Bulletin de paie dématérialisé : définition, mise en place & avantages

5 mins

Bulletin de paie dématérialisé : définition, mise en place & avantages

Posté le 11/08/2021 - mis à jour le 27/12/2022

A l’ère du tout numérique, le bulletin de salaire ne passe pas à travers la digitalisation wink Mais alors, qu’est-ce que la dématérialisation des bulletins de paie ? Comment procéder ? Et quels sont ses avantages ?

Toutes les réponses dans cet article !

Qu’est-ce qu’un bulletin de paie dématérialisé ?

Le bulletin de paie dématérialisé, aussi appelé bulletin de paie électronique (BPE) est la version numérique du bulletin de paie “papier”.

Tout comme le bulletin de salaire papier, la version électronique est un document légal. Depuis le 13 mai 2009, le Code du Travail donne la même valeur juridique au bulletin de paie papier et dématérialisé.

Article L3243-2 - Lors du paiement du salaire, l'employeur remet aux personnes mentionnées à l'article L. 3243-1 une pièce justificative dite bulletin de paie. Avec l’accord du salarié concerné, cette remise peut être effectuée sous forme électronique, dans des conditions de nature à garantir l’intégrité des données. Il ne peut exiger aucune formalité de signature ou d'émargement autre que celle établissant que la somme reçue correspond bien au montant net figurant sur ce bulletin
Article L3243-4 - L'employeur conserve un double des bulletins de paie des salariés ou les bulletins de paie remis à leurs salariés sous forme électronique pendant cinq ans.

 

A partir de 2009, les entreprises ont eu le droit, avec accord des collaborateurs, de remettre les bulletins de paie de manière électronique. Depuis le 1er janvier 2017, le bulletin de paie électronique est devenu la norme. Ainsi, si un salarié veut recevoir son bulletin de salaire en version papier il doit en faire la demande à son employeur.

La seule condition est que l’employeur doit conserver ces documents légaux durant minimum 5 ans. L'entreprise doit donc mettre en place une solution pour garantir la conservation et la sécurité de ces données, comme avec par exemple la mise en place d’un coffre-fort numérique.

 

Comment procéder pour dématérialiser les bulletins de paie ?

Dites adieu aux rondes (carrément interminables) de distribution des bulletins de salaire. La dématérialisation des bulletins de paie passe par la mise en place d’un espace individuel et sécurisé.

Voici les 3 étapes du process de distribution des bulletins de paie dématérialisé avec le logiciel RH & paie Eurécia :

  • Etape 1 : Vous importez l'ensemble des bulletins électroniques de vos collaborateurs en format PDF.
  • Etape 2 : Grâce à l’extraction automatique du nom, du prénom et du numéro de sécurité sociale, chaque document légal est distribué dans le bon coffre-fort numérique.
  • Etape 3 : Vous alertez vos collaborateurs de la distribution de leurs bulletins de salaire dans leur espace personnel.

Besoin d'une démo ? Libérez-vous des feuilles volantes et dites adieu aux rondes interminables de distribution de bulletins avec Eurécia.

Je réserve ma démo

 

Pourquoi dématérialiser les bulletins de paie ?

 Réduction des coûts de gestion

Les coûts de gestion des bulletins de paie au format papier sont élevé... Mettre en place le bulletin de paie électronique c’est supprimer le papier, l’impression, la mise sous pli, l’envoi postal et l’archivage. C’est un coût qui est compris entre 1,5€ et 3€ par bulletin, un véritable coût pour les PME. La dématérialisation permet de faire entre 33 et 67% d’économie par bulletin.

Source : https://www.entreprises.gouv.fr/files/files/directions_services/secteurs-professionnels/economie-numerique/fiches-praTIC/fiche07.pdf

Gain de temps & de productivité

Diminution des tâches administratives et chronophages : mise sous pli, affranchissement, distribution... Les équipes RH peuvent donc se concentrer sur des missions à plus fortes valeurs ajoutées.

La dématérialisation permet aussi de fiabiliser les données. Comment ? L’automatisation de la génération des bulletins de paie diminue considérablement le nombre d’erreurs.

