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La gestion administrative RH comprend de nombreux sujets qui peuvent rapidement devenir épineux, tant ils demandent de prendre en compte des cas particuliers pour chacun des collaborateurs. Les congés non pris soulèvent des questions de droit, de report et d'indemnité qui concernent tant l'employeur que le salarié.

C'est pour vous éviter ce casse-tête que nous avons conçu cet article, rassemblant toutes les règles concernant les congés payés non pris, et des astuces pour bien les gérer au quotidien.

Textes de référence

• Service-Public.fr - « Congés payés du salarié dans le secteur privé (F2258) »
• Légifrance (Code du travail) - Articles L3141-1 à L3141-33
• Cour de cassation - Communiqué « Congé payé et arrêt maladie » du 10 septembre 2025

Principe des congés payés : nombre de jours et période de référence

Avant de plonger dans les règles qui régissent la gestion des congés payés non pris, faisons une piqûre de rappel sur les fondamentaux de ce droit essentiel pour tous les collaborateurs.

Combien de jours de congés payés par mois ?

Tout collaborateur, quel que soit son type de contrat de travail, acquiert 2,5 jours ouvrables de congés payés par mois de travail effectif. Cela représente 30 jours ouvrables par an, soit 5 semaines de congés payés. Ce droit est applicable dès l'embauche, permettant au salarié de poser ses congés dès le début de son contrat, sous réserve de la période de prise fixée par l'employeur.

Quelle période de référence ?

Ces CP sont acquis au cours d'une période dite « de référence », qui s'étend généralement du 1er juin de l'année précédente au 31 mai de l'année en cours. Notez cependant que certains secteurs (comme le BTP ou le spectacle) peuvent avoir une période de référence différente, souvent fixée du 1er avril au 31 mars.

Obligation de poser 12 jours consécutifs

La loi impose que le congé principal ne soit pas inférieur à 12 jours ouvrables consécutifs entre le 1er mai et le 31 octobre. Lorsque le congé principal est d'une durée supérieure à 12 jours ouvrables et au plus égale à 24 jours, il peut être fractionné avec l'accord du salarié.

À retenir :

• 2,5 jours de congés payés par mois de travail effectif
• Période de référence : 1er juin - 31 mai de l'année suivante
• Droit à la demande de congés dès le début du contrat
• Obligation légale de prendre au moins 12 jours consécutifs

Des jours supplémentaires peuvent être accordés selon votre ancienneté dans l'entreprise.

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Les congés payés non pris sont-ils forcément perdus ? (principe et exceptions)

Principe : des congés perdus après la date limite

En principe, en l'absence d'accord ou d'usage dans l'entreprise, des congés payés non pris à l'issue de la période de prise peuvent être perdus. La période de prise est fixée dans l'entreprise (par accord collectif ou, à défaut, par l'employeur) ; dans beaucoup d'organisations, l'échéance est fixée au 30 avril (mais elle dépend des règles internes applicables). Le report des congés non pris n'est alors possible que dans les cas prévus (accord/convention, CET, ou situations ouvrant droit au report), et sous réserve que l’employeur ait effectivement mis le salarié en mesure de les prendre.

Exceptions d'accord ou de CET

Cependant, la loi prévoit certaines exceptions permettant le report des congés payés. La première concerne l'existence d'un accord entre l'entreprise et le salarié. Cet accord peut prendre plusieurs formes :

• Une convention ou un accord d'entreprise
• Une convention collective applicable
• La mise en place d'un Compte Épargne Temps (CET)

Le CET peut s'avérer particulièrement avantageux puisqu'il peut, selon l'accord qui le met en place, permettre aux collaborateurs d'affecter des jours (dans la limite des règles du CET, notamment pour la part de congé annuel au-delà de 24 jours ouvrables) et, le cas échéant, de bénéficier d'une indemnité lorsque des jours n'ont pas été pris sur la période.

Maladie professionnelle, accident ou congé parental

Le second cas d'exception concerne les arrêts pour raison médicale ou familiale. Les congés payés non pris peuvent être reportés lorsqu'ils n'ont pas pu être pris à cause de :

• Une maladie professionnelle
• Un accident de travail
• Un congé parental ou d'adoption

Dans ces situations, le moment de l'arrêt est déterminant. Si l'arrêt survient avant la prise de congés payés, ces CP non pris sont automatiquement reportés après la reprise du travail. Vous êtes alors obligé d'accorder au salarié une nouvelle période pour prendre ses CP. Si l'arrêt maladie intervient pendant les congés, la Cour de cassation admet désormais que les congés payés coïncidant avec la période d'arrêt de travail pour maladie peuvent être reportés (arrêt du 10 septembre 2025).

Pour tout savoir sur les congés et leur gestion en entreprise, découvrez notre guide dédié.

