Introduction 

Cet article propose un mode opératoire détaillé de paramétrage de l’export des dépenses pour vos notes de frais.

L’objectif est de vous permettre de configurer ou de savoir comment modifier les données apparaissant sur le fichier d’export généré par Eurécia et à destination de votre logiciel de comptabilité. 

Au préalable

Le fichier d’export contient 22 champs, seul un d’entre eux nécessite une configuration préalable :

  • Le code journal : code journal référencé sur votre logiciel comptabilité.

Paramétrage

Accès : Espace Admin > Paramètres généraux > Fiche société -> Onglet Paramétrage

1. Il convient de renseigner le code journal au sein de la fiche Société pour qu'il apparaisse dans le fichier d'export.

 

La procédure est terminée

 

anoter-ROSE.png  L'export décrit dans ce guide permet d'envoyer l'ensemble des éléments nécessaires à la comptabilité vers Cegid Business Place.

 

Spécifications techniques :

  • Fichier .txt à plat

 

Ligne d’en-tête :

  • La première ligne est un titre.(récupérer le code de la fiche société dans le champ CODE de la copie d'écran ci-dessus)
  • Regroupement des codes identiques (les tva, les compte comptable et (si tiers  + tiers centralisateur identique sur la même ligne))

Description des colonnes : 

Ordre

Champs

Position

longueur

 

Commentaire Eurécia

 

1

Code journal 

1

3

Code Journal  (champ « code journal » de la fiche société onglet Paramétrage)

2

Date pièce

4

8

date du mouvement format JJMMAAAA

date d’écriture lorsque l’on clic sur export comptable

3

Nature de mouvement

12

2

OD

4

Compte général

14

17

 Compte comptable du barème de remboursement (comptes de classe 6)

Pour la ligne TVA compte tva (classe 4)

Ou compte tiers de la fiche salarié (1ere ligne)

 5

 Nature de la ligne de mouvement

31

1

X= Auxiliaire (toujours en première ligne par salariés ; A=Analytique ; H=Analytique + Générale ; O=OD ; Analytique ; G=GED

(Cas gérés pas la plateforme: X, A)

 6

 Compte tiers centralisateur si nature=X

32

17

Compte tiers centralisateur du salarié si nature= X

Code du Compte analytique si nature = A

Si différent de X Vide (1ere ligne)

7

Référence du mouvement interne (numéro de pièce comptable)

49

35

-          Numéro de la note de frais

8

Libellé du mouvement

84

35

-Description de la note et nom de la personne

9

Code du mode de paiement

119

3

Code possible :

CHQ si cheque, VIR si direct, ESP si cash

Mode de règlement à récupérer si présent dans la note de frais sinon VIR par défaut

10

Date d’échéance

122

8

JJMMAAAA idem date de pièce (ref 2)

11

Sens du mouvement

130

1

"D" si montant >= 0 sinon "C", pour compte  comptable du barème de remboursement et pour le compte de TVA du barème de remboursement /

 

 "C" si montant >= 0 sinon "D", pour le compte tiers du salarié ou  le compte centralisateur du salarié

12

Premier MONTANT(MONTANT1)

131

20

Si la dépense est dans la même devise que la société MONTANT 1 est uniquement renseigné, sinon MONTANT1 est en Devise et MONTANT2 en devise de la société le séparateur centimes est la ,

séparateur  ","

13

Type de mouvement

151

1

Toujours la lettre N

14

Numéro de la pièce

152

8

- Ref de la ligne de dépense en face des dépenses ou vide en face du compte tiers ou de la tva

- Dans le cas d’un regroupement de lignes ce numéro est vide

15

Code devise du mouvement

160

3

Code DEVISE si différent de la devise

16

Taux devise

163

10

Taux de la devise si différent de celle de la société

séparateur  ","

17

Codification de la signification des montants

173

3

E--   si montant1 est en euros

DE-  si une devise est présente.

18

MONTANT2

176

20

Montant saisi en devise format nombre 2 décimales, séparateur  ","

Sinon vide

19

MONTANT3

196

20

vide

20

Etablissement de rattachement

Si non renseignée, établissement par défaut

216

3

-          code de la structure sinon vide

21

Code axe analytique du logiciel CEGID

219

2

-          Champ code de la fiche Société valeur A1, A2, A3

-          +1si axe2+2si axe3…

Toujours le code dans la fiche société (2 premiers caractères du champs site web dans la fiche société, pas d'incrémentation)

22

Gestion multi échéance

221

2

-          A laisser vide

 

Exemple de fichier :