Logiciel pointeuse badgeuse : fiabilisez les horaires et simplifiez le suivi des temps

Le logiciel de pointeuse badgeuse est une solution digitale destinée à enregistrer automatiquement les heures d’arrivée, de départ et les temps de pause des salariés. Les données horaires sont enregistrées puis envoyées vers le logiciel de suivi des temps, vers la solution de paie. Elles peuvent également être extraites au format Excel. La solution de badgeage a pour objectif de fiabiliser le recueil des horaires.

Il fonctionne en utilisant différents moyens techniques :

• Un badge physique électronique (technologie RFID, par exemple).
• Un badge virtuel via un smartphone et le scan d’un QR code.
• Un code personnel, type code PIN.
• Les données biométriques (empreintes digitales, scan du visage…).

Le logiciel de badgeuse s’interface avec l’API SIRH Eurécia ou fonctionne avec de manière coordonnée. L’entreprise choisit un mode opératoire compatible avec son organisation ou ses spécificités. Petites structures, PME ou grandes entreprises trouvent la meilleure solution pour elles. Peu importe la configuration, le logiciel fluidifie le process. Le badgeage se fait en un clic. Les salariés sont moins pris par les formalités administratives. Ils se concentrent sur leur cœur de métier.

Certains outils proposent des fonctionnalités innovantes, comme la détection des anomalies de pointage. Le manager reçoit en temps réel une notification pour lui indiquer si un collaborateur :

• Est en retard par rapport à l’horaire habituel.
• Badge son départ en avance.
• N’a pas pointé (oubli ou absence).
• S’est trompé en passant son badge deux fois d’affilée ou en oubliant de pointer au moment du déjeuner.

Grâce à l’outil, le manager peut réagir sans délai. Il règle les soucis éventuellement. Il modifie les plannings afin d’éviter toute interruption dans l’activité.

Vos horaires sont flexibles ? La pointeuse permet le paramétrage de tolérance. Vous laissez 10 minutes ou plus sur les horaires standards pour arriver sans alerte. 

La pointeuse badgeuse digitale offre des avantages pour tous les acteurs de l’entreprise :

• Fiabilité des données : l’outil permet un suivi précis des horaires. Le passage du badge ou le clic sur l’interface officialise le pointage. Pour le salarié, c’est extrêmement simple. Pour les équipes RH, c’est un gain de temps précieux. Les données arrivent directement sur leurs logiciels RH sans ressaisie manuelle. Pour les managers, la solution simplifie le contrôle des temps. Des alertes lui permettent d’être réactif sans passer son temps à surveiller son équipe. Le logiciel de pointeuse badgeuse garantit la conformité de l’employeur à ses obligations fixées dans le Code du travail.
• Automatisation du suivi des temps : le logiciel libère tous les collaborateurs de certaines de leurs obligations administratives. Les salariés badgent en un clic. Le process est simple. Il n’est plus nécessaire de compléter une feuille volante ou un fichier Excel à transmettre à son manager en fin de semaine. Les données liées aux horaires sont centralisées. Elles sont échangées par interconnexion avec les modules de votre SIRH en ayant besoin. Le process devient transparent pour les équipes RH. Elles extraient les rapports ou les statistiques en fonction de leur besoin afin d’évaluer les atouts et les points d’amélioration.
• Réduction des erreurs et des litiges : le logiciel supprime les erreurs au moment de l’inscription des horaires sur un fichier Excel ou un tableau papier. Il évite les fraudes des salariés. Les problèmes de perte de feuille de pointage ou de version du fichier sont éliminés. Le manager se rend sur son tableau de bord RH pour effectuer un contrôle global et rapide des horaires de ses salariés. Les données sont officiellement enregistrées. Le collaborateur peut y accéder et vérifier leur adéquation. Les risques de litige sont réduits.
• Facilitation du télétravail avec des solutions virtuelles : la possibilité de badger depuis son smartphone ou son ordinateur portable. C’est un vrai atout pour l’organisation structurée du télétravail. Le manager maintient un lien avec ses équipes à distance grâce au logiciel. Le salarié conserve un cadre horaire similaire à celui appliqué lorsqu’il se rend au bureau. Au-delà du télétravail, le logiciel pointeuse badgeuse est utile pour les salariés en déplacement professionnel ou ceux ayant des horaires particuliers.

Il existe un large éventail d’offres de logiciel pointeuse badgeuse. Avant de faire votre choix, il est important de s’assurer de l’adéquation de l’outil avec votre organisation.

Plusieurs critères sont à utiliser afin de comparer les solutions entre elles et avec vos besoins : 

• Le type de badgeuse (physique ou digitale) : en fonction de l’organisation du travail, vous avez besoin d’une solution digitale plus flexible ou de badgeuse physique à installer à l’entrée des bureaux. Il est, bien sûr, possible d’implémenter les deux systèmes en même temps.
• La facilité d’installation : l’outil doit être simple à intégrer à votre SIRH. Il doit se prendre en main facilement, pour les équipes RH, les managers et les collaborateurs. C’est la garantie d’obtenir une adoption optimale et de maximiser le retour sur investissement.
• L’accessibilité (mobile, cloud) : la solution est accessible depuis tous les supports, en présentiel, depuis son ordinateur ou avec son smartphone. L’interface est hébergée sur un serveur cloud pour laisser une plus grande flexibilité aux collaborateurs ou aux managers.
• La sécurité des données : les données horaires doivent être conservées pendant plusieurs années. La solution propose un stockage sécurisé afin d’éviter les pertes, les attaques informatiques ou les corruptions.
• L’accompagnement client : l’éditeur du logiciel badgeuse pointeuse vous accompagne pendant l’implémentation, mais surtout, il reste présent durant toute votre utilisation de sa solution. Il propose un support client largement disponible pour répondre aux questions ou résoudre les incidents rapidement.

Dans le but d’optimiser votre sélection, il est conseillé de réaliser un cahier des charges en amont de votre recherche. Interrogez les acteurs concernés par le projet, identifiez les procédures impactées et listez les fonctionnalités nécessaires. N’oubliez pas d’analyser les spécificités de votre organisation et les possibilités d’évolution de votre entreprise. 

La badgeuse physique se présente sous la forme d’une borne électronique accrochée à un mur. Elle est disposée à l’entrée des bureaux afin de permettre aux employés de pointer à leur arrivée. Elle fonctionne avec un badge ou une carte RFID, une technologie de radio-identification. Le collaborateur passe son badge devant la pointeuse murale. Ses horaires sont automatiquement enregistrés. Il doit le faire à son arrivée et à son départ, mais également au moment de la pause déjeuner. Les temps de pause (par exemple à la machine à café) peuvent aussi être décomptés.

La pointeuse physique est adaptée aux sites fixes. Elle convient aux bureaux dans le tertiaire, lorsque les collaborateurs se déplacent peu. La badgeuse digitale, elle, n’a pas d’équipement dans les bureaux. Elle fonctionne uniquement avec une application en ligne. L’interface est présente en ligne depuis un ordinateur portable. Elle existe également sous la forme d’une application pour smartphone. Ce type de pointage offre un maximum de flexibilité. Le salarié badge depuis n’importe où. C’est la solution la plus adaptée pour les télétravailleurs, le travail hybride ou les collaborateurs effectuant de nombreux déplacements.

La solution digitale : 

• Réduits les coûts : il n’est pas nécessaire d’acheter des équipements physiques.
• Offre une meilleure expérience utilisateur : le pointage est simple. Il se fait en un clic.