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  • Actu RH
  • 11/08/2021

Bulletin de paie dématérialisé : définition, mise en place & avantages

A l’ère du tout numérique, le bulletin de salaire ne passe pas à travers la digitalisation wink Mais alors, qu’est-ce que la dématérialisation des bulletins de paie ? Comment procéder ? Et quels sont ses avantages ?

Toutes les réponses dans cet article !

 

Qu’est-ce qu’un bulletin de paie dématérialisé ?

Le bulletin de paie dématérialisé, aussi appelé bulletin de paie électronique (BPE) est la version numérique du bulletin de paie “papier”.

Tout comme le bulletin de salaire papier, la version électronique est un document légal. Depuis le 13 mai 2009, le Code du Travail donne la même valeur juridique au bulletin de paie papier et dématérialisé.

Article L3243-2 - Lors du paiement du salaire, l'employeur remet aux personnes mentionnées à l'article L. 3243-1 une pièce justificative dite bulletin de paie. Avec l’accord du salarié concerné, cette remise peut être effectuée sous forme électronique, dans des conditions de nature à garantir l’intégrité des données. Il ne peut exiger aucune formalité de signature ou d'émargement autre que celle établissant que la somme reçue correspond bien au montant net figurant sur ce bulletin
Article L3243-4 - L'employeur conserve un double des bulletins de paie des salariés ou les bulletins de paie remis à leurs salariés sous forme électronique pendant cinq ans.

 

A partir de 2009, les entreprises ont eu le droit, avec accord des collaborateurs, de remettre les bulletins de paie de manière électronique. Depuis le 1er janvier 2017, le bulletin de paie électronique est devenu la norme. Ainsi, si un salarié veut recevoir son bulletin de salaire en version papier il doit en faire la demande à son employeur.

La seule condition est que l’employeur doit conserver ces documents légaux durant minimum 5 ans. L'entreprise doit donc mettre en place une solution pour garantir la conservation et la sécurité de ces données, comme avec par exemple la mise en place d’un coffre-fort numérique.

 

Comment procéder pour dématérialiser les bulletins de paie ?

Dites adieu aux rondes (carrément interminables) de distribution des bulletins de salaire. La dématérialisation des bulletins de paie passe par la mise en place d’un espace individuel et sécurisé.

Voici les 3 étapes du process de distribution des bulletins de paie dématérialisé :

  • Etape 1 : Vous importez l'ensemble des bulletins électroniques de vos collaborateurs en format PDF.
  • Etape 2 : Grâce à l’extraction automatique du nom, du prénom et du numéro de sécurité sociale, chaque document légal est distribué dans le bon coffre-fort numérique.
  • Etape 3 : Vous alertez vos collaborateurs de la distribution de leurs bulletins de salaire dans leur espace personnel.

 

Pourquoi dématérialiser les bulletins de paie ?

#1 - Réduction des coûts de gestion

Les coûts de gestion des bulletins de paie au format papier sont élevé... Mettre en place le bulletin de paie électronique c’est supprimer le papier, l’impression, la mise sous pli, l’envoi postal et l’archivage. C’est un coût qui est compris entre 1,5€ et 3€ par bulletin, un véritable coût pour les PME. La dématérialisation permet de faire entre 33 et 67% d’économie par bulletin.

Source : https://www.entreprises.gouv.fr/files/files/directions_services/secteurs-professionnels/economie-numerique/fiches-praTIC/fiche07.pdf

 

#2 - Gain de temps & de productivité

Diminution des tâches administratives et chronophages : mise sous pli, affranchissement, distribution... Les équipes RH peuvent donc se concentrer sur des missions à plus fortes valeurs ajoutées.

La dématérialisation permet aussi de fiabiliser les données. Comment ? L’automatisation de la génération des bulletins de paie diminue considérablement le nombre d’erreurs.

 

#3 - Amélioration de la sécurité des données

Ne laissez plus trainer les bulletins de paie de vos collaborateurs sur leur bureau ! Les bulletins de salaire sont dorénavant déposés et archivés dans un espace individuel et sécurisé. Plus de risque de perte ou d’accès par un autre salarié.

Le petit + : Cette centralisation des données va aussi vous être très utile lors d’un potentiel contrôle URSSAF. Vous pouvez exporter en masse les bulletins et vous êtes en conformité légale !

En tant que RH, vous traitez quotidiennement des données personnelles et sensibles. Mais comment sécuriser et fiabiliser le traitement de ces données ? Découvrez 

dans ce guide comment sécuriser le traitement de vos données salariés.

 

#4 - Diminution de l’empreinte écologique

Qui dit dématérialisation dit diminution des impressions et donc diminution de la consommation de papier. Un petit pas pour l’entreprise, un GRAND pas pour l’environnement wink

 

#5 - Amélioration de la marque employeur

Sur un marché du travail sous tension, les entreprises font de plus en plus attention à leur marque employeur pour pouvoir attirer et fidéliser les talents. La mise en place du bulletin de paie électronique va donner à votre entreprise une image moderne, dynamique et responsable !

 

Alors prêts à passer la vitesse supérieure ? Dématérialisez vos bulletins de paie avec la solution Eurécia !

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A propos de l'auteur

Marion

Blogueuse RH

Curieuse depuis ma plus tendre enfance, j'aime partager autour du management, du bien-être au travail et de l'actu RH !

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