Introduction

Cet article propose un mode opératoire détaillé de paramétrage de l’export des dépenses pour vos notes de frais.

L’objectif est de vous permettre de configurer ou de savoir comment modifier les données apparaissant sur le fichier d’export généré par Eurécia et à destination de votre logiciel de comptabilité.

Au préalable

Le fichier d’export contient 19 champs, seuls sept d’entre eux nécessitent une configuration préalable :

  • Le/les codes sociétés définis sur votre logiciel comptabilité.
  • Les codes journal : code journal référencé sur votre logiciel comptabilité.
  • Valeur MOV_INITIAL (colonne 12) : Modifiable par les équipes EURECIA
  • Valeur MOV_TRANSAC (colonne 13) : Modifiable par les équipes EURECIA
  • Valeur MOV_A2 (colonne 15) : Modifiable par les équipes EURECIA
  • Valeur MOV_A3 (colonne 16) : Modifiable par les équipes EURECIA
  • Valeur MOV_MAT (colonne 17) : Modifiable par les équipes EURECIA

Paramétrage

1. Le/les codes sociétés définis sur votre logiciel comptabilité. 

Accès : Espace Admin > Paramètres généraux > Fiche société -> Onglet Organisation -> Départements -> Code société

2. Paramétrages possibles lors de la mise en place du connecteur.

 

La procédure est terminée

 

anoter-ROSE.png  L'export décrit dans ce guide permet d'envoyer l'ensemble des éléments nécessaires à la comptabilité vers Arcole.

 

Informations techniques quant au format de fichier attendu par votre application de paie :

  • Nommage du fichier : EURECIA_ARCOLE_AAAA-MM-JJ.csv
  • AAAA-MM-JJ = jours, mois et année de l’extraction

Type

CSV

Séparateur de colonne

Point-virgule

Séparateur décimal

virgule

Nombre de décimales

deux

Fin de ligne

CRLF

 

Entête du fichier : 

Une ligne d’en-tête sera présente dans le fichier et contiendra le libellé des colonnes, comme décrit dans le tableau ci-après.

Regroupements : 

  • Aucun regroupement de lignes ne sera appliqué sur l’export.
  • Il y’aura une ligne en HT et une ligne de TVA (si nécessaire) pour chaque dépense.
  • Il y a une ligne TTC par ligne de TVA s’il s’agit de dépenses effectuées par carte bancaire (Carte perso ou Carte affaire).
  • Il y a une ligne de total TTC pour les autres dépenses.

Spécificités : 

  • La colonne Mov_Name commence par CB s’il s’agit de dépenses effectuées par carte bancaire (Carte perso ou Carte affaire).
  • La colonne Mov_Name commence par VIR dans les autres cas.
  • Une ligne de TTC par ligne de HT s’il s’agit d’une dépense avec une carte société

Contenu du fichier : 

Entête de colonne

Description

Commentaires

1

Company

Code société

Source de récupération

Fiche société Eurécia -> Organisation -> Département -> Code société

2

Mov_Dpt

CB si « Company » = CF
sinon ALT

 

3

Journal

Code journal

Paramétrable lors de la mise en place du connecteur

4

Mov_Date_Mov

Date de l’export

Date choisie par le client au moment de l’export comptable (pop-up)

La date par défaut sera celle du jour

5

Mov_Date_Init

Date de la note de frais

Date de validation de la NDF par le manager

6

Mov_Name

 

Concaténation de champs

CB (si carte société) ou VIR (sinon) +

Code du type de dépenses + Structure du salarié (libellé)

7

Mov_Acct

Compte comptable

 

8

Mov_Db_Cur

Montant en HT

Uniquement sur les lignes de débit

9

Mov_Cr_Cur

Montant en TTC

Uniquement sur le lignes de crédit

10

Mov_Sense

Sens

D = débit

C = crédit

11

Mov_Cur

Devise

Basé sur la devise par défaut de la note de frais

12

Mov_Initial

 

Paramétrable lors de la mise en place du connecteur

13

Mov_Transac

 

Paramétrable lors de la mise en place du connecteur

14

Mov_A1

Champ analytique (uniquement sur les lignes en HT)

Concaténation de champs

Champ1 + Champ2 + 00

15

Mov_A2

Champ analytique (uniquement sur les lignes en HT)

Concaténation de champs

Code analytique (salarié) + Code du type d’absence + Code du compte analytique 2 sélectionné

16

Mov_A3

Champ analytique (uniquement sur les lignes en HT)

Valeur en dur

PROPRE

17

Mov_Matr

Champ analytique (uniquement sur les lignes en HT)

Source de récupération

Code du compte analytique 1 sélectionné

18

Mov_Tax_Code

Code TVA (Uniquement sur les lignes de TVA)

Source de récupération

Code complémentaire du taux de TVA

19

Mov_Type

 

Valeur en dur

2 pour les lignes de TVA

1 dans tous les autres cas

 

Exemple de fichier :