Introduction

Cet article propose un mode opératoire détaillé de paramétrage de l’export des dépenses pour vos notes de frais.

L’objectif est de vous permettre de configurer ou de savoir comment modifier les données apparaissant sur le fichier d’export généré par Eurécia et à destination de votre logiciel de comptabilité.

Au préalable

Le fichier d’export contient 11 champs, aucun d’entre eux nécessite une configuration préalable.

  • Vous pouvez définir le code journal. 

Paramétrage

Accès : Espace Admin > Paramètres généraux > Fiche société > Onglet Abonnement

1. Vous pouvez définir la source du code journal 

2. Vous pouvez définir le code journal

3. Vous pouvez définir le libellé de l'écriture

4. Vous pouvez configurer la syntaxe de la section analytique

 

La procédure est terminée

 

anoter-ROSE.png  L'export décrit dans ce guide permet d'envoyer l'ensemble des éléments nécessaires à la comptabilité vers Compta First.

 

Format de fichier 

  • Fichier texte (extension TXT)
  • Fichier position
  • Pas de lignes d’en-tête
  • Format des dates : JJMMAA

Contenu du fichier 

Ordre

Colonnes

Début

Longueur

Commentaires

1

Numéro de compte

1

12

Voir spécificités

2

Date d’écriture

13

6

Date saisie dans la fenêtre d’export

3

Numéro de pièce

19

12

Numéro de note de frais

4

Code journal

31

3

Code journal de l’onglet paramétrage de la fiche société ou configuré dans la boîte à outil

5

Libellé de l’écriture

34

25

Configurable

25 premiers caractères 

6

Libellé complémentaire

59

25

25 caractères suivants

7

Montant

84

11

Montant en centimes

8

Signe

95

1

+ ou -

9

Sens de l’écriture

96

1

Débit : D = Lignes des montants HT et TVA

Crédit : C = Lignes des montants TTC

10

Ventilation analytique

97

1

O ou vide si pas d’affectation analytique dans le champ section analytique

11

Section analytique

98

12

Uniquement sur la ligne du compte de charge (Montant HT traité)

Configurable

 

Spécificités

  • Pas de regroupement de compte
  • Ordre des lignes à générer dans le fichier : 
    • Ligne Montant TTC traité
    • Ligne Montant HT traité avec section analytique si besoin
    • Ligne Montant TVA traité
  • Colonne numéro de compte :
    • Ligne Montant HT traité : Compte de charge du type de dépense sélectionné.
    • Ligne Montant TVA traité : Compte TVA du type de dépense sélectionné.
    • Ligne Montant TTC traité : Compte de tiers du moyen de paiement de la fiche salarié.
  •  Libellé de l’écriture :

Ne pas découper un mot en deux. Si les 25 premiers caractères se terminent au milieu d’un mot, faire passer le mot dans la colonne libellé complémentaire.

Couper le libellé complémentaire à 25 caractères même si le dernier mot n’est pas terminé.

Configuration

Possibilité de configurer le libellé.

{DESCR}

Description de la note de frais

{NOM}

Nom de l’utilisateur de la note de frais

{PRENOM}

Prénom de l’utilisateur de la note de frais

{DEBUT}

Début de la période de la note de frais

{FIN}

Fin de la période de la note de frais

{TD}

Type de la dépense

{CAU}

Code analytique de la fiche salarié

{CAU2}

Code analytique 2 de la fiche salarié

 

Possibilité de configurer la section analytique.

{CAU}

Code analytique de la fiche salarié

{CAU2}

Code analytique 2 de la fiche salarié

{REF}

Champ référence de l’onglet général de la note de frais

{CAAX}

Code analytique du compte analytique de l’axe X sélectionné

{CRAX}

Code de regroupement du compte analytique de l’axe X sélectionné

 

Exemples de fichiers