Digitalisez vos entretiens avec ZEN by Eurécia

  • Février 2019

Qui est concerné par cette évolution ? 

Toutes les sociétés clientes de l'offre ZEN by Eurécia bénéficient de cette évolution. 

Désormais, le module Entretiens est inclus par défaut dans votre logiciel RH.

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ZEN by Eurécia

Bonne nouvelle : ce module supplémentaire est offert ! Le montant de votre abonnement ne change pas. 

A noter : tant que l'administrateur n'ouvre pas l'accès aux utilisateurs, ce nouveau module n'est pas visible pour eux. L'utilisation du logiciel n'est donc pas perturbée.
 

Pourquoi digitaliser sa gestion des entretiens avec Eurécia ?

Répondre à une obligation légale : l’entretien professionnel

Il s’agit d’un entretien à part, qui vient s’ajouter à l'entretien annuel et aux entretiens de performance ou d’évaluation que vous pratiquez peut-être déjà.

L’entreprise a l’obligation de fournir la preuve que les collaborateurs ont bien eu un entretien professionnel au cours des deux dernières années. Elle doit aussi pouvoir prouver qu’ils ont bénéficié d’actions visant à favoriser leur évolution professionnelle (formation, promotion, rémunération, etc.) au moins une fois au cours des 6 années passées.

Avec le module Entretiens d’Eurécia, vous paramétrez des alertes pour ne pas oublier d’organiser cet entretien obligatoire. Le contenu des échanges est archivé dans le logiciel, attestant de la tenue des entretiens.  

Gérez tous vos entretiens au même endroit !

En plus de l’entretien professionnel, utilisez le module pour gérer de manière collaborative vos entretiens annuels, professionnels ou tout type d’entretien que vous avez l’habitude de réaliser.

Améliorez le suivi RH de vos collaborateurs

L’historique des échanges mais aussi les objectifs fixés et l’évaluation de leur atteinte restent accessibles. Le salarié bénéficie ainsi d’une plus grande transparence sur l’évaluation de ses performances dans le temps. Managers et dirigeants peuvent également consulter les comptes rendus d’entretiens ou les objectifs, afin d’assurer un suivi à posteriori.
 

Quelles sont les possibilités offertes par le module Entretiens ?

Personnalisation des trames d’entretien

L’administrateur paramètre les questionnaires préparatoires aux entretiens. Il personnalise les différentes questions qui serviront de trame pour les échanges.

Par exemple : dans le cadre des entretiens annuels d’évaluation, Hélène, assistante de direction, définit une liste de questions spécifiques pour les collaborateurs du service commercial et une autre pour le service communication.

Pour les commerciaux, elle crée série de questions portant sur l’atteinte d’objectifs chiffrés : atteinte de l’objectif de chiffre d’affaires généré, du nombre de ventes, etc.

Les questions portant sur l’évaluation des performances des salariés du service communication portent sur le déroulement de différents projets, le respect des délais, etc.

Hélène paramètre également un jeu de questions communes aux deux services : « Comment vous sentez-vous au sein de l’équipe ou dans vos relations avec vos collègues de travail ? ».

Capture d'écran - Trame d'entretien personnalisée
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Gestion des différents types d’entretiens

De la même manière qu’il est possible de personnaliser les questions en fonction des métiers concernés, il est aussi possible de créer des jeux de questions spécifiques en fonction du type d'entretiens.

En effet, les questions posées à Jennifer lors de son entretien de reprise d’activité ne seront pas les mêmes que celles posées lors de son entretien d’évaluation.

L'administrateur  la possibilité de personnaliser les questions de 4 types d'entretiens prédéfinis : entretien annuel, professionnel, de suivi et de reprise d'activité.

Préparation des entretiens par les managers et collaborateurs

Hugo, commercial, et Jennifer, chargée de com’, répondent chacun au jeu de questions qui leur est destiné. Alain, directeur commercial, répond également aux questions adressées à Hugo de manière indépendante.

Plus précisément, il répond aux questions qu’Hélène a rendues disponibles pour lui et son collaborateur. Par exemple, il évalue l’atteinte des objectifs d’Hugo, mais ne répond pas aux questions portant sur son ressenti ou son bien-être.

Les réponses apportées par le collaborateur et son manager servent de trame et de cadre au moment de l’entretien, chacun étant libre de réagir aux réponses apportées et de les étayer si nécessaire.

Capture d'écran - Réponse aux questions de l'entretien
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Compte rendu d’entretien

A l’issue de l’entretien, le manager renseigne une réponse à chacune des questions abordées au cours de l’entretien, tout en visualisant la réponse apportée par le collaborateur ainsi que la sienne. Ces réponses ont pour but de refléter l’échange qui vient d’avoir lieu.

Ce compte rendu peut être soumis à validation aux différents participants de l’entretien. Etape nécessaire dans le cadre d’un entretien professionnel par exemple.

Capture d'écran - Conclusions de l'entretien
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Définition des objectifs à venir

Etape importante d’un entretien d’évaluation : la définition des objectifs pour l’année à venir ! Après avoir saisi le compte rendu d’entretien, Alain définit dans le logiciel les objectifs fixés d’un commun accord avec Hugo, son collaborateur.

Ces objectifs restent consultables tout au long de l’année par les principaux intéressés. Pratique !

Capture d'écran - Consultation des objectifs définis au cours de l'entretien
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Gestion des droits

En fonction de leur profil utilisateur, les collaborateurs accèdent à un niveau différent d’information.

En reprenant l’exemple précédent : Jennifer et Hugo, collaborateurs, n’accèdent qu’à leurs propres données. Alain, lui, accède à celles de l’ensemble de l’équipe commerciale. Hélène, en tant qu’administrateur du logiciel, accède à l’ensemble des données des collaborateurs.

Comment utiliser le module Entretiens ? 

Votre service clients vous a préparé plusieurs articles, afin de vous acompagner pas à pas dans le paramétrage et l'utilisation de ce nouveau module. 

Où ça ? Dans votre nouveau Centre d'aide, accessible directement depuis votre logiciel RH, en cliquant sur "Centre d'aide" en haut à gauche de votre écran.

Pour accéder aux articles dédiés au module Entretiens, suivez le guide ! 

Bénéfices

  • Respect des obligations légales, notamment en matière d’entretiens professionnels
  • Centralisation des informations relatives aux entretiens au sein de votre logiciel RH
  • Historique des échanges et objectifs fixés accessible à tout moment
  • Gain de transparence dans le suivi RH de vos collaborateurs
  • Inclus dans votre abonnement ZEN by Eurécia, sans frais supplémentaire
     

Pour aller plus loin…

Vous souhaitez en savoir plus sur les différents types d’entretiens, les obligations légales ou les bonnes pratiques en la matière ? Retrouvez ci-dessous une sélection d’articles sur le sujet, concoctée par notre chargée de com’ préférée !