Paiement des congés payés non pris : obligations de l'employeur

Principe légal

La loi n'oblige pas l'employeur à rémunérer les congés payés non utilisés par ses collaborateurs. En effet, ces congés sont en principe considérés comme perdus à l'issue de la période de prise, sans compensation financière. L'objectif principal de la législation est de garantir que le salarié puisse effectivement se reposer, et non de substituer ce repos par une indemnisation.

Cas où l'employeur est responsable

Il existe cependant une exception notable : lorsque les congés payés n'ont pas pu être pris à cause de l'employeur lui-même. Dans cette situation précise, le collaborateur peut légitimement demander une indemnisation des congés non pris. L'entreprise est alors tenue de verser une compensation financière équivalente aux indemnités de congés payés correspondantes. Cette obligation découle de la jurisprudence qui considère que l'employeur doit prendre toutes les mesures nécessaires pour permettre aux salariés d'exercer effectivement leur droit à congé.

Fin de contrat : congés payés non pris et indemnité compensatrice

Indemnité compensatrice obligatoire

Les congés payés non pris doivent obligatoirement être indemnisés lors de la rupture du contrat de travail. La loi prévoit que le salarié perçoive une indemnité compensatrice de CP non pris, communément appelée ICCP sur le bulletin de paie.

Cette indemnité est due quelle que soit la nature du contrat (CDI, CDD, contrat d'apprentissage, de professionnalisation), et correspond exactement au nombre de jours acquis mais non utilisés à la date de fin du contrat.

Rupture conventionnelle, démission ou licenciement

Le versement de cette indemnité s'applique à tous les motifs de rupture contractuelle : démission, licenciement, rupture conventionnelle ou fin de CDD. Même en cas de faute lourde, le collaborateur conserve son droit à l'indemnité compensatrice.

Pour calculer cette somme, deux méthodes sont possibles :

• Le maintien de salaire : équivalent à la rémunération que le salarié aurait perçue s'il avait pris ses congés
• La règle du dixième : souvent plus avantageuse, elle consiste à diviser le salaire brut annuel par 10, puis à calculer au prorata des jours non pris

Vous devez systématiquement appliquer la méthode la plus favorable à votre collaborateur.

Documents et bulletin de paie

L'indemnité compensatrice doit obligatoirement figurer sur le bulletin de paie final ainsi que sur le reçu pour solde de tout compte. Elle est soumise aux mêmes cotisations sociales et à l'impôt sur le revenu que le salaire habituel.

Pour les entreprises affiliées à une caisse de congés payés (comme dans le BTP), un certificat justificatif des droits à congés doit être remis au salarié, la caisse se chargeant alors du versement de l'indemnité dans le cadre du solde.

Gérer ces indemnités peut rapidement devenir complexe. Un SIRH performant vous permettra d'automatiser ces calculs et d'éviter toute erreur dans le maintien de salaire de vos collaborateurs.

Calculer l'indemnité compensatrice des congés payés non pris

Lorsqu'un collaborateur n'a pas pris ses congés payés, il a droit, dans certaines situations, à une indemnité compensatrice. Mais comment calculer précisément cette indemnité ? Deux méthodes de calcul s'offrent à vous, et vous devrez obligatoirement retenir celle qui est la plus avantageuse pour le salarié.

Deux méthodes de calcul

La méthode du dixième (ou règle du 1/10e) :

Cette méthode consiste à additionner l'ensemble des salaires bruts perçus par le collaborateur pendant la période de référence (du 1er juin de l'année précédente au 31 mai de l'année en cours), puis à multiplier cette somme par 10 %. Ce calcul prend en compte les primes, les heures supplémentaires et autres éléments de rémunération selon leur nature, à l'exception des remboursements de frais professionnels.

La méthode du maintien de salaire :

Elle vise à verser au salarié la rémunération qu'il aurait perçue s'il avait travaillé normalement pendant la période de congés non pris. On se base alors sur le salaire perçu juste avant la période concernée. Cette méthode s'avère particulièrement avantageuse pour les salariés ayant bénéficié d'une augmentation récente ou étant passés d'un temps partiel à un temps plein.

Exemple chiffré et tableau comparatif

Prenons l'exemple d'un salarié qui a perçu 21 840 € brut au cours de la période de référence (soit 1 820 € par mois) et qui n'a pas pris 10 jours ouvrables de congés payés :

Dans cet exemple, la méthode du maintien de salaire est plus avantageuse pour le salarié, avec une différence de 139 €. C'est donc cette méthode qui doit être appliquée.

Notez que le calcul peut varier selon la situation spécifique du salarié et que certaines conventions collectives prévoient des modalités particulières.

