Les différentes étapes de l'entretien

La campagne d'entretiens des collaborateurs a été créée. Les entretiens individuels vont commencer. Comment vont-ils se dérouler ?

Qui est concerné par cet article ?

Manager en tant que responsable des entretiens de son équipe, Utilisateur standard en tant que collaborateur

Au programme dans cet article :

• Etape 1 - Accéder aux entretiens
  • En tant que Manager
  • En tant que Collaborateur  
• Etape 2 - Préparer l'entretien
  • En tant que manager
  • En tant que collaborateur
• Etape 3 (si configuré) - Evaluation des compétences
• Etape 4 - L'entretien en face à face
• Etape 5 - L'évaluation définitive
• Etape 6 - Validation
• Etape 7 - Avenant

Etape 1 - Accéder aux entretiens

Le collaborateur et le manager vont pouvoir chacun de leur côté préparer l'entretien, en répondant aux questions définies lors de la création de la campagne, en évaluant les compétences et en proposant une date d'entretien.

En tant que Manager

Accès : Entretien individuel > Entretiens de mon équipe

Le manager voit apparaître la liste des entretiens dont il est responsable. Il peut pour chacun d'eux :

• Proposer une date en cliquant sur ''
• Accéder au détail pour effectuer sa préparation en cliquant directement sur la ligne
• Valider l'entretien en cliquant sur ''
• Supprimer en cliquant sur ''

En accédant au détail,  la page de préparation manager s'ouvre. C'est à cet endroit qu'il doit répondre aux questions préparatoires à l'entretien.

En tant que Collaborateur  

Accès : Ma fiche salarié > Entretiens

Dans le menu Mes entretiens, chaque collaborateur peut voir ses entretiens en cours et passés.

Il suffit de cliquer sur l'entretien en préparation pour accéder aux détails et ainsi commencer à répondre aux questions préparatoires.

Etape 2 - Préparer l'entretien

En tant que manager

Dans l'onglet 'Questionnaire', je prépare mes réponses en vue de l'entretien.

Pour chaque question, vous trouverez une case :

• Pour mes réponses en tant que responsable de l'entretien:
  • Je peux répondre au question si le champ est vierge
  • Voir 'Ne doit pas préparer cette réponse' si la question est destinée uniquement au collaborateur
• Pour les réponses du collaborateur: 
  • Vous pourrez visualiser sa réponse s'il a partagé ses réponses
  • Voir 'N'a pas partagé sa réponse' s'il na pas encore partagé sa réponse
  • Voir 'Ne doit pas préparer cette réponse' si la question est destinée uniquement au collaborateur
• La partie 'Synthèse à venir' sera rempli par le manager durant l'entretien en face à face.

Lorsque j'ai fini de préparer mes réponses, je peux :

• laisser l'entretien tel quel. Les réponses sont automatiquement sauvegardées
• partager mes réponses avec le collaborateur en cochant la case 'Questionaire' et en cliquant sur 'Partager avec le collaborateur' dans la rubrique 'Avancement'.

Dans l'onglet 'Objectifs Précédents', je retrouve les objectifs déterminés lors de la campagne d'entretien précédente :

• Si une seule campagne précdente a éé détecté, les objectifs déterminés précdemment remontent n automatiquement
• Si plusieurs campagnes sources ont été détectées par le système, je peux choisir la campagne dont je souhaite récupérer les objectifs en cliquant sur ''. Dans la fenêtre qui s'ouvre, je choisis la campagne concernée et je clique sur modifier :

Ensuite je peux évaluer les objectifs déterminés précédemment et préciser s'ils sont non atteints, atteints ou dépassés.

Dans l'onglet 'Nouveaux objectifs', je peux commencer à saisir de nouveaux objectifs pour mon collaborateur. Ces objectifs pourront être ajusté durant l'entretien en face à face.

En tant que collaborateur

Dans l'onglet 'Questionnaire', je prépare mes réponses en vue de l'entretien.

Pour chaque question, vous trouverez une case :

• pour la réponse du responsable :
  • Vous pourrez visualiser sa réponse s'il a partagé ses réponses
  • Voir 'N'a pas partagé sa réponse' s'il na pas encore partagé sa réponse
  • Voir 'Ne doit pas préparer cette réponse' si la question est destinée uniquement au collaborateur
• Pour mes réponses collaborateur :
  • Je peux répondre au question si le champ est vierge
  • Voir 'Ne doit pas préparer cette réponse' si la question est destinée uniquement au responsable
• La partie 'Synthèse à venir' sera rempli par le manager durant l'entretien en face à face.

Lorsque j'ai fini de préparer mes réponses, je peux :

• Laisser l'entretien tel quel. Les réponses sont automatiquement sauvegardées
• partager mes réponses avec mon responsable en cochant la case 'Questionaire' et en cliquant sur 'Partager avec le manager' dans la rubrique 'Avancement'.

Etape 3 (si configuré) - Evaluation des compétences

Si l'étape d'évaluation des compétences a été sélectionnée par l'administrateur à la création de la campagne, le collaborateur et le manager vont pouvoir évaluer chacun le niveau des compétences associées au métier du collaborateur.

Ils peuvent ensuite choisir de publier leurs pré-évaluations respectives ou non, afin qu'elles soient visibles réciproquement. Pour cela :

• je coche la case 'Evaluation' et je clique sur 'Partager avec ...' dans la rubrique 'Avancement'.

Etape 4 - L'entretien en face à face

L'entretien a lieu à la date et l'heure indiquées dans Eurécia.

Si la pré-évaluation a été configurée par l'administrateur, le manager et le collaborateur comparent leurs évaluations respectives.

Vous pouvez aussi imprimer la trame de préparation pour suivre le cheminement de l'entretien afin d'optimiser son déroulement et n'oublier aucun point.

Une fois celui-ci terminé, le manager clique sur 'Entretien effectué Démarrer compte rendu' pour passer à l'étape suivante.

Etape 5 - L'évaluation définitive

L'étape 'Compte-rendu' apparaît à l'issue de l'entretien. Le manager renseigne, en concertation avec son collaborateur :

• dans l'onglet 'Questionnaire', la synthèse pour chaque question (si la configuration le permet)
• dans l'onglet 'Evaluation des compétences', le niveau atteint pour chaque compétence (si la configuration le permet)
• dans l'onglet 'Objectifs précédents', l'évaluation de chaque objectif précédent
• dans l'onglet 'Nouveaux objectifs', j'ajoute de nouveaux objectifs si nécessaire ainsi que les  moyens pour y parvenir
• dans l'onglet 'Conclusions', les différents élements de conclusion (si la configuration le permet)
• dans l'onglet 'Annexes', des documents associés à l'entretien si nécessaire

Etape 6 - Validation

Une fois que tous les élements sont remplis, le responsable clique sur 'Soumettre le compte-rendu à validation' pour clore l'entretien.

L'entretien sera ensuite envoyé pour validation aux différents niveaux de validation configurés.

Pour plus d'information sur les circuits de validation des entretiens, rendez-vous dans cet article : Définir les circuits de validation des entretiens.

Etape 7 - Avenant

Dans le cas où certains nouveaux objectifs auraient été oubliés ou que de nouveaux objectifs s'ajoutent en cours d'année, il est possible de créer un avenant à l'entretien.

Vous trouverez toutes les informations nécessaires dans cet article : Créer un avenant aux objectifs.

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