article a été rédigé par Chloé Perret

Consultante RH @Eurecia

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