La gestion des véhicules électriques

Depuis février 2021, les salariés utilisant un véhicule électrique pour leurs déplacements professionnels peuvent se référer à un barème spécifique. Le montant des frais de déplacement déductibles est majoré de 20 % par rapport aux barèmes des autres véhicules thermiques.

Qui est concerné par cet article ?

Les administrateurs d'Eurécia et les comptables

Au programme dans cet article :

• Quelques infos !
• Cas d'usage 1 : Je veux appliquer le barème Urssaf standard pour les véhicules thermiques et électriques (+20%)
• Cas d'usage 2 : Je veux appliquer le barème Urssaf standard pour les véhicules thermiques et un barème personnalisé pour les véhicules électriques
• Cas d'usage 3 : Je veux appliquer des barèmes spécifiques personnalisés
  • Barème identique pour les véhicules électriques et thermiques
  • Barèmes différents pour les véhicules thermiques et électriques

Quelques infos !

Les barèmes forfaitaires du prix de revient kilométriques sont applicables aux véhicules motorisés utilisés par les salariés ayant opté pour les frais réels pour déduire de leurs revenus leurs frais de déplacement entre leur domicile et leur lieu de travail. 

Ils peuvent aussi être également utilisés par l'employeur pour déterminer le montant des indemnités kilométriques versées aux salariés qui utilisent leur véhicule personnel pour des déplacements professionnels, en franchise d'impôt et de cotisations sociales. 

Cas d'usage 1 : Je veux appliquer le barème Urssaf standard pour les véhicules thermiques et électriques (+20%)

 Accès : Espace admin > Notes de frais

• Je coche la case dédiée dans la carte 'Barèmes kilométriques' pour activer la gestion des véhicules électriques :

• Dans les fiches salariés > onglet Infos personnels, les collaborateurs auront la possibilité de choisir entre véhicules électriques et véhicules thermiques. Par défaut, tous les véhicules pré-renseignés seront considérés comme 'thermiques'.

 Dans les notes de frais, lorsqu'un véhicule électrique est sélectionné pour déclarer une dépense, le barème Urssaf majoré de 20% sera automatiquement appliqué.

Cas d'usage 2 : Je veux appliquer le barème Urssaf standard pour les véhicules thermiques et un barème personnalisé pour les véhicules électriques

1/ Activation de la gestion des véhicules électriques

Accès : Espace admin > Notes de frais

Je coche la case dédiée dans la carte 'Barèmes kilométriques' pour activer la gestion des véhicules électriques :

2/ Création du barème spécifique 'véhicules électriques'

Accès : Espace admin > Notes de frais > Barèmes kilométriques

• Je crée un nouveau barème kilométrique spécifique pour les véhicules électriques en cliquant sur '',
• J'indique le nom de mon barème dans 'Description'.
• Je choisis le modèle de rattachement déjà utilisé pour calculer mes frais kilométriques. Si vous utilisez le barème classique 'Urssaf' avec régularisation, je choisis 'Barème français avec régularisations automatiques (auto/moto/cyclo).'

(Vous trouverez cette informations dans le type de dépense 'Frais kilométriques' dans vos profils de remboursement).

• Je choisis le type de véhicule électrique concerné.
• Je peux aussi renseigner la date d'application et/ou le kilométrage concerné.
• dans l'onglet 'Taux kilométriques', je renseigne mon barème par chevaux fiscaux et par kilomètres.
• J'enregistre.

3/ Identification des véhicules électriques

• Dans les fiches salariés > onglet Infos personnels, les collaborateurs auront la possibilité de choisir entre véhicules électriques et véhicules thermiques. Par défaut, tous les véhicules pré-renseignés seront considérés comme 'thermiques'.
• J'enregistre.

Et voilà ! Les frais de déplacement avec des véhicules thermiques seront remboursés selon le barème classique et pour les véhicules électriques votre barème spécifique sera appliqué.

Cas d'usage 3 : Je veux appliquer des barèmes spécifiques personnalisés

Barème identique pour les véhicules électriques et thermiques

Dans ce cas, il n'est pas nécessaire d'activer la gestion des véhicules électriques car il n'y a aucune distinction de remboursements entre les deux.

Vous pouvez donc conserver votre fonctionnement actuel.

Barèmes différents pour les véhicules thermiques et électriques

1/ Activation de la gestion des véhicules électriques

Accès : Espace admin > Notes de frais

Je coche la case dédiée dans la carte 'Barèmes kilométriques' pour activer la gestion des véhicules électriques :

2/ Création du barème spécifique 'véhicules électriques'

Accès : Espace admin > Notes de frais > Barèmes kilométriques

• Je crée un nouveau barème kilométrique spécifique pour les véhicules électriques en cliquant sur '',
• J'indique le nom de mon barème dans 'Description'.
• Je choisis mon modèle de rattachement spécifique déjà utilisé pour calculer les frais kilométriques des véhicules thermiques. 

(En cas de doute, vous trouverez cette informations dans le type de dépense 'Frais kilométriques' dans vos profils de remboursement).

• Je choisis le type de véhicule électrique concerné.
• Je peux aussi renseigner la date d'application et/ou le kilométrage concerné.
• dans l'onglet 'Taux kilométriques', je renseigne mon barème par chevaux fiscaux et par kilomètres.
• J'enregistre.

3/ Identification des véhicules électriques

• Dans les fiches salariés > onglet Infos personnels, les collaborateurs auront la possibilité de choisir entre véhicules électriques et véhicules thermiques. Par défaut, tous les véhicules pré-renseignés seront considérés comme 'thermiques'.
• J'enregistre.

Et voilà ! Les frais de déplacement avec des véhicules thermiques seront remboursés selon vos barèmes personnalisés.

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