Vos bulletins de paie stockés en toute sécurité avec le coffre-fort numérique !

Un coffre-fort numérique (ou coffre-fort électrique) est un service de stockage sécurisé permettant d'archiver de manière pérenne des données à caractère sensible et/ou confidentiel comme les bulletins de paie. On peut se servir de ce système d'archivage électronique (SAE) pour stocker factures, documents administratifs, contrats... en bref, tout document requiérant une conservation longue et sans faille.

Particuliers comme entreprises peuvent tirer bénéfice de cet archivage électronique : les uns, pour conserver leurs papiers personnels en lieu sûr (relevés bancaires, factures, photos...), les autres pour sécuriser et dématérialiser les données, notamment les bulletins de salaire de leurs employés.

Depuis janvier 2017, les entreprises peuvent effectivement proposer à leurs employés de recevoir leur bulletin de paie au format électronique plutôt que papier. Une aubaine pour les entreprises et les salariés désireux de se libérer de la paperasse, mais qui vient avec son lot de contraintes.

Dématérialiser ses bulletins de paie avec un coffre-fort numérique, oui mais attention à ne pas enfreindre les obligations légales vis-à-vis de vos employés !

Ainsi, le décret du 16 décembre 2016 organise les conditions dans lesquelles l’employeur informe le salarié de son droit d’opposition et détermine les modalités d’accessibilité aux bulletins de paie afin de préserver la confidentialité des données.

Voici, en bref, vos principales obligations :

• Droit d'opposition : le salarié doit avoir la possibilité de refuser l'archivage électronique du bulletin de salaire. Dans ce cas l'employeur est tenu de satisfaire la demande du salarié dans un délai de 3 mois.
• Modalités d'accessibilité : l'entreprise ou le prestataire stockant les bulletins de paie, doit garantir l'accessibilité des bulletins de paie pendant une durée de cinquante ans ou jusqu'aux 75 ans de l'employé

L'utilisation d'un coffre-fort électronique pour bulletin de paie permet à nos clients de respecter les obligations légales liées à la dématérialisation des bulletins de salaire :

• Durée d'accessibilité garantie par notre partenaire eDoc
• Droit d'opposition des salariés à la dématérialisation de leur bulletin de salaire en un seul clic - avec envoi de notification au gestionnaire de paie en cas de refus

 

Ce système d'archivage électronique a également l'avantage de faciliter la vie des admin/managers dans la distribution des bulletins de salaire :

• Gain de temps dans la distribution des bulletins de paie aux employés (vous n'aurez plus besoin de faire le tour des services !)
• Bulletins envoyés dans le coffre-fort électronique en quelques secondes

 

Il facilite également la vie de vos salariés :

• Récupération aisée des bulletins de salaire : disponibles et consultables à la fois sur Eurécia et via leur coffre-fort personnel eDoc
• Centralisation des bulletins de paie : finis les feuilles volantes, gros classeurs et documents égarés !
• Le salarié quitte l'entreprise ? Ses documents le suivront, et resteront tout de même accessibles dans leur coffre-fort personnel EDoc
• Bulletins de salaire au format physique ou dématérialisée.... c'est le salarié qui choisit. 
• Centralisation de tous ses documents importants (factures télécom, impôts, complémentaire santé…) dans son coffre-fort eDoc personnel

 

Enfin, le coffre-fort numérique présente une alternative plus écologique aux bulletins papier - offrant une solution idéale aux acteurs économiques soucieux de l’environnement.

Hélène, assistante de direction, importe chaque mois dans Eