Entretien de remotivation : Modèle 
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L’engagement des salariés est un enjeu incontournable de la productivité des entreprises. L’employeur doit tout intérêt à être à l’affût des baisses de motivation pour y remédier au plus vite. Pour cela, l’entretien de remotivation est un outil particulièrement efficace ! Vous voulez le mettre en place dans votre organisation ? Eurécia vous dit comment faire.

Sommaire

Entretien de remotivation : définition

L’entretien de remotivation est un rendez-vous entre un manager et l’un de ses collaborateurs. Il intervient à un moment où des signes montrent la démotivation du salarié.

Voici quelques exemples permettant de détecter une baisse d’intérêt de l’employé pour son travail :
 

• Un changement de comportement.
• Le fait de ne pas respecter le délai fixé pour finir une tâche.
• Un salarié arrivant en retard régulièrement.
• Le fait de ne pas assister à une ou plusieurs réunions importantes.
• La diminution de la productivité (par exemple, un ouvrier dont la production baisse).
• Le repli sur soi ou le silence.
• L’absentéisme.
• Le manque de projection dans un poste.
• L’agressivité.

La démotivation peut avoir plusieurs origines. Elle peut, tout d’abord, être liée à une situation personnelle. La mauvaise qualité de vie au travail peut aussi causer une baisse de la motivation. La baisse d’intérêt peut enfin être due au manque de challenges ou de responsabilités à un poste.

L’entretien de remotivation est un outil intéressant pour échanger avec le collaborateur concerné, pour ainsi tenter d’améliorer la situation.

 

Les étapes clés de l'entretien

Pour être efficace, l’échange entre le manager et l’employé doit respecter plusieurs étapes clés :
 

• Étape 1 : prévoir un rendez-vous formel.
   
• Étape 2 : créer un espace sécurisant pour permettre à l’employé de parler de ses problèmes. Le salarié ne sent plus bien au travail. Il sera certainement sur la défensive.
   
• Étape 3 : axer l’entretien sur l’amélioration de la situation. Il faut être constructif tout en étant bienveillant. Il est conseillé de démarrer le rendez-vous avec des questions ouvertes afin de laisser de la place au collaborateur pour s’exprimer.
   
• Étape 4 : pendant l’entretien, le manager doit être attentif aux réactions ou aux émotions du salarié pour percevoir les non-dits.
   
• Étape 5 : ne pas mettre la pression. Le collaborateur a le droit de conserver certaines parties de ses problèmes pour lui. Son manager ne doit pas lui mettre la pression. Il est préférable de proposer un plan d’action accessible, à partir des informations données par l’employé.
   
• Étape 6 : montrer sa confiance. Le manager doit être positif pour remotiver son collaborateur. L’idée est de l’aider à assurer ses missions et non de lui retirer des responsabilités. Pour éviter une rechute ou une dégradation de la situation, le N+1 doit toutefois assurer un suivi régulier des efforts et des progrès.

Quels sont les objectifs d'un entretien de remotivation ?

L’entretien de remotivation est un outil intéressant. Il offre un cadre clair pour engager un échange au sujet d’une situation difficile.

Le rendez-vous doit permettre de réaliser plusieurs objectifs :
 

• Comprendre les sources de démotivation : c’est la première phase de l’entretien. Elle est primordiale, car il est difficile, voire impossible, de résoudre un problème sans en connaître les racines. Le manager doit faire preuve de bienveillance, d’ouverture d’esprit. Une personne peut avoir du mal à gérer une situation. Pour une autre, faire face à une situation similaire ne posera aucun souci.
   
• Renouer le dialogue avec le salarié : la démotivation se traduit souvent par un manque d’échanges avec le manager ou les collègues. Le salarié s’exclut du groupe s’il s’y sent mal. Fixer un premier échange officiel est une bonne manière de reprendre le contact.
   
• Réinstaurer la confiance entre le collaborateur et l’entreprise : la démotivation se traduit aussi par un manque de confiance du collaborateur dans son entreprise ou dans son manager. L’entretien doit ainsi permettre de donner des gages au salarié en souffrance. Pour cela, le manager doit se concentrer sur les qualités du salarié ou les missions bien réalisées.
   
