les obligations légales de l'entretien individuel en entreprise

Entretiens individuels : quelles obligations ?

L'entretien individuel (ou d'évaluation) est un rendez-vous de fin d’année, entre le manager et chacun de ses collaborateurs. Cette rencontre est l’occasion d'évaluer les compétences professionnelles du collaborateur, de repérer les dysfonctionnements éventuels et de fixer des objectifs pour l’année à venir. Si cet entretien ne figure pas dans le Code du travail, les juges encadrent la mise en place de différentes formalités qu’il convient de connaître et respecter.

La procédure de mise en œuvre des entretiens individuels

Les évaluations sont potentiellement susceptibles d’agir sur l’évolution de carrière et la rémunération des salariés tout en engendrant une pression psychologique. Celle-ci influence les conditions de travail.

C’est pourquoi :

  • Le comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) doit être consulté avant le début de l’évaluation (à défaut, l’entreprise s’expose à se voir interdire la mise en œuvre de la procédure).
  • L’avis du CHSCT doit être ensuite transmis au CE (Comité d’Entreprise) ou aux délégués du personnel

De la même façon, en cas « d’évolution importante du système d’évaluation mis en place dans l’entreprise », le CE et le CHSCT doivent être consultés. Les délégués du personnel peuvent également alerter sur des procédés d’évaluation mis en place au cours de entretiens, si ceux-ci portent «atteinte aux libertés individuelles dans l'entreprise » (Code du travail, art. L. 2313-2). 

Les obligations de l’entreprise en matière d'entretiens

  • L’information nécessaire et préalable aux entretiens :

​​« Le salarié est expressément informé, préalablement à leur mise en œuvre, des méthodes et techniques d'évaluation professionnelle mises en œuvre à son égard » (Code du travail, art. L.1222-3). A défaut d’information, le salarié peut s’adresser au juge des référés pour faire cesser le processus et réclamer des dommages et intérêts.

  • La déclaration à la CNIL du dispositif des entretiens annuels : ​

A partir du moment où des données personnelles sont collectées au cours des entretiens, dans un fichier informatique, la déclaration est obligatoire.

  • Les méthodes utilisées :

Elles doivent être pertinentes par rapport à la finalité visée. Les critères mesurant la qualité du travail du collaborateur doivent être « objectifs, vérifiables et connus du salarié ». Ils doivent respecter la dignité des personnes, s’effectuer dans le respect et ne doivent porter que sur les qualités professionnelles du collaborateur. Sont ainsi condamnables toutes les questions liées à la vie privée : appartenance syndicale, religion, sexe, âge, etc.

  • La loyauté :

L’entreprise s’engage à ce que toute demande d’information réalisée au cours de l'entretien, ou en préparaction de celui-ci, soit en lien direct avec l’évaluation des compétences du salarié.

  • Confidentialité des entretiens annuels :

L’entreprise a l’interdiction de communiquer les résultats de l’évaluation à des tiers.

Et les collaborateurs... quels sont leurs droits et obligations ?

  • Le collaborateur ne peut pas refuser l’entretien annuel. Son refus pourrait justifier un licenciement pour faute grave.
  • Il ne peut pas non plus exiger d’être assisté par un représentant du personnel lors de son entretien.
  • Il est tenu de répondre de bonne foi.
  • Il peut accéder aux résultats de son évaluation.

Un logiciel de gestion des entretiens annuels : quels avantages ? 

Répondant à ces obligations, le logiciel Eurécia automatise l’information auprès des collaborateurs en amont de l’évaluation. Le questionnaire (personnalisable) et la grille d’évaluation proposés aux salariés, reposent sur des critères objectifs et des mesures reconnues et validées.

Enfin, les conclusions rédigées à l'issue de l'entretien annuel sont visibles du collaborateur concerné dès la clôture de la campagne d'entretiens. Outre le respect des normes, tous ces éléments vous garantissent une égalité de traitement entre tous vos collaborateurs.