Coffre fort numérique RH
  • Actu RH
  • 25/09/2017

Coffre-fort numérique, on vous explique !

Eh oui encore un « truc » à ajouter dans le vocabulaire RH ! A l’heure de la digitalisation des ressources humaines, les professionnels des RH doivent s’adapter à de nouveaux outils. Et parmi eux : le coffre-fort numérique ! Mais alors qu'est-ce qu'un coffre-fort numérique ? Et surtout, à quoi sert-il ?

« Coffre » quoi ?

Un coffre-fort numérique ou coffre-fort électronique, est un service sécurisé pour archiver, répertorier et consulter des fichiers numériques sensibles tels que : documents administratifs, factures, bulletins de paie, contrats, etc. Le coffre-fort numérique peut être consulté et enrichi en ligne via internet. Concrètement, il s'agit d'un espace de stockage en ligne et sécurisé, destiné à conserver des fichiers et documents numériques.

Coffre-fort numérique RH : que dit la loi ?

L'utilisation d'un coffre-fort électronique est aujourd’hui indispensable pour les entreprises qui souhaitent être en conformité avec les lois récentes, notamment le règlement général de la protection des données (RGPD) et la loi travail adoptée en 2016.

Mais difficile aujourd’hui de suivre tous les changements de lois... Pas de panique, en ce qui concerne l'utilisation d'un coffre-fort numérique pour la gestion des ressources humaines (GRH), il y a deux points éssentiels à retenir :

  • L’employeur a l'obligation de remettre au salarié un bulletin de salaire au format papier ou numérique. Depuis le premier janvier 2017, l’employeur peut fournir les fiches de paie au format dématérialisé plutôt que papier, sans avoir à demander l’accord du salarié. Pour plus de précisions, c’est ici.
  • Les bulletins de paie électroniques doivent être tenus à la disposition des employés pendant 50 ans ou jusqu’aux 75 ans du salarié.

L’employeur doit donc archiver, gérer et sécuriser les documents administratifs de son personnel, avec une attention particulière pour les bulletins de salaire. Et pour cela, rien de mieux qu’un coffre-fort électronique.

Choisir un partenaire de confiance 

Pour bien choisir le prestataire, deux critères sont essentiels :

  • L’adéquation technique : le coffre-fort éléctronique est-il compatible avec le SIRH de l'entreprise ? De quelle capacité de stockage l'entreprise a t-elle besoin ? Etc.
  • La fiabilité du prestataire : quelles sont ses références clients ? S'agit-il d'une entreprise pérenne ? Les données sont-elles hébergées en France ? La réversibilité des données est-elle garantie ? Etc.

A noter : Si le prestataire archiveur met la clé sous la porte, alors le salarié doit en être informé trois mois auparavant, pour lui laisser le temps de récupérer ses documents administratifs.

Le coffre-fort Eurécia

Le module Portail RH du logiciel Eurécia permet de mettre à disposition des salariés leurs bulletins de salaires. Ceux-ci sont stockés au format numérique dans leur dossier salarié. Chaque collaborateur y accède de manière sécurisée, en se connectant avec son identifiant et mot de passe. Tant que l'entreprise est cliente d'Eurécia et règle un abonnement pour le module Portail RH, les fiches de paie restent disponibles dans le module et accessibles pour les salariés ayant un compte actif. 

Exemple d'utilisation du module Portail RH

Hélène, assistante de direction, importe chaque mois dans Eurécia le fichier PDF que lui a fourni son prestataire de paie, qui regroupe les bulletins de salaires des 50 collaborateurs de la société. En un clic, le fichier est découpé et chaque bulletin de salaire est distribué dans le dossier salarié du chaque collaborateur.

Hugo, commercial, reçoit chaque mois son bulletin de salaire dans son dossier salarié. Il a la possibilité de les consuler et de les télécharger pour les importer manuellement dans son compte personnel de formation. S'il quitte la société, Hugo n'aura plus accès au logiciel, il ne pourra donc pas récupérer ses bulletins de paie via Eurécia.

Tant que la société est cliente d'Eurécia, Hélène a accès à tous les bulletins de salaire qu'elle a importés dans le module Portail RH. Si un an après son départ, Hugo lui demande un bulletin, elle pourra le récupérer depuis Eurécia, dans le dossier archivé de Hugo.