Planning congés : informations, astuces et modèle Excel

Gérer les congés d’une équipe est une tâche chronophage pour le manager. Il doit veiller à disposer toujours des ressources suffisantes pour maintenir l’activité du service tout en offrant des conditions justes pour tous les collaborateurs. Cela demande une organisation à toute épreuve. Heureusement, Excel est un outil très pratique pour créer rapidement un planning de congés pour votre équipe. Avec quelques connaissances, il offre des fonctionnalités intéressantes pour vous faire gagner du temps.

Qu'est-ce qu'un planning congés ?

Le planning congés est un document qui indique les temps de repos et de congés des employés d’une entreprise. Le planning congés peut avoir l'aspect d'un calendrier, d'un agenda, d'un tableau par catégorie de congés, par secteur au sein de l’entreprise, etc.
Le planning congés peut être géré et diffusé de façons diverses :

format papier (affichage dans l'entreprise)
format digital (Excel, ...)
logiciel SIRH (Système d'Information Ressources Humaines)

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Dites adieu aux demandes de congés sur post-it ou entre 2 portes

À quoi sert un planning congés ?

Le planning congés est un outil informatif pour l’entreprise. Il facilite le suivi des congés donnés aux salariés. Ce tableau poursuit les objectifs suivants :

Assurer aux salariés une bonne visibilité sur la période de prise des congés. L'employeur est tenu d'informer le personnel de la période de prise des congés au moins 2 mois avant son ouverture (article D3141-5 Code du travail)
Fixer l'ordre des départs. L’ordre des départs en congés est communiqué à chaque salarié un mois avant son départ (article D3141-6 du Code du travail)
Modifier les dates de congés fixées
Faire respecter les dates de congés par le personnel
Reporter les congés non pris
Pallier les absences

Comment faire un planning congés ?

Pour faire un planning congés, l'employeur ou le service des ressources humaines doit intégrer les impératifs suivants.

La liste des salariés avec le nombre de jours de congé disponibles
La politique de vacances de l'entreprise. Cette politique de congés fixe le nombre maximum de semaines de congé consécutives. Elle établit également le nombre maximum de salariés en congé simultanément et l'ordre de priorité des demandes de congés
La date limite de demande de congés
La validation des congés
La recherche de remplaçants, le cas échéant

Comment faire un planning congés sur Excel ?

Pour créer un planning congés, l'entreprise peut utiliser un outil de gestion dédié centralisant les demandes de congés des salariés. Dans le cadre d'une TPE, le planning congés peut revêtir un format à deux ou trois colonnes mentionnant le nom des salariés, les dates de congés, le solde de congés disponible. Elle peut également utiliser un modèle Excel tel que :

le tableau Excel planning de travail, congés et absences. Outre l'élaboration du planning de travail, ce tableau permet de planifier des périodes de congés et d'absences du personnel.
Le tableau Excel gestion de congés. L'onglet calendrier permet de référencer les périodes de congés des salariés. L'onglet soldes permet d'entrer le nom des employés avec le solde de congé disponible.

Faciles à utiliser, les différents types de modèle de planning congés Excel montrent cependant leurs limites rapidement. En effet, ces tableaux exigent de multiples opérations, sources d'erreurs potentielles. Les mises à jour en temps réel et les interactions salariés/managers/RH y sont inexistantes, contrairement au logiciel congés.

Les différentes catégories de congés à inclure dans votre planning

Pour être le plus précis possible, votre planning doit préciser le type de congé pris par le salarié. De cette manière, vous pourrez tenir un compte exact des droits au repos de chacun.

Voici la liste des différents congés existants :

Congés payés : tout salarié a le droit à des congés payés à hauteur de 2,5 jours ouvrables par mois de travail effectif.
Congés maladie : il s’agit d’un arrêt de travail à la suite d’une maladie ou d’un accident.
Congés maternité, paternité ou tout autre congé lié aux enfants : ces jours de repos permettent aux parents ou futurs parents de s’occuper de leurs familles.
Congés sans solde : congé pris par accord amiable entre l’employeur et le salarié au-delà du nombre de jours de congés payés.
Congés spéciaux : il s’agit de congés pris en charge par l’employeur dans des situations spéciales (mariage, enterrement, déménagement…). Ces jours sont librement décidés par l’employeur.
Congés d’ancienneté : il s’agit de repos supplémentaire accordé par l’employeur pour récompenser l’ancienneté de ses collaborateurs.
RTT (Réduction du temps de travail) : il s’agit de repos supplémentaire pour les heures effectuées au-delà de 35 heures par semaine.
Absence injustifiée : il s’agit de la non-présence d’un salarié sans raison.
Jours fériés : ce sont des jours chômés et rémunérés.

