Entretien professionnel obligatoire : un bilan du parcours professionnel du salarié

La vie professionnelle d'un salarié est accompagnée de différents entretiens pour mieux appréhender le parcours du collaborateur, ses besoins en formation, ses perspectives d'évolution.

Si l'entretien annuel est vivement recommandé, l'entretien professionnel, lui, est obligatoire. Instauré depuis 2014, il est un incontournable pour toute entreprise. Peu importe sa taille, son activité, l'employeur doit nécessairement le mettre en place pour tous ses salariés. Cet entretien individuel obligatoire implique également le personnel dans sa position au sein de l'entreprise.

Alors, l'entretien professionnel : quels devoirs pour l'employeur ? Quel est son objectif ? Et comment le préparer ?

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Sommaire

Entretien professionnel obligatoire : qu'est-ce que c'est ?

La loi n° 2014-288 du 5 mars 2014 a mis en place l'entretien professionnel. La loi n° 2017-771 du 5 septembre 2018 est venue compléter les dispositions. L'article L6315-1 du Code du travail en définit les grandes lignes, mais une convention ou un accord collectif peuvent en ajuster les contours. En quoi consiste-t-il ? Qui est concerné ?

En quoi consiste l'entretien professionnel obligatoire ?

L'entretien professionnel est un rendez-vous exigé entre l'employeur et chaque salarié. C'est un entretien individuel qui a lieu tous les 2 ans. À cette occasion, il est fait un bilan de la carrière du salarié au sein de l'entreprise, de ses perspectives d'évolutions et de ses besoins en formation professionnelle. L'employé doit recevoir toutes les informations utiles sur la VAE (Validation des acquis de l'expérience professionnelle). L'employeur doit également fournir les renseignements sur l'activation du compte personnel de formation (CPF) et les possibilités de financement par l'entreprise.

Tous les 6 ans, l'entretien individuel revêt la forme d'un état des lieux du parcours professionnel du salarié. L'occasion de s'assurer que le salarié a bénéficié des entretiens professionnels obligatoires. C'est également un moyen de vérifier qu'il a au moins suivi une action de formation ou qu'il a acquis une certification et surtout qu'il a profité d'une progression salariale ou professionnelle.

Qui sont les salariés et les entreprises concernés par ces entretiens professionnels ?

Cette obligation concerne toutes les entreprises, quelle que soit leur taille. De la même manière, elle vise tous les salariés. Peu importent les contrats : CDI, CDD, contrat d'apprentissage, contrat de professionnalisation, etc.

Entretien professionnel et entretien d'évaluation : quelles différences ?

L'entretien professionnel est à distinguer de l'entretien d'évaluation. En effet, l'entretien professionnel a pour but de vérifier le projet professionnel en matière de qualification et d'emploi. Au contraire, l'entretien annuel est un bilan des compétences et des objectifs du salarié au poste qu'il occupe. Ils doivent donc être démarqués, même si l'entretien professionnel peut faire suite à l'entretien d'évaluation.

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Entretien professionnel obligatoire : comment se déroule-t-il ?

Lors de cet entretien individuel, le manager du salarié ou bien une personne des ressources humaines représente l'employeur. Ce doit être une personne qui a connaissance des postes de l'entreprise. Elle doit aussi être en mesure de mettre en place des perspectives individuelles de formations et de développement.

La préparation de l'entretien professionnel pour évaluer le parcours du salarié

L'entretien professionnel demande une préparation afin de connaître le parcours du salarié et de mettre en place un plan de formation. L'employeur est tenu de respecter certaines formalités avant tout entretien.

Les obligations de l'employeur avant tout entretien

L'article L6315-1 du Code du travail rappelle que l'entreprise a l'obligation d'informer le salarié dès son embauche qu'il peut bénéficier d'un tel entretien. Cela peut être une clause dans son contrat de travail, une note de service, un guide de bienvenue, etc.

La fréquence des entretiens professionnels obligatoires dans une entreprise

Les entretiens professionnels obligatoires doivent avoir lieu tous les 2 ans. Cependant, l'employeur doit systématiquement le proposer aux salariés qui reprennent leur emploi. Cela concerne le retour :

• D'un congé maternité.
• D'un congé d'adoption.
• D'un congé sabbatique.
• D'un arrêt de longue maladie.
• De l'exercice d'un mandat syndical.
• D'un congé parental.
• D'une période de mobilité volontaire sécurisée.

Ce sont les situations pour lesquelles le contrat de travail a été suspendu.

Enfin, tous les 6 ans l'état des lieux récapitulatif du parcours professionnel du salarié doit être réalisé.

Comment préparer l'entretien professionnel obligatoire ?

En pratique, l'employeur adresse une convocation aux salariés concernés au moins un mois avant l'entretien. Ce courrier fixe la date, l'heure et le lieu. Il doit nécessairement se dérouler pendant les heures de travail effectives et dans les locaux de l'entreprise. Le salarié peut de son côté préparer son entretien. Il est conseillé de fournir une trame d'entretien professionnel sur laquelle le collaborateur pourra s'appuyer pour préparer son entretien. 

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L'employeur peut ensuite préparer un dossier sur le parcours du salarié dans l'entreprise et lister les perspectives de développement possibles. Il va ensuite déterminer quels sont les moyens pour atteindre cette progression (VAE, bilan de compétences) et se renseigner sur les formations envisageables.

Les questions abordées au cours de l'entretien professionnel entre l'employeur et le salarié

L'entretien professionnel individuel peut se dérouler en plusieurs étapes :

• Présentation des objectifs de l'entretien et résumer de celui réalisé il y a 2 ans.
• Point avec le salarié sur les 2 années en matière de formation et d'actions.
• Identifier les compétences maîtrisées et celles qui peuvent progresser en s'aidant de ses différentes activités professionnelles et de son poste actuel.
• Exposer les besoins et le projet de l'entreprise que le salarié peut étudier.
• Définir avec le salarié son projet professionnel (évolution, changement d'emploi, etc.).
• Envisager un plan d'action pour y parvenir.

À l'issue de l'entretien, un rapport écrit doit être transmis. Cela peut être un compte rendu, une grille de synthèse, etc. Une copie doit obligatoirement être remise au salarié (article L6315-1 du Code du travail).

 

Absence d'entretien professionnel : quelles sanctions pour l'employeur ?

L'entretien professionnel des 2 ans est impératif, de même que l'état des lieux tous les 6 ans. Lorsque le salarié n'en a pas bénéficié au cours de ces 6 années, ainsi que d'une action de formation non obligatoire, des sanctions s'appliquent. En effet, une entreprise de plus de 50 salariés est tenue d'abonder le CPF (compte personnel de formation) du salarié de 3 000 €. Les entreprises de moins de 50 salariés sont également soumises à une obligation de formation (adaptation et maintien du salarié dans son emploi) et peuvent recevoir une condamnation.

Inversement, le salarié peut refuser de se rendre à son entretien. Comment doivent agir les entreprises ? Rien n'empêche le service des ressources humaines d'adresser une nouvelle convocation au salarié. En revanche, il est préférable d'obtenir un écrit de sa part. L'employeur peut ainsi justifier pourquoi les entretiens n'ont pas eu lieu et éviter toutes sanctions. En revanche, la convention ou l'accord collectif peut prévoir une sanction à l'égard du salarié.

 

Quel est l'objectif des entretiens professionnels obligatoires ?

L'entretien professionnel est un outil intéressant à la fois pour l'entreprise et pour les salariés. En effet, il permet de veiller aux compétences des salariés d'occuper un poste. C'est le moment propice pour faire un bilan avec le salarié sur ses aptitudes, ses souhaits de progression et ses besoins de formation. Il est ainsi impliqué dans la construction de sa vie professionnelle et peut mettre en avant sa motivation.

Dans l'ensemble, l'entreprise est en capacité de mesurer la contribution du CPF individuel à la politique générale de formation. Enfin, c'est un outil pour la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences.

L'entretien professionnel obligatoire n'a pas le même objectif que l'entretien annuel d'évaluation. Il vise à vérifier l'adéquation en matière de qualification et d'emploi. C'est un outil nécessaire pour l'activité de l'entreprise, la gestion des ressources humaines, mais aussi pour le projet professionnel du salarié.
 

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