Coffre fort numérique RH
  • Actu RH
  • 25/09/2017

Coffre-fort numérique, on vous explique !

Eh oui encore un « truc » à ajouter dans le vocabulaire RH ! A l’heure de la digitalisation des ressources humaines, les professionnels des RH doivent s’adapter à de nouveaux outils. Et parmi eux : le coffre-fort numérique ! Mais alors qu'est-ce qu'un coffre-fort numérique ? Et surtout, à quoi sert-il ?

« Coffre » quoi ?

Un coffre-fort numérique ou coffre-fort électronique, est un service sécurisé pour archiver, répertorier et consulter des fichiers numériques sensibles tels que : documents administratifs, factures, bulletins de paie, contrats, etc. Le coffre-fort numérique peut être consulté et enrichi en ligne via internet. Concrètement, il s'agit d'un espace de stockage en ligne et sécurisé, destiné à conserver des fichiers et documents numériques.

Coffre-fort numérique RH : que dit la loi ?

L'utilisation d'un coffre-fort électronique est aujourd’hui indispensable pour les entreprises qui souhaitent être en conformité avec les lois récentes, notamment le règlement général de la protection des données (RGPD) et la loi travail adoptée en 2016.

Mais difficile aujourd’hui de suivre tous les changements de lois... Pas de panique, en ce qui concerne l'utilisation d'un coffre-fort numérique pour la gestion des ressources humaines (GRH), il y a deux points éssentiels à retenir :

  • L’employeur a l'obligation de remettre au salarié un bulletin de salaire au format papier ou numérique. Depuis le premier janvier 2017, l’employeur peut fournir les fiches de paie au format dématérialisé plutôt que papier, sans avoir à demander l’accord du salarié. Pour plus de précisions, c’est ici.
  • Les bulletins de paie électroniques doivent être tenus à la disposition des employés pendant 50 ans ou jusqu’aux 75 ans du salarié.

L’employeur doit donc archiver, gérer et sécuriser les documents administratifs de son personnel, avec une attention particulière pour les bulletins de salaire. Et pour cela, rien de mieux qu’un coffre-fort électronique.

Choisir un partenaire de confiance 

Pour bien choisir le prestataire, deux critères sont essentiels :

  • L’adéquation technique : le coffre-fort éléctronique est-il compatible avec le SIRH de l'entreprise ? De quelle capacité de stockage l'entreprise a t-elle besoin ? Etc.
  • La fiabilité du prestataire : quelles sont ses références clients ? S'agit-il d'une entreprise pérenne ? Les données sont-elles hébergées en France ? La réversibilité des données est-elle garantie ? Etc.

A noter : Si le prestataire archiveur met la clé sous la porte, alors le salarié doit en être informé trois mois auparavant, pour lui laisser le temps de récupérer ses documents administratifs.

Le coffre-fort numérique Eurécia

Le Coffre-Fort numérique d'Eurécia (module Portail RH) vous permet de dématérialiser à 100% vos bulletins de salaire, vous délestant ainsi des rondes interminables de distribution des bulletins en fin de mois (sans parler des économies en termes de ramettes de papier, votre imprimante pourra souffler et la planète vous remerciera : c'est du gagnant/gagnant !)

Avec le Portail RH, vos bulletins de paie sont stockés de manière sécurisée dans le dossier du salarié, ainsi que dans leur coffre-fort numérique personnel eDoc.

Le salarié quitte l'entreprise ? Conformément à la législation en vigueur, il conserve l'accès à ses bulletins de salaire durant 50 ans, ou jusqu'à ses 75 ans, via son coffre-fort eDoc.

 

Exemple d'utilisation du Coffre-Fort Numérique Eurécia

Hélène, assistante de direction, importe chaque mois dans Eurécia le fichier PDF que lui a fourni son prestataire de paie, qui regroupe les bulletins de salaires des 50 collaborateurs de la société. En un clic, le fichier est découpé et chaque bulletin de salaire est distribué dans le dossier salarié du chaque collaborateur.

Hugo, commercial, reçoit chaque mois son bulletin de salaire dans son dossier salarié ainsi que dans son coffre-fort numérique personnel chez eDoc. S'il quitte la société, Hugo continuera à avoir accès à ses bulletins via son espace personnel eDoc, et pourra les retrouver durant toute sa vie active et au-delà (durant 50 ans ou jusqu'à ses 75 ans)... Pratique !

Florent, plus traditionnel, préfère recevoir ses bulletins de salaire au format physique. Il exprime donc son souhait via son espace personnel, en cochant la case "recevoir mes bulletins de salaire au format papier". Hélène en est tout de suite notifiée, et pourra prendre sa requête en compte le mois suivant.

 

 

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