Infographie des différentes catégories de congés existantes

Comment gérer un planning congés ?

Avec la simplification des obligations d’affichage, la gestion et la communication du planning congés s'adaptent aux médias modernes. La digitalisation du planning des congés tend à se généraliser. Cette gestion moderne à l’aide d'un logiciel congés et absences affiche de nombreux avantages pour les différents acteurs de l'entreprise : salariés, managers, ressources humaines.

Gestion digitale du planning des congés : les avantages pour le salarié

Du côté salarié, la digitalisation d'un congé simplifie les actions suivantes :

Consultation du planning des absences de façon autonome
Vision globale du planning congés et adaptation de la demande en fonction
Notification du statut de la demande de congé dès que la décision est rendue
Mise à jour en temps réel du solde de congés payés, RTT, récupération, etc.
Simulation prévisionnelle des droits acquis

Digitalisation du planning des congés : les avantages pour les managers

La gestion numérique du planning congés présente également des atouts pour le manager :

Notification automatique des demandes de congé des collaborateurs
Visualisation du planning de l'équipe en temps réel
Validation des demandes en ligne

Digitalisation du planning des congés : les avantages pour les RH

Au niveau des RH, la gestion digitale du planning congés facilite les opérations suivantes :

Exportation automatique des données vers la paie en fin de mois
Simulation prévisionnelle des droits acquis
Suivi des indicateurs RH : taux d’absentéisme, type d’absences, etc.

Infographie : comment gérer un planning de congés

FAQ : Modèle de plannings de congés Excel

Quels sont les avantages d'utiliser un modèle de planning de congés au format Excel ?

Tout d'abord, il permet de visualiser clairement les congés de l'équipe. Sur un écran, le manager peut identifier d'un coup d'œil le statut de chacun de ses collaborateurs au jour le jour. Cela lui permet de s'organiser au mieux ou de moduler les poses de congés en fonction de la situation réelle.

Ensuite, Excel est un outil facile à utiliser. Il n'est pas nécessaire de maîtriser les formules ou les macros pour s'en servir. La fonction planeur est accessible à tout le monde sans compétence particulière. Le manager peut donc aisément effectuer :

Des modification du planning : ajout d'un salarié, changement de code couleur, etc. ;
Des mises à jour :jour de congé accepté, congé maladie d'un salarié, absence imprévue...

Le calcul des congés est complexe pour suivre le nombre de jours dévolus à chacun. Il est possible d'automatiser certains calculs. De cette manière, les employés ou leur manager savent toujours où ils en sont. Cette fonctionnalité peut éviter des erreurs humaines.

Le planning des congés Excel peut contenir une colonne sur le motif du congé. De cette manière, le manager conserve un historique des congés de son équipe. Il peut même utiliser ces données pour mettre en place des mesures visant à optimiser la productivité ou la présence de son équipe.

Quelles sont les bonnes pratiques pour structurer votre planning de congés ?

Le planning des congés Excel est très utile au sein d'une équipe à une condition : d'être utilisé par tous. Pour vous assurer de l'engagement de vos collaborateurs pour cette démarche, il existe des bonnes pratiques à suivre.

La première est d'utiliser un code couleur pour distinguer les différents congés. De cette manière, chacun peut connaître en quelques secondes les effectifs de l'équipe, mais également les raisons des absences. La transparence est une preuve de confiance appréciée des salariés. Il n'est toutefois pas nécessaire de fournir des informations plus précises (cause du congé maladie, par exemple). Il s'agit de données confidentielles.

La seconde est d'inclure une zone de commentaire pour permettre à vos collaborateurs de vous communiquer des informations (par exemple, départ à 16 heures le jour des congés) ou des demandes. Enfin, il est intéressant d'utiliser les filtres Excel pour avoir une image micro de la situation de l'entreprise (congés pour un département, pour une équipe, pour un employé).

Comment personnaliser votre modèle de planning de congés ?

