Mener à bien un entretien individuel

Comment mener un entretien individuel ?

L’entretien annuel d’évaluation est un outil de gestion des compétences de l’entreprise. Il a pour objectif de permettre aux managers et aux acteurs RH de mieux gérer leurs collaborateurs alors qu’il est l’opportunité, pour ces derniers, d’exprimer leurs attentes professionnelles. Si les premiers y sont très réceptifs, l’entretien d’évaluation ne remporte pas forcément l’adhésion des collaborateurs qui le trouvent souvent stressant et démotivant. C’est pourquoi les conditions de sa réussite sont à étudier soigneusement en amont. En voici tous les détails.

Clarifier les enjeux

L’entreprise doit avoir défini ses priorités et les enjeux de l’évaluation. Ceux-ci peuvent être très différents : lutte contre des dysfonctionnements, amélioration de la communication interne, accroissement des compétences ou des qualifications des collaborateurs, etc. Les analyses à mener sont alors très différentes : dans le premier cas, il est surtout question d’analyser l’activité, tandis que dans le second, l’étude de la diffusion de l’information dans l’équipe sera centrale. Dans le troisième cas, c’est l’analyse des compétences au regard des évolutions envisagées, qui prendra le pas.

Préparer le rendez-vous

Une fois les objectifs déterminés, le rendez-vous en lui-même, est à préparer.

Construire un support d’entretien en fonction des informations à collecter, est l’idéal. Ceci, tout en misant sur sa simplicité et en associant les managers à son élaboration. D’autres documents peuvent accompagner ce support : un référentiel d’emploi et de compétences, et le plan de formation de l’entreprise, par exemple.

Les collaborateurs doivent être informés suffisamment tôt de la date pour pouvoir se préparer. Loin des périodes de rush, de gros volumes de travail ou de veille de vacances, le choix du moment à son importance. Le manager et son collaborateur doivent être pleinement disposés à consacrer à l‘évaluation, le temps nécessaire. Le lieu est également à choisir : le rendez-vous peut être planifié dans le bureau du manager mais aussi dans un endroit plus neutre ou si besoin, plus convivial. Une durée d’entretien d’une heure, est à prévoir.

Avant de recevoir le collaborateur, il faut s’assurer que le manager possède le nécessaire : informations à communiquer sur l’entreprise et plan de formation, faits marquants concernant l’activité du salarié et les objectifs à lui fixer, etc.  Le collaborateur doit également avoir préparé son entretien, dressé le bilan de son activité et réfléchi à ses attentes. Pour l’aider, il est possible de lui remettre une liste de questions à se poser.

En faire un réel moment d’échange

Il est bon de préparer les managers au fait qu’ils doivent faire en sorte de libérer la parole : la leur mais aussi celle de leurs collaborateurs. Ceux-ci doivent se sentir assez libres pour exprimer leurs aspirations professionnelles.

C’est pourquoi les managers auront tout intérêt à poser le cadre de l’entretien ainsi que son déroulement de façon sereine et ouverte. Il est de leur devoir de valoriser le travail effectué et de lister avec leurs collaborateurs, les solutions adaptées aux problématiques. Les managers doivent éviter le piège du non-dit et ne peuvent éluder la confrontation sous prétexte de timidité.

Ils peuvent pour cela s’inspirer des débriefings avec leurs équipes. Débattus régulièrement, les points forts et les axes d’amélioration exprimés à ces occasions, sont le terreau dans lequel l’entretien d’évaluation peut s’enraciner. Pour son plus grand succès.