Comment bien choisir un logiciel SIRH ?

 

Les services RH n’ont plus seulement une dimension administrative et sont maintenant au cœur de la gestion du capital humain de l’entreprise. Pourtant aujourd’hui, les actions administratives monopolisent encore l’essentiel de leur temps. Avec ses nombreux avantages, le SIRH accompagne les RH dans leur digitalisation tout en offrant un gain de temps et de fiabilité qui permet aux services RH de se concentrer sur les collaborateurs, leur épanouissement individuel, et la performance collective

Dans ce projet de transformation numérique, le SIRH n’est pas un outil complexe, au contraire : il permet de simplifier la vie des salariés. Pour autant, le choix de la solution doit se faire sur la base des spécificités de chaque entreprise et nécessite pour cela un état des lieux des processus actuels afin de faire émerger les besoins des différents acteurs. A ces besoins correspondent des fonctionnalités qui, une fois listées, vont permettre de comparer et choisir un logiciel SIRH adapté. 

 

1. L’état des lieux du projet SIRH 

Un état des lieux de l’entreprise est la première étape à réaliser avant de choisir un logiciel SIRH. La structure hiérarchique, les échanges entre services, le rôle des managers, les collaborateurs qui ont un rôle RH... il est essentiel de mettre à plat l'ensemble des données structurelles de l’entreprise afin de cibler les acteurs qui seront impliqués dans la mise en place du SIRH. Cette analyse de l’organigramme de l’entreprise doit également permettre de faire ressortir les points forts et les points faibles des différents processus. Pour faire émerger les particularités de l’écosystème interne, il faut se poser les bonnes questions : 

  • Avec qui interagissent les managers ? 
  • Où se situent les acteurs RH dans l’organigramme ? 
  • Quels sont les processus inhabituels ou spécifiques à l’entreprise ? 
  • Comment communiquent les collaborateurs ? 
  • Quelles sont les solutions de gestion RH actuellement en place ? 
  • Y a-t-il des collaborateurs déjà sensibilisés à un SIRH ? 

Cette évaluation doit rendre compte des données initiales dans le choix d’un logiciel SIRH, à savoir les acteurs décisionnaires dans le processus, les connaisseurs et les particularités des pratiques RH à l’interne. Elle doit également permettre de lister les problématiques et les processus contraignants qui seront décisifs dans le choix du SIRH.   

Il s’agit finalement de réaliser une cartographie de l’organisation et des outils utilisés, en se concentrant sur les processus RH de l’entreprise avec comme points d’entrée les usages, les fréquences, le rôle des outils, les automatisations en place et les populations de collaborateurs associées. 

 

2. Les besoins du projet SIRH 

Après avoir identifié les acteurs d’un projet SIRH au sein de l’entreprise, ces derniers doivent compiler les besoins et attentes sur le sujet. De quoi ont besoin les collaborateurs ? Quelles sont les limites des processus actuels ? Quelles sont les actions chronophages ? En s’appuyant sur ce type de question, les besoins vont apparaitre. Et face à chaque besoin, c’est une fonctionnalité que le logiciel SIRH doit intégrer. 

Tous les collaborateurs sont à même d’exprimer des besoins qui leurs sont propres. Les responsables RH ont notamment besoin de réaliser de nombreuses actions administratives et légales et souhaitent gagner du temps. Prenons l’exemple des notes de frais : 

  • Le besoin de la PME : gérer les notes de frais de ses salariés commerciaux. 
  • Le processus actuel :  
    • L’assistante RH court après les justificatifs de frais. 
    • Le suivi est fait avec un tableur Excel qui n’est pas facilement exploitable. 
    • Le service comptable est souvent sollicité, il y a de la re-saisie. 
    • Générer un rapport de suivi spécifique est fastidieux avec Excel... 
    • .. ce qui rend le contrôle des dépenses assez complexe. 
    • Pour les cas particuliers, ça prend toujours beaucoup de temps. 
  • Les problèmes :  
    • Il manque toujours quelques justificatifs. 
    • Il y a parfois des erreurs de saisie. 
    • L’assistante RH est sollicitée à tout moment. 
    • Le suivi n’est pas optimal. 
    • Intégrer les évolutions légales au tableur Excel est un cauchemar. 
    • Les notes de frais coûtent cher en temps et gestion. 
  • Les attentes fonctionnelles du logiciel SIRH : 
    • Simplifier les procédures de gestion des notes de frais... 
    • … en impliquant notamment les commerciaux dans le processus. 
    • Eviter les re-saisies (interopérabilité avec le logiciel de paie). 
    • Respecter le cadre légal. 
    • Obtenir des rapports personnalisables. 
    • Répondre à des cas particuliers comme les devises ou les frais kilométriques. 

Cet exemple d’analyse des besoins fait ressortir les grands axes d’améliorations et les attentes fonctionnelles qui doivent aider l’entreprise à choisir un logiciel SIRH en adéquation avec ses exigences. 

 

3. Comparer différents logiciels SIRH 

La comparaison des solutions SIRH existantes est la dernière étape avant de choisir l'outil qui va accompagner la digitalisation des RH de l’entreprise. C’est une étape essentielle qui doit permettre d’identifier les logiciels SIRH en adéquation avec les besoins. Elle peut se faire avec l’aide d’une grille d’évaluation fonctionnelle afin de s’assurer que les solutions testées répondent bien aux attentes. 

Les SIRH fonctionnent pour la plupart en modules que l’on va pouvoir associer pour créer une solution évolutive, à la fois adaptée aux besoins actuels, et à ceux à venir. Avant de choisir un logiciel SIRH, c’est la solution dans son ensemble qui doit être analysée :  

  • Qui est l'éditeur ? Depuis quand est-il présent sur le marché ? 
  • Quelles garanties y a-t-il sur la confidentialité et la sécurité des données ? 
  • Quelles répercussions ont les actions de maintenance et de mises à jour ? 
  • Quel est le niveau d’interopérabilité proposé ? 
  • A quel point l’offre est-elle évolutive ? 
  • Existe-t-il un support technique ou un service client ? 

 

 

Eurécia est un logiciel SIRH à la carte qui permet de gagner du temps sur les tâches administratives, et est parfaitement adapté aux besoins des PME.