Pour plus de détails sur le calcul de l'indemnité de congés payés, consultez notre guide complet.

Arrêt maladie ou congé maternité : droit au report des congés non pris

Certaines situations particulières peuvent impacter la prise de congés payés de vos collaborateurs. Lorsqu'un arrêt maladie ou un congé maternité intervient, des règles spécifiques s'appliquent concernant le report des congés non pris.

Arrêt maladie et congés payés

La règle est désormais claire : un salarié en arrêt maladie conserve son droit aux congés payés non pris. Selon un arrêt de la Cour de cassation du 10 septembre 2025, tout collaborateur placé en arrêt maladie pendant ses congés payés a droit à leur report. La maladie empêchant le véritable repos, ces jours ne peuvent être décomptés comme des congés payés.

Dès notification de l'arrêt à l'employeur, le salarié peut « bénéficier ultérieurement des jours de congé payé coïncidant avec la période d'arrêt de travail pour maladie ». Cette décision aligne enfin le droit français sur la jurisprudence européenne. Pour en savoir plus, consultez notre article complet sur l'arrêt maladie et les congés payés.

Congé maternité, paternité, adoption

De même, les périodes de congé maternité, paternité ou adoption donnent droit au report des congés payés non utilisés. Le principe est identique : ces périodes ayant des finalités différentes (protection de la santé vs repos et loisirs), elles ne peuvent se substituer aux congés payés. Pour les congés maternité, notez qu'en cas d'accouchement prématuré, le congé prénatal non pris est automatiquement reporté sur la période postnatale, sans réduction de la durée totale du congé.

Procédure et délai de 15 mois

Depuis l'alignement sur le droit européen, un délai précis encadre le report des congés non pris. Le salarié dispose désormais d'une période de 15 mois pour utiliser ses congés reportés. Ce délai court à compter de la date à laquelle le collaborateur a été informé de ses droits par l'employeur, après sa reprise du travail.

Un accord d'entreprise, d'établissement ou une convention collective peut prévoir un délai plus long, mais jamais plus court. Cette période de 15 mois garantit un équilibre entre le droit effectif aux congés et la nécessité d'organisation pour l'entreprise.

Congés N-1 : règles de report et responsabilités de l'employeur

La gestion des congés N-1, ces jours acquis lors de la période de référence précédente mais non encore pris, peut rapidement devenir un casse-tête administratif. Pour éviter toute confusion, faisons le point sur ce que prévoit la réglementation en 2025.

Date butoir

La distinction entre période de référence (acquisition des droits) et période de prise (utilisation des congés) est fondamentale. Les congés acquis entre le 1er juin 2024 et le 31 mai 2025 doivent être pris avant la fin de la période de prise suivante (souvent fixée au 31 mai 2026 selon l'organisation de l'entreprise). Passé cette date, le reliquat de congés est en principe perdu.

Notez que depuis la loi du 22 avril 2024, un salarié dans l'impossibilité de prendre ses congés pour cause de maladie ou d'accident bénéficie d'une période de report des congés payés de 15 mois à compter de à compter de la date à laquelle il est informé de ses droits par l’employeur après sa reprise.

Accords collectifs et usages

Cependant, il existe deux exceptions majeures au principe de perte des congés non pris :

• L'accord de branche ou d'entreprise : ces accords collectifs peuvent prévoir des dispositions plus favorables concernant le report des congés, notamment en fixant une période de report plus longue.
• L'usage dans l'entreprise : une pratique constante et reconnue peut créer un usage permettant le report des congés N-1, qui devient alors un droit pour les salariés.

Conseils pour éviter le reliquat

Pour limiter l'accumulation de congés non pris, voici quelques bonnes pratiques :

• Informez régulièrement vos collaborateurs de leur solde de congés et des dates limites
• Établissez un planning prévisionnel des congés dès le début de la période
• Mettez en place un système d'alerte automatisé pour les reliquats importants
• Encouragez la prise de congés tout au long de l'année plutôt qu'en fin de période

Anticiper la gestion des congés N-1 permet d'éviter bien des complications administratives et financières pour votre entreprise.

FAQ - Vos questions sur les congés payés non pris

Peut-on poser ses congés quand on veut ?

Non, l'employeur fixe l'ordre des départs et la période de prise des congés. Il doit cependant accorder au moins 12 jours consécutifs entre mai et octobre. Le salarié doit respecter ces règles, même si ses préférences sont prises en compte selon sa situation familiale.

Qu'est-ce qu'un reliquat de congés payés ?

Le reliquat désigne le solde des congés payés acquis mais non utilisés pendant la période légale de prise. Ce solde peut être reporté dans certains cas (accord collectif, CET) ou donner droit à des jours supplémentaires de fractionnement lorsque des congés sont pris hors période estivale.