Le dossier salarié : les obligations légales et documents associés

En tant que gestionnaire, vous êtes tenu de :

• Informer vos collaborateurs de la convention collective applicable à l'entreprise, au moment de l'embauche

Vous devez également faire en sorte qu’ils puissent la consulter, si besoin, dans l’entreprise. La convention collective doit aussi être mentionnée sur chaque bulletin de salaire.

• Mettre en place un règlement intérieur et le tenir à jour

Le règlement intérieur est obligatoire si votre entreprise compte 20 salariés ou plus, depuis 6 mois consécutifs. Ce règlement précise un certain nombre d'obligations en matière d'hygiène, de sécurité ou de sanctions. Attention, la loi définit précisément son contenu.

• Détenir les fiches médicales d'aptitude de vos collaborateurs

​Le médecin du travail établit lors de la visite périodique de vos collaborateurs, une fiche médicale d'aptitude. Ces fiches sont à présenter à tout moment à l'inspecteur du travail ou au médecin inspecteur du travail, à leur demande. Pour être incollable sur les obligations liées à la visite médicale des salariés, découvrez notre mémo RH.

Vous devez également tenir les registres suivants :

• Registre unique du personnel

Il n’y a aucune obligation de forme mais les éléments doivent être inscrits de façon à ne pas pouvoir être supprimés. Le registre unique du personnel sert à lutter contre le travail non déclaré. C’est pourquoi aucune modification ne doit être possible. Les fichiers Excel par exemple, sont à bannir.

Votre registre unique du personnel est laissé de côté ? Téléchargez gratuitement notre modèle et gardez-le toujours à jour !

• Registre des conventions de stage

​Si vous accueillez des stagiaires, vous devez tenir à jour un registre spécifique des conventions de stage, séparé du registre unique du personnel.

• Registre des délégués du personnel

​La loi n'impose pas de rédiger de compte-rendu des réunions avec les délégués du personnel. Par contre, vous devez tenir un registre listant les demandes des délégués ainsi que les réponses de l’employeur.

• Registre du travail par équipe

​Lorsque vos collaborateurs travaillent par équipe en relais, par roulement ou en équipes successives, vous devez tenir un registre indiquant les horaires et la liste nominative des salariés qui composent ces équipes. Ce registre doit être à jour en permanence. 

• Registre des accidents bénins non déclarés

Il permet d'inscrire les accidents qui n’entraînent ni soins, ni arrêt de travail et aucune prise en charge par la Sécurité Sociale. Le registre est fourni par la CPAM et dispense de la déclaration d'accident auprès de la caisse.

• Registre des repos hebdomadaires particuliers

​Dans les entreprises attribuant des jours de repos hebdomadaires par roulement par exemple, un registre doit répertorier les jours de repos pris par les collaborateurs.

Le Portail RH Eurécia et les modules de gestion des congés et absences, notes de frais et de suivi des temps et activités, remplissent automatiquement et de façon dématérialisée, la majorité de ces obligations. Cette aide permet à vos collaborateurs de gagner en souplesse et en fluidité dans la gestion administrative. Elle donne aussi à vos équipes, la possibilité de s’investir dans des tâches à plus forte valeur ajoutée.