Comment calculer les frais kilométriques ?

Les véhicules personnels utilisés à des fins professionnelles par les collaborateurs ou le dirigeant, font l’objet de remboursement de frais. L’entreprise reverse alors, une indemnité compensatoire, appelée indemnité kilométrique. Cette indemnité est évaluée forfaitairement par l’administration fiscale qui édite à cet effet, un barème appelé « barème kilométrique ». Celui-ci ne s’applique qu’aux véhicules personnels des salariés ou du dirigeant.

Le principe

L’indemnité kilométrique prend en considération les charges liées à l’usure du véhicule, à sa réparation et son entretien, aux frais de carburant, à l’achat de casques et protections (pour les 2 roues), aux dépenses en pneus et en primes d’assurance. Elle ne prend en charge ni le coût d’achat du véhicule, ni les amendes. Les frais de stationnement, de parking ou encore de péage, font l’objet d’un autre type de remboursement et sont exclus des indemnités kilométriques. A condition de fournir un justificatif (factures), ces frais peuvent être remboursés en frais professionnels.

Le procédé est intéressant pour le collaborateur, dans la mesure où le remboursement des indemnités kilométriques n’est pas soumis à l’impôt sur le revenu.  Concernant le dirigeant, il sera judicieux de savoir s’il est plus intéressant pour lui, d’utiliser sa voiture personnelle et de demander cette indemnité ou de faire l’acquisition d’une voiture de fonction.

L’indemnité calculée en fonction du barème n’étant pas forfaitaire, les kilomètres parcourus à titre professionnel et qui sont à rembourser, doivent être accompagnés d’indications : dates, lieux et identité des personnes rencontrées (clients, fournisseurs, prospects, partenaires, etc). Les justificatifs doivent être remis au service comptable de l’employeur dont les services détermineront le nombre de kilomètres parcourus.

Les trois barèmes

Chaque année, l’administration fiscale édite 3 barèmes. L’un est pour les voitures de tourisme, le second s’applique « aux véhicules dont la vitesse maximale, par construction, ne dépasse pas 45 km/h et équipés d’un moteur d’une cylindrée ne dépassant pas 50 cm3 ». Il est question des scooters, vélomoteurs, etc. Le dernier barème s’applique aux motos et scooters d’une cylindrée supérieure à 50 cm3.

Le calcul

L’indemnité est calculée en fonction du nombre de chevaux fiscaux.

Chaque cheval fiscal correspond à un quota qui est à multiplier ensuite par le nombre de kilomètres parcourus.

Ainsi, à chaque véhicule utilisé par le collaborateur ou le dirigeant, correspondra un quota qui sera à multiplier par le nombre de kilomètres parcourus lors du déplacement.

C’est ce quota qui change chaque année.

Les chevaux fiscaux sont plafonnés à 7, ce qui signifie qu’au-delà de 7CV, la puissance du véhicule n’est pas prise en compte par l’administration.

Les trois barèmes peuvent être consultés sur le site de la direction générale des Finances publiques.

Enfin, il est à noter que selon la loi (Code du travail : Art. L. 3245-1), le collaborateur dispose de trois années pour fournir des justificatifs et se faire rembourser les frais engagés dans l’exercice de son travail. Par contre, sous réserve de l’indiquer clairement, l’employeur est autorisé à fixer un délai de production des justificatifs. Il peut ainsi ne pas rembourser les frais qui lui seront présentés après ce délai.