A l’ère du tout numérique, le bulletin de salaire ne passe pas à travers la digitalisation 
Mais alors, qu’est-ce que la dématérialisation des bulletins de paie ? Comment procéder ? Et quels sont ses avantages ?
Toutes les réponses dans cet article !
Qu’est-ce qu’un bulletin de paie dématérialisé ?
Le bulletin de paie dématérialisé, aussi appelé bulletin de paie électronique (BPE) est la version numérique du bulletin de paie “papier”.
Tout comme le bulletin de salaire papier, la version électronique est un document légal. Depuis le 13 mai 2009, le Code du Travail donne la même valeur juridique au bulletin de paie papier et dématérialisé.
A partir de 2009, les entreprises ont eu le droit, avec accord des collaborateurs, de remettre les bulletins de paie de manière électronique. Depuis le 1er janvier 2017, le bulletin de paie électronique est devenu la norme. Ainsi, si un salarié veut recevoir son bulletin de salaire en version papier il doit en faire la demande à son employeur.
La seule condition est que l’employeur doit conserver ces documents légaux durant minimum 5 ans. L'entreprise doit donc mettre en place une solution pour garantir la conservation et la sécurité de ces données, comme avec par exemple la mise en place d’un coffre-fort numérique.
Comment procéder pour dématérialiser les bulletins de paie ?
Dites adieu aux rondes (carrément interminables) de distribution des bulletins de salaire. La dématérialisation des bulletins de paie passe par la mise en place d’un espace individuel et sécurisé.
Voici les 3 étapes du process de distribution des bulletins de paie dématérialisé avec le logiciel RH & paie Eurécia :
- Etape 1 : Vous importez l'ensemble des bulletins électroniques de vos collaborateurs en format PDF.
- Etape 2 : Grâce à l’extraction automatique du nom, du prénom et du numéro de sécurité sociale, chaque document légal est distribué dans le bon coffre-fort numérique.
- Etape 3 : Vous alertez vos collaborateurs de la distribution de leurs bulletins de salaire dans leur espace personnel.
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Pourquoi dématérialiser les bulletins de paie ?
Réduction des coûts de gestion
Les coûts de gestion des bulletins de paie au format papier sont élevé... Mettre en place le bulletin de paie électronique c’est supprimer le papier, l’impression, la mise sous pli, l’envoi postal et l’archivage. C’est un coût qui est compris entre 1,5€ et 3€ par bulletin, un véritable coût pour les PME. La dématérialisation permet de faire entre 33 et 67% d’économie par bulletin.
Gain de temps & de productivité
Diminution des tâches administratives et chronophages : mise sous pli, affranchissement, distribution... Les équipes RH peuvent donc se concentrer sur des missions à plus fortes valeurs ajoutées.
La dématérialisation permet aussi de fiabiliser les données. Comment ? L’automatisation de la génération des bulletins de paie diminue considérablement le nombre d’erreurs.
Amélioration de la sécurité des données
Ne laissez plus trainer les bulletins de paie de vos collaborateurs sur leur bureau ! Les bulletins de salaire sont dorénavant déposés et archivés dans un espace individuel et sécurisé. Plus de risque de perte ou d’accès par un autre salarié.
Le petit + : Cette centralisation des données va aussi vous être très utile lors d’un potentiel contrôle URSSAF. Vous pouvez exporter en masse les bulletins et vous êtes en conformité légale !
En tant que RH, vous traitez quotidiennement des données personnelles et sensibles. Mais comment sécuriser et fiabiliser le traitement de ces données ? Découvrez dans ce guide comment sécuriser le traitement de vos données salariés.
Diminution de l’empreinte écologique
Qui dit dématérialisation dit diminution des impressions et donc diminution de la consommation de papier. Un petit pas pour l’entreprise, un GRAND pas pour l’environnement
Amélioration de la marque employeur
Sur un marché du travail sous tension, les entreprises font de plus en plus attention à leur marque employeur pour pouvoir attirer et fidéliser les talents. La mise en place du bulletin de paie électronique va donner à votre entreprise une image moderne, dynamique et responsable !
Alors prêts à passer la vitesse supérieure ? Profitez de 30 jours d'essai gratuit d'Eurécia pour dématérialiser et sécuriser vos bulletins de paie.
