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06/03/2017
Témoignages
DRH

L'agence de développement touristique de l'Ardèche fait le choix d'Eurécia

L’Agence de Développement Touristique (ADT) de l’Ardèche est un organisme associatif ayant pour mission : la promotion de la destination Ardèche, le développement de l’offre touristique ainsi que l’accompagnement des porteurs de projets touristiques.

C’est en 2014 que les solutions Eurécia, gestion des congés, temps et activités et planning, sont choisies par l’ADT. Pascale Sérole, assistante de direction, revient avec nous sur le projet.

« Eurécia se révèle être un véritable outil de management qui implique chaque collaborateur dans la gestion de son temps de travail»

 

Un choix raisonné

Après des recherches sur Internet et l’essai de différentes plateformes, l’ADT opte pour le logiciel Eurécia en octobre 2014. « Les autres solutions étudiées nous semblaient très orientées industrie. Eurécia était plus compatible avec une entreprise de services comme la nôtre. »

L’ADT désirait une seule solution pour gérer à la fois les absences de ses 28 collaborateurs et la qualification du temps de travail. La solution utilisée jusqu’alors ne répondait plus à cette double problématique. Ne souhaitant pas utiliser deux solutions distinctes (gestion des congés/gestion des temps), l’agence de développement touristique s’est alors tournée vers l’offre plus complète et modulable d’Eurécia.

L’ergonomie, l’évolutivité, la grande autonomie des administrateurs et le mode SaaS ont été les critères déterminants. La disponibilité du support technique est un plus.

«Aujourd’hui, nous bénéficions d’une grande latitude de paramétrage pour adapter la solution à nos besoins au quotidien ».

 

Evolution du logiciel : création de temps spéciaux

L’agence de développement touristique recherchait une solution répondant à quatre besoins principaux :

  • Une gestion des congés et absences affinée et simplifiée ;
  • Une gestion analytique du temps de travail aisément exploitable ;
  • Une meilleure gestion des heures supplémentaires ;
  • Une gestion des ressources optimisée.

Du fait de son activité, l’ADT doit gérer de manière spécifique les dépassements d’heures et les déplacements de ses collaborateurs. Il fallait donc identifier clairement ces temps, dits « spéciaux », dans le logiciel pour une gestion optimisée et une mise en conformité par rapport à la législation.

« Nous avons des missions très différentes les uns des autres avec beaucoup d’horaires de travail distincts. Il était nécessaire de se doter d’un outil qui puisse à la fois proposer un agenda partagé et permettre une meilleure gestion des temps. »

Cette problématique était partagée par d’autres clients d’Eurécia, aussi une évolution logicielle a été cofinancée et actée sur le module temps et activités.

 

Une évolution essentielle à deux titres pour le fonctionnement des services :

  1. Suivi pour les heures supplémentaires.

« Pour éviter l’accumulation des heures supplémentaires au fil de l’eau, celles-ci sont désormais qualifiées en « régularisation horaire » et basculent automatiquement, à validation de la feuille de temps, dans un compteur de récupération ».

  1. Création d’un temps spécial « déplacement ».

 « Dans le cadre du CHSCT nous voulions identifier précisément les temps de déplacements de nos collaborateurs. Les risques routiers étant à prendre en compte, il fallait comptabiliser facilement ce temps de travail passé dans les transports. Aujourd’hui, cela nous donne une information très intéressante et nous permet de réaliser des statistiques internes. ».

Des synthèses pour un meilleur suivi de la performance  

L’agence de développement touristique de l’Ardèche dépend en partie de fonds publics. Comme 60 % du budget est relatif à la masse salariale, il est primordial de présenter des données consolidées et fiables lors des assemblées générales. Les rapports édités via le logiciel permettent de simplifier ce travail de synthèse. En montrant l’analyse du temps de travail réalisé dans Eurécia, l’ADT justifie très facilement ses dépenses en liant directement le travail des collaborateurs aux actions de la stratégie touristique départementale.

 

De la même façon, en fin d’année, une synthèse est réalisée sur les activités des collaborateurs. Elle permet de mieux planifier l’activité et d’ajuster en fonction des besoins.

Cet ajustement des missions est un très grand avantage à la fois pour la structure qui maîtrise ses dépenses et pour le manager qui bénéficie d’une meilleure visibilité sur la répartition des activités et peut faire évoluer les fiches de poste. Quant aux collaborateurs, ils obtiennent une vue sur leurs performances d’une période à une autre, ce qui était impossible jusqu’alors.

 

« Eurécia se révèle être un véritable outil de management qui au-delà, implique chaque collaborateur dans la gestion de son temps de travail» conclut Pascale Sérole.