Logiciel d’organisation du travail : planifiez, coordonnez, optimisez

Fluidifiez l’organisation interne grâce à un logiciel de coordination du travail

Il existe souvent un flottement dans l’organisation des activités en interne. 64 % des RH estiment que leur métier se complexifie depuis quelques années , d’où l’importance de la digitalisation RH. Les raisons sont multiples. Elles tiennent en grande partie aux difficultés d’organisation liées à l’évolution des habitudes professionnelles.

Le management hybride des modes de travail participe à l’équilibre entre la vie privée, la vie professionnelle et au bien-être des salariés. Pour autant, du point de vue des équipes RH, cette modification du travail est synonyme de travail supplémentaire. Organiser les activités de l’entreprise peut, aujourd’hui, représenter une surcharge mentale. Sans les bons outils, cela cause même, parfois, une perte d’efficacité.

Le logiciel d’organisation du travail est un élément incontournable afin de parvenir à coordonner les missions de chaque collaborateur. Il automatise les processus RH automatisés, récurrents ou à faible valeur ajoutée et clarifie l’organisation grâce à une communication transparente des données.

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Les avantages pour chacun des acteurs

Pour les Manager

Les managers disposent d’une vision d’ensemble des activités de leur équipe. Depuis l’interface, ils accèdent aux plannings de chaque collaborateur, attribuent les missions et assurent une coordination des tâches adaptée.

Pour les équipes RH

Les équipes RH suivent l’exécution des activités des équipes. Ils contrôlent les performances en temps réel, corrigent les retards et génèrent des rapports statistiques pour offrir une image exhaustive et authentique de l’organisation de l’entreprise à la direction.

Pour les collaborateurs

Les collaborateurs ont un accès facile à leur planning. Mis à jour en temps réel, il leur permet de s’organiser efficacement. Ils bénéficient d’une communication transparente et de toutes les informations pour comprendre les priorités de l’entreprise comme les échéances fixées.

Vous avez des questions ?

Qu’est-ce qu’un logiciel d’organisation du travail ? ‌

Un logiciel d’organisation du travail est un outil digital permettant aux entreprises de planifier facilement ses activités.

Accessible à partir d’une plateforme en ligne, le logiciel offre plusieurs fonctionnalités :

La planification des tâches. Pour chaque projet, il est possible de diviser l’activité en étapes et missions. Chaque équipe reçoit des tâches avec un délai à respecter. Tous les plannings individuels sont regroupés au sein de la solution. Des emplois du temps collectifs sont créés afin de gérer le capital humain par équipe ou par projet via une gestion des temps centralisée.
Le suivi des missions. Il est possible de surveiller l’avancement d’une mission en temps réel. Le manager ou les équipes RH peuvent prendre des mesures rapides en cas de souci sur un projet. Dans le but de s’assurer du bon suivi des activités, vous avez la possibilité de paramétrer des alertes ou des rappels. Un message est envoyé lorsque le délai est dépassé ou à certaines étapes clé.
La centralisation des données d’organisation. Le logiciel d’organisation du travail centralise au même endroit toutes les données liées à la planification des activités de l’entreprise. Chaque salarié dispose du même niveau d’information. La transparence de la communication est optimisée. C’est un levier essentiel afin d’éviter une désorganisation due à une absence ou un départ. C’est une manière de créer une culture de la transmission au sein de la société.
La communication interne. Grâce à la solution digitale, il est possible de communiquer de manière plus performante. Chacun peut apporter un commentaire constructif dans le but d'améliorer la gestion des plannings. Les historiques des conversations sont centralisés et les messages sont transmis en temps réel. Il est possible de connaitre l’heure de lecture et d’envoyer une relance en quelques clics.
L’analyse des performances de l’organisation de l’entreprise. Toutes les données récoltées grâce au logiciel d’organisation du travail peuvent être exploitées afin d’aider la direction à prendre des décisions stratégiques éclairées. L’outil permet d’extraire des statistiques ou des rapports avec des données exactes et précises. Les informations aident à évaluer les besoins de l’organisation pour adapter les politiques générales d’organisation du travail.

Le logiciel d’organisation du travail permet de gérer les activités de façon individuelle ou collective.

L’outil bénéficie de vastes possibilités de paramétrage afin de s’adapter à l’entreprise et à ses évolutions.

Quelle est la différence avec un logiciel de gestion de projet ?‌

Le logiciel d’organisation du travail est différent des logiciels de gestion de projet. Il facilite la gestion des emplois du temps des collaborateurs. C’est un outil flexible s’adaptant à toutes les situations du quotidien. Il répond eux besoins de toutes les équipes, techniques, opérationnelles ou administratives.

Le logiciel de gestion de projet, présenté dans ce comparatif, est un espace de travail interactif.. Il aide à coordonner les flux de travail. Dédiés à des activités ponctuelles, ils sont conçus pour suivre l’avancement d’un projet important. Ils permettent de structurer l’organisation d’un projet complexe. Pour le chargé de projet, la solution dispose de deux fonctionnalités principales incontournables :

La centralisation de la communication : le logiciel de gestion de projet permet de communiquer depuis son interface. Tous les échanges sont centralisés. Chaque membre de l’équipe y a accès afin de disposer de toutes les données utiles. Les historiques des messages sont archivés. L’accès aux données du projet est facilité. La collaboration est simplifiée.
La gestion des tâches : le logiciel simplifie la répartition des tâches. Ils remplacent les fichiers Excel rébarbatifs. Les plannings de projet en ligne sont modifiables en quelques clics. Les collaborateurs ont une image claire de l’impact de la réalisation de leur tâche pour l’ensemble du projet.

Afin de maximiser les performances de l’entreprise, il est possible de combiner les usages du logiciel d’organisation du travail et du logiciel de gestion de projet. Le premier est nécessaire pour planifier de manière globale les emplois du temps. Le second est utilisé pour exécuter un projet précis en coordonnant les forces des différents services de l’entreprise.

Comment le connecter à l’écosystème RH ?‌

Pour optimiser les performances de votre logiciel d’organisation du travail, il est important de le connecter à votre écosystème RH. De cette manière, il peut communiquer avec tous les outils RH existants.

La connexion se fait via l’API d’interopérabilité Eurécia. Il s’agit d’une interface logicielle destinée à faire communiquer deux outils entre eux. À travers elle, ils échangent des données ou des fonctionnalités. En fonction de l’API utilisée, il est possible de connecter un plus ou moins grand nombre de logiciels entre eux.

Les connecteurs natifs sont également utilisés pour lier le logiciel d’organisation du travail avec vos outils RH. Il s’agit d’un programme compris dans la solution afin de créer une ouverture destinée à mettre à disposition certaines données à un logiciel tiers.

L’interconnexion est essentielle. Elle permet de synchroniser :

Les tâches fixées avec les objectifs déterminés lors des entretiens annuels.
Les réalisations de missions avec l’analyse des performances.
Les missions planifiées avec le calcul des temps de travail.

La centralisation des données RH fait gagner du temps aux équipes. Aucune ressaisie manuelle n’est nécessaire ! Les coquilles liées à une erreur humaine sont évitées.

La réalisation d’analyses, de statistiques est automatisée. Les RH peuvent se passer de compléter des fichiers Excel de suivi des indicateurs de performance.

La synchronisation entre le logiciel d’organisation du travail et les autres outils RH facilite le suivi global des performances et des priorités. Chaque collaborateur intéressé dispose des informations dont il a besoin. Depuis son tableau de bord, il consulte les objectifs globaux de l’entreprise afin de mieux comprendre l’intérêt de ses propres missions. Il dispose de toutes les clés pour être plus autonome, plus engagé.

Quelles sont les obligations légales lors de la mise en place d’une badgeuse en entreprise ?‌

Le logiciel d’organisation du travail vous permet de mettre en place une pointeuse badgeuse au sein de votre entreprise.

Cette collecte des horaires fait partie des obligations de l’employeur. Elle est strictement encadrée. L’entreprise doit respecter quatre contraintes réglementaires principales :

La consultation du CSE et cette check-list RH garantissent la conformité : avant toute mise en place d’une badgeuse, il est obligatoire de consulter le CSE au préalable. La consultation doit porter sur les moyens de contrôle de l’activité des salariés envisagés. L’employeur y explique ses motivations et les garanties mises en place. Le CSE peut émettre des recommandations ou demander des mises à jour du projet.
L’information obligatoire des salariés sur le fonctionnement de la badgeuse : avant la mise en place de la procédure de pointage, il est nécessaire d’informer tous les collaborateurs. La CNIL (Commission nationale de l’informatique et des libertés) liste les données à communiquer. Il s’agit des finalités poursuivies, des destinataires des données de badgeage, de leur durée de conservation ou de la possibilité de réaliser une réclamation auprès de l’employeur puis de la commission.
Le respect du RGPD (Règlement général sur la protection des données) : le badgeage doit être encadré. Les données récoltées doivent être protégées. Elles doivent être conservées pendant une durée limitée. Celles liées au temps de travail sont à conserver durant cinq ans, par exemple.
La déclaration à la CNIL : le dispositif de badgeage est à inscrire dans le registre des activités de traitement des données. Ce dernier doit être tenu par toutes les entreprises. Le DPO (délégué à la protection des données) en a la charge.

Logiciel d’organisation du travail : structurez les missions et facilitez la coordination