Amélioration de la sécurité des données

Ne laissez plus trainer les bulletins de paie de vos collaborateurs sur leur bureau ! Les bulletins de salaire sont dorénavant déposés et archivés dans un espace individuel et sécurisé. Plus de risque de perte ou d’accès par un autre salarié.

Le petit + : Cette centralisation des données va aussi vous être très utile lors d’un potentiel contrôle URSSAF. Vous pouvez exporter en masse les bulletins et vous êtes en conformité légale !

En tant que RH, vous traitez quotidiennement des données personnelles et sensibles. Mais comment sécuriser et fiabiliser le traitement de ces données ? Découvrez dans ce guide comment sécuriser le traitement de vos données salariés.

Téléchargez le guide

Diminution de l’empreinte écologique

Qui dit dématérialisation dit diminution des impressions et donc diminution de la consommation de papier. Un petit pas pour l’entreprise, un GRAND pas pour l’environnement wink

Amélioration de la marque employeur

Sur un marché du travail sous tension, les entreprises font de plus en plus attention à leur marque employeur pour pouvoir attirer et fidéliser les talents. La mise en place du bulletin de paie électronique va donner à votre entreprise une image moderne, dynamique et responsable !

 

Alors prêts à passer la vitesse supérieure ? Profitez de 30 jours d'essai gratuit d'Eurécia pour dématérialiser et sécuriser vos bulletins de paie.

Dématérialiser ses bulletins de salaire

 

Cet article a été rédigé par Marion Moreau

Blogueuse RH

Sur le même thème :  

Open AI ChatGPT

5 mins

ChatGPT : un nouvel allié RH ?

Depuis quelques semaines, l’intelligence artificielle ChatGPT fait beaucoup parler d’elle. Certains sont bluffés par ses capacités, d’autres sont inquiets. Concrètement, à quoi sert ChatGPT ?

egalite homme-femme

7 mins

Égalité professionnelle homme-femme, un enjeu RH majeur

Ce 8 mars, journée internationale des droits de la femme, est l’occasion pour nous de faire le point sur l’égalité professionnelle homme/femme au sein des entreprises.

https://www.eurecia.com/sites/default/files/styles/header/public/thumbnails/image/declaration-oeth.png

4 mins

3 points essentiels à ne pas manquer pour compléter votre Déclaration OETH en DSN

Les entreprises de plus de 20 salariés, soumises à l’obligation d’emploi de TH, ont à remplir la Déclaration annuelle dans la DSN d'avril. Pour vous aider dans ce calcul, voici 3 éléments cruciaux, à ne pas oublier !

https://www.eurecia.com/sites/default/files/styles/header/public/thumbnails/image/comment-mettre-en-place-cse-.png

4 mins

Comment mettre en place le CSE ?

Si votre entreprise comporte au moins 11 salariés, le CSE est un dispositif obligatoire. Que faut-il savoir avant de se lancer ? On vous dit tout dans cet article.

collaborateurs se serrant la main

5 mins

Tout ce que vous devez savoir sur la période d’essai

La période d’essai est fréquemment mise en place à l’arrivée d’un nouveau collaborateur. Concrètement, quelle est la réglementation applicable à la période d’essai ? À qui s’applique-t-elle ? Comment la mettre en œuvre ? On vous dit tout !

café dans la voiture en allant au travail

5 mins

Tout savoir sur le temps de trajet domicile/travail

Une décision de justice relative au temps de trajet domicile/travail a marqué l’actualité RH en fin d’année 2022. L’occasion pour nous de revenir sur ce sujet. Quel est le cadre légal applicable au temps de trajet domicile/travail ?

travail posté : un homme regarde sa montre

5 mins

Le travail posté, ça vaut le coup ?

Le travail posté un mode d’aménagement du temps de travail au sein duquel les heures d’activité sont réparties sur différentes périodes quotidienne ou hebdomadaire selon les besoins de l’entreprise et la nature des tâches à accomplir.

Rémunération des employés

5 mins

Rémunération : ce qu'il faut savoir

Toute activité professionnelle implique un accord écrit ou verbal entre deux parties. Cet accord décrit les conditions de travail, les tâches à exécuter et la contrepartie financière à percevoir par le salarié. C’est la rémunération.