• Déterminer les leviers permettant d’augmenter la motivation du salarié : chaque collaborateur démotivé possède des éléments de motivation différents. Pour certains, cela peut être les responsabilités, pour d’autres la reconnaissance ou le salaire. En discutant pendant l’entretien et en étant attentif, le manager pourra déceler les éléments de motivation percutants.
   
• Définir des objectifs clairs et motivants pour améliorer la situation : l’entretien de motivation est là pour comprendre la situation, mais aussi pour la faire évoluer positivement. À la fin du rendez-vous, le salarié et le manager peuvent définir des objectifs quantifiables pour retrouver la motivation.
   
• Mettre en place des actions concrètes pour augmenter la motivation du collaborateur : pour se sentir pris en compte, l’employé ne doit pas être le seul à agir. Une situation dégradée vient souvent de chaque acteur. L’entreprise doit aussi faire un pas vers son salarié.

Comment aborder les différentes phases de l'entretien ?

Il existe une structure à respecter pour optimiser l’efficacité de l’entretien de remotivation.
 

La préparation du rendez-vous

Un entretien de remotivation ne s’improvise pas. Le manager doit avoir organisé le rendez-vous en avance. Il doit notamment être attentif au lieu de l’échange. Pour parler de la motivation d’un collaborateur, la cafétéria ou le couloir ne sont pas des endroits suffisamment confidentiels. Il est recommandé de réserver une salle de réunion pour éviter d’être dérangé.

Ensuite, il faut prévoir un créneau fixe. Le manager doit s’assurer d’être disponible, mais aussi de ne pas être dérangé. Il est important de fixer un rendez-vous dans le calendrier de chacun. Le collaborateur ne doit pas se sentir pris au dépourvu. Pour cela, il faut lui laisser le temps de préparer l’entretien, de réfléchir à ses difficultés, tout comme aux solutions envisagées. C’est la meilleure manière de rendre l’entretien de remotivation efficace. Il est d’ailleurs possible de proposer un questionnaire ouvert pour aider sa réflexion.

Une convocation permet de rendre l’échange officiel. Le manager doit toutefois prêter attention aux mots utilisés pour ne pas stresser l’employé inutilement.
 

Le déroulement de l’entretien

Structurer l’entretien permet de cadrer les échanges. Il est recommandé de commencer par quelques phrases d’accueil permettant de rassurer le salarié. Ensuite, énoncez le déroulé du rendez-vous pour aider le collaborateur à se détendre en anticipant les sujets abordés.

Pendant vos échanges, il est important de laisser le salarié s’exprimer. Le rôle du manager est d’essayer de comprendre les causes ayant conduit à la démotivation pour ensuite trouver des solutions. Le collaborateur doit, par conséquent, pouvoir s’exprimer honnêtement. L’écoute du N+1 doit être active. Le manager doit être aux aguets pour détecter les non-dits ou les difficultés à exprimer un problème. Le langage corporel ou les tics de langage permettent de comprendre certains éléments.

Pour aider le collaborateur, le manager peut poser des questions ouvertes. De cette manière, il relance le débat et permet au salarié de s’exprimer sur les sujets les plus importants.
 

La conclusion de l’échange

Il revient au manager de clore l’entretien. Pour cela, il peut résumer rapidement les échanges ayant eu lieu. Ensuite, il peut proposer de fixer des objectifs concrets pour aider le collaborateur à se remotiver. Il est incontournable de déterminer des actions pour l’entreprise ou pour le manager. Le salarié ne doit pas recevoir toute la responsabilité de la situation.

Voici quelques exemples d’objectifs :
 

• Pour le salarié : ne plus arriver en retard pendant une semaine, puis pendant deux semaines, puis pendant un mois, etc.
• Pour le manager : réserver trente minutes par semaine pour s’assurer du moral du salarié et de sa motivation.
• Pour l’entreprise : financer une formation permettant d’acquérir une nouvelle compétence.

Pour être efficaces, les objectifs doivent être quantifiables, également mesurables dans le temps.

La conclusion de l’entretien de remotivation doit permettre d’élaborer un véritable plan d’action pour retrouver de la motivation.
 

Le suivi de l'entretien de remotivation

La fin de l’entretien de remotivation marque le début d’un véritable suivi de l’entreprise pour permettre au collaborateur de retrouver sa motivation.

Le manager doit réaliser un suivi régulier :

• Des objectifs fixés.
• Du moral et du bien-être du salarié.
• Des avancées positives ou négatives.

Il est possible de prévoir dès la fin de l’entretien de remotivation d’autres rendez-vous. Cela permettra au salarié de constater l’engagement de son manager auprès de lui. Certains entretiens peuvent être réalisés par d’autres acteurs de l’entreprise. Ce peut être le psychologue de l’entreprise, un membre de l’équipe RH, un collègue expérimenté…

Exemples de questions ouvertes pour un entretien de remotivation

Pour vous aider à préparer un entretien de remotivation, voici douze questions ouvertes destinées à favoriser les échanges :
 

• Comment vous sentez-vous à votre poste en ce moment ? Au sein de l’équipe ? Au sein de l’entreprise ?
• Comment se passent vos relations avec vos collègues ?
• Comment trouvez-vous l’équilibre entre votre vie personnelle et professionnelle ?
• Comment trouvez-vous vos responsabilités actuelles ?
• Comment appréciez-vous le niveau d’autonomie vous étant accordé ?
• Comment ressentez-vous votre charge de travail ?
• À quel degré votre travail est-il valorisé au sein de l’entreprise ?
• Que pensez-vous de votre évolution au sein de l’entreprise ?
• Quels sont les éléments ayant impacté votre motivation en ce moment ?
• Que ressentez-vous au sujet de la flexibilité dans votre poste ?
• Que ressentez-vous au sujet de vos relations avec la direction ou avec votre hiérarchie ?
• Quels changements aimeriez-vous mettre en place dans votre poste ?

Quels sont les facteurs clés de la réussite d'un entretien de remotivation ?

Pour réussir l’entretien de remotivation, le manager doit être attentif aux points suivants :
 

• Être bienveillant, empathique.
• Faire de l’écoute active.
• Favoriser la communication ouverte, la transparente.
• Engager une véritable collaboration avec le collaborateur afin de trouver des solutions.
• Faire un suivi rigoureux de la situation du salarié.

Quelle est l'alternative de l'entretien de remotivation ?

Pour stopper cette démotivation naissante chez le salarié, le rôle du manager est primordial. Pour cela, il dispose d’un outil de management : l’entretien de remotivation. C’est un acte de management important pour agir profondément sur le mal-être qui occupe le salarié.

L’entretien est la porte d’entrée pour communiquer avec le salarié démotivé. Il permet de recréer un climat de confiance propice au dialogue. C’est un moment d’échange bienveillant entre le manager et son collaborateur. Le principal intérêt de l’entretien de motivation va être de redonner du sens aux missions d’un collaborateur.

Lors de cet échange, le manager doit repérer les raisons de la démotivation et apporter des solutions adaptées pour remotiver. Ces solutions sont nombreuses, mais doivent correspondre aux attentes exprimées par le salarié. Il peut s’agir d’une nouvelle mission, de nouvelles responsabilités, de quelques jours de congés, ou encore, d’une réorganisation du poste de travail.

Enfin, l’entretien de remotivation ne doit pas s’apparenter à un simple pansement, mais bien à un remède efficace contre la démotivation. Le champ d’action de l’entretien doit s’élargir à un suivi quotidien pour éviter toute rechute. L’entretien sert donc à cerner très vite si un collaborateur montre des signes pour se remotiver ou s’il y a malheureusement un risque un départ de l’entreprise.
 

🥉Les trois points clés à retenir :

• L’entretien de remotivation permet au manager d’agir rapidement s’il constate une baisse de motivation.
• Il s’agit d’un échange positif, mais aussi constructif, pour trouver des solutions afin de remotiver le collaborateur.
• L’employé, le manager et l’entreprise doivent tous prendre des actions pour remédier à la situation.