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Comment internaliser la paie ? Le guide complet
Qu’est-ce que l’internalisation de la paie ?
Il existe deux moyens de gérer ses salaires : internaliser ou externaliser la paie. L’internalisation de la paie consiste à réaliser l’ensemble de traitement du salaire au sein même de l’entreprise.
En internalisant la paie, la question des compétences humaines se pose. Le processus de paie nécessite des connaissances approfondies en droit social et en droit du travail. À cela s’ajoute la partie technique du traitement des salaires et des cotisations sociales.
Il n’y a pas de solution unique en matière d’organisation. Tout dépend des choix stratégiques du dirigeant. Ainsi, au sein d’une entreprise, la paie peut être gérée par :
- Le dirigeant lui-même ou son conjoint : un choix fréquent au sein des TPE de certains secteurs (artisans, agriculteurs notamment)
- Un assistant administratif : un véritable bras droit du dirigeant de PME. Ce membre de l’équipe assure souvent des missions mixtes en ressources humaines et en comptabilité
- Un gestionnaire de paie : un expert des salaires, rattaché à la direction des ressources humaines. Cette organisation est fréquente dans les grands groupes ou les entreprises disposant de plusieurs établissements et d’un siège social
En raison de l’expertise requise pour gérer le système de paie, certains entrepreneurs optent pour l’externalisation de la paie. Le principe est le suivant : les données liées à la paie sont exportées vers un cabinet d’experts-comptables ou un prestataire paie pour réaliser les bulletins de salaire.
Ce procédé est un bon moyen de garantir la conformité réglementaire des bulletins. C’est une façon de se sécuriser lorsque le recrutement d’un gestionnaire de paie est impossible financièrement. En effet, les missions sociales de ce type sont plus fréquemment demandées par les organisations de moins de 20 salariés.
L’externalisation des déclarations sociales et de la paie représente un coût moindre dans l’immédiat pour une entreprise. Mais est-ce réellement le cas sur le long terme ?
Pour quelles raisons internaliser la paie ?
L’internalisation de la paie est un levier pour développer les ressources humaines de l’entreprise. En recrutant un collaborateur en charge de la paie, vous vous donnez les moyens de structurer la gestion des ressources humaines de votre organisation.
En pratique, l’assistant RH ou le gestionnaire de paie peut assurer de nombreuses missions dédiées à la gestion du personnel : suivi du plan de formation, demandes de subrogation auprès des caisses d’assurance maladie, préparation des entretiens professionnels.
Le fait d’internaliser la paie envoie un signal fort aux salariés de l’entreprise. Les employés se sentent rassurés dans leur fonctionnement quotidien lorsqu’ils peuvent s’adresser directement à un technicien en cas de problème sur le bulletin de salaire.
En réalisant les paies en interne, vous réduisez le coût des réajustements journaliers concernant les variables. Un processus de paie bien établi n’empêche pas la gestion des informations de dernière minute : une absence pour arrêt maladie, un accident du travail à déclarer. Les navettes peuvent être nombreuses en cas d’effectif important.
Définir le cahier des charges de l'internalisation de la paie
Avant de penser aux moyens à allouer pour structurer la gestion de la paie en interne, prenez le temps de vous demander quels sont les besoins de votre entreprise. Dans l’idéal, l’internalisation de la paie repose sur deux facteurs complémentaires : les compétences humaines et les moyens techniques. Or, il est possible que votre budget ne vous permette pas un déploiement complet de moyens.
Le cahier des charges vous permet de clarifier votre projet de transformation de la paie. Il consiste à définir vos attentes en gestion de la paie. Pour cela, le cahier des charges répond à une logique progressive :
- Décrire l’existant en matière de paie (contexte de l’entreprise, effectif, moyens utilisés actuellement)
- Dresser la liste des besoins (définir les manques au regard de la situation actuelle)
- Se projeter dans les solutions (moyens humains, moyens technologiques)
- Calibrer le projet en fonction des moyens financiers (priorisation des solutions)
Créer un service de paie interne à l’entreprise
Si vous mettez en place un service de paie en interne, vous avez besoin de passer en revue les ressources existantes. Différentes options s’offrent à vous pour structurer vos RH :
- Recrutement d’un nouveau salarié en charge de la paie
- Evolution des missions d’un collaborateur déjà en poste
Quelle que soit la solution retenue, l’élaboration d’une fiche de poste permet de projeter les compétences visées et les éventuels besoins en formation.
bon à savoir : la gestion de la paie est-elle réglementée au niveau professionnel ?
Le gestionnaire n’est pas une profession réglementée. Pour autant, l’obtention du titre professionnel de gestion de la paie inscrit au RNCP vous garantit la présence de compétences socles.
Investir dans un SIRH pour gérer la paie en interne
L’automatisation du processus de paie est un moyen pertinent pour organiser la paie en interne. Cette solution est adoptée par la majorité des entreprises, quelle que soit leur taille. Pour les grandes sociétés, ce moyen soulage les gestionnaires de paie au quotidien. Les tâches répétitives sont réduites au profit de missions plus importantes.
Pour les petites entreprises, l’investissement dans un logiciel de paie est la première pierre à l’édifice de l’internalisation. Le coût de l’abonnement auprès d’un éditeur de logiciel est nettement inférieur à celui d’un recrutement d’un personnel dédié à la paie.
Par ailleurs, le recours à un logiciel d’automatisation de la paie garantit la conformité réglementaire des salaires. C’est la raison pour laquelle Eurécia propose son logiciel de paie tout-en-un.
N’importe quelle personne en interne se voit le travail facilité en utilisant ce système capable de traiter la paie de A à Z : du calcul du salaire à la transmission de la DSN. Un véritable allié des TPE et des PME !