Nous mettons à votre disposition un modèle de planning de congés Excel gratuitement. Cet outil vous permettra de suivre les absences de vos collaborateurs au quotidien.

Pour vous approprier le fichier Excel, il est tout à fait possible de le personnaliser. Pour commencer, vous pouvez modifier le type de police, la taille des caractères ou la couleur des cases. Pour engager vos collaborateurs dans cette procédure, il est préférable de leur présenter un planning facile à utiliser, compréhensible et agréable à regarder.

Il existe beaucoup d'autres possibilités de personnalisation. En voici quelques exemples :

Ajouter une colonne pour indiquer la durée du congé ;
Ajouter une colonne pour indiquer le département concerné ;
Apposer le logo de votre entreprise en en-tête du document ;
Créer un code couleur pour les différents types de congés ;
Exécuter une formule pour prendre en compte un aspect de votre politique interne de congés ;
Ajouter un lien vers le formulaire de deamande de congé ;
Dédier un deuxième onglet pour préciser les différentes règles à respecter en matière de congés.

Comment diffuser un planning de congés ?

Le planning des congés est communiqué à chacun des employés par tout moyen. En clair, l'employeur n'est plus tenu à l'obligation d'affichage sur les lieux de travail. Il peut porter les informations à la connaissance des salariés via :

intranet ;
e-mail ;
lettre recommandée.

Ce format de communication permet d'informer plus facilement :

les salariés itinérants ;
les employés en télétravail ;
le personnel en mission chez des clientsn etc.

Cette mesure est valable en matière de congés payés pour :

la période de prise des congés ;
l'ordre des départs en congés.

En matière de congé collectif hebdomadaire, l'obligation d'affichage persiste si le congé n'est pas donné le dimanche.

L'employeur peut mixer affichage du planning congés et gestion de l'information par tout moyen lorsque les salariés ont un accès limité au réseau informatique.

Comment utiliser les formules d'Excel pour automatiser votre planning de congés ?

Pour faciliter la gestion des congés au sein de votre entreprise, vous pouvez vous reposer sur les formules d'Excel. Elles permettent d'automatiser certaines règles de calcul afin de gagner du temps ou d'éviter les erreurs humaines.

La première fonction Excel à votre disposition est la formule SUM. Elle se présente sous la forme : =SUM (xx:xx). Elle permet d'ajouter plusieurs valeurs entre elles sans avoir à effectuer le calcul à la main. Grâce à elle, vous pouvez connaître en temps réel le total des congés pris par un employé, par un service ou par l'entreprise. Toutes les modifications effectuées dans le tableur seront prises en compte automatiquement.

La fonction COUNTIF est une formule statistique d'Excel. Elle est utilisée pour compter le nombre de cases correspondant à un critère spécifique. Sa syntaxe est la suivante : COUNTIF (range, criteria). Elle peut être utilisée pour :

Connaître le nombre de salariés en congés maladie à un moment T ;
Savoir combien de collaborateurs d'un service sont en congés au même moment ;
Réaliser une statistique sur l'absentéisme au sein de l'entreprise.

Quelles sont les erreurs courantes à éviter lors de la création ou de l'utilisation d'un planning de congés sur Excel ?

Pour vous aider à vous servir au mieux du modèle de planning des congés Excel, voici les erreurs courantes à éviter.

Lors de la création du fichier sur Excel

Les formules sont très efficaces pour vous simplifier la vie. Il faut toutefois vérifier si elles s'appliquent correctement. Avant de sauvegarder le fichier, vérifier bien :

La syntaxe de la formule ;
Les références de la formule (elle doit viser toutes les cases concernées et non pas seulement une partie).

Il est également important de vous assurer des accès donnés. Chaque salarié doit pouvoir consulter le document. À vous, ensuite, de choisir si vos collaborateurs ont le droit de modifier le document ou non.

Lors de l'utilisation du fichier Excel

Une erreur de formule peut aussi apparaître au moment de la modification d'un champ ou de la mise à jour du planning. Il peut être utile de vérifier vos formules après un gros changement de planning.

Pour être réellement efficace, votre planning Excel doit être mis à jour quasi quotidiennement. N'oubliez pas d'ajouter chaque nouveau collaborateur à son arrivée et d'enlever les personnes quittant l'entreprise. Enfin, il est essentiel de réaliser des sauvegardes régulièrement pour ne pas perdre vos données ou votre historique.