Gérer les heures supplémentaires en cas de modulation du temps de travail

La modulation est un dispositif permettant de modifier la durée hebdomadaire ou mensuelle du travail en fonction de la fluctuation de l'activité de l'entreprise. 

L'accord sur la modulation du temps de travail mis en place dans la société définit la période de référence, la durée de travail moyenne, les limites horaires et les différentes règles de calcul des heures supplémentaires en cours de période et en fin de période de référence.

Il est possible d'automatiser la gestion des heures supplémentaires, voire des majorations à appliquer, pour la période de modulation (mensualisation, annualisation,...) 

Qui est concerné par cet article ?

Les administrateurs de la plateforme, formés par nos Consultants Eurécia.

Les heures supplémentaires en fin de période de modulation

Cette fonctionnalité permet, en fin de période de référence de modulation, de calculer les heures de travail réalisées par le collaborateur et de comptabiliser les heures supplémentaires constatées au-delà du plafond horaire hebdomadaire maximal.

Ces heures, dites supplémentaires, peuvent être rémunérées, majorées et/ou venir alimenter un compteur de récupération.

De la même façon, si des heures n'ont pas été réalisées, elles peuvent être prélevées sur ce même type de compteur.

Il est possible de baser le calcul de ces heures sur l’horaire de travail théorique en tenant compte des congés et absences ou à partir d’une valeur fixe voire en gardant une notion de seuil à ne pas dépasser.

Paramétrage du plafond d'heures hebdomadaire maximal

Accès : Paramètres généraux > Horaires de travail > Général > Paramètres avancés

Il est nécessaire de définir un plafond d'heures par semaine, appelé aussi "limite haute", au-delà duquel les heures effectuées par un salarié annualisé ne comptent plus dans le temps travaillé dédié à l'annualisation et doivent être comptabilisées en heures supplémentaires en cours de période de référence.

Paramétrage des heures supplémentaires

Accès : Espace Admin > Horaire de travail > onglet Gestion des heures supp. > cadre Gestion des heures en fin de période de modulation

• Dans le tableau ‘Gestion des heures en fin de période de modulation’, cliquer sur le bouton ‘+’ pour créer une règle de gestion du calcul et de transfert des heures supplémentaires

• Renseigner le ‘Code’ cela permet un suivi des transferts (ex : HS25, pour les heures supplémentaires majorées à 25%), notamment au sein des feuilles de temps et activités et des exports pour la paie

• Saisir un ‘Commentaire’ (ex : Heures supplémentaires majorées à 25 %)

• Au sein des menus déroulants suivants : sélectionner une des valeurs suivantes ‘>’, ‘<’ ou ‘entre’

• Lorsque le champ ‘Entre’ est choisi, une autre liste déroulante permet de définir une plage horaire de référence : le calcul des heures sera déclenché quand le nombre d'heures travaillées dans la semaine se situe entre les deux paliers définis

• Au sein des menus déroulants suivants : sélectionner ‘Nombre heures fixes’ ou ‘Théorique de la période modulée'

• Si le ‘Nombre d’heures fixe’ est sélectionné, définir le nombre d’heures réalisées à partir duquel se fera le calcul des heures supplémentaires

• Choisir le Type de transfert : 'Pas de transfert', 'Transfert automatique' ou 'Transfert manuel'

• Choisir la "Cible" c'est à dire dans quel 'compteur' les heures doivent être basculées (sauf dans le cas où "Pas de transfert" aura été sélectionné). Il existe deux types de cibles:

  • Des compteurs qui proviennent des "Types de congés et absences" (ex : Récupération)

  • Un champ "Paye" pour gérer les heures qui doivent être payées

• Renseigner pour chaque compteur si besoin, le coefficient multiplicateur à appliquer (ex : 125 %, 150 %, etc.)

• Définir un volume maximum d'heures que le compteur cible ne pourra pas dépasser (majoration incluse) en renseignant le champ "nb d'heures max dans le solde à fin de période du compteur"

Un point de vocabulaire

• Le ‘Nombre d’heures fixes’ permet de définir à partir de quel nombre d'heures doit être déclenché le calcul des heures supplémentaires

• Le 'Théorique de la période modulée' fait référence aux nombres d'heures indiquées dans la fiche salarié > onglet Emploi > encart Modalités de temps de travail pour la période concernée.

• 'Pas de transfert' : ne propose pas d’effectuer de transfert à la validation de la feuille de temps/activité, cela permet de définir des créneaux particuliers qui seront interdits lors de la pose de demandes de travail exceptionnel

• 'Transfert automatique' : bascule automatiquement les heures vers les compteurs à la validation des feuilles de temps/activités

• 'Transfert manuel' : permet de basculer manuellement les heures dans le compteur approprié et en quantité contrôlée : soit dans la feuille de temps, soit dans l’interface dédiée à la gestion des heures supplémentaires

Mots clés associés à cet article :

Heures supplémentaires majorées - avec ou sans majoration - transfert des heures en paie - traitement des heures supplémentaire en paye - compteur de récupération - transfert automatique ou manuel - règle de calcul des heures à payer - horaire de travail dépassé - gestion des heures supp. - nombre d'HS - compteurs de congés - calcul des temps réalisés - volume d'heures théorique à 100% ou 125 % ou 150% ou 200% - temps travaillé supplémentaire et absences déduites - annualisation - modulation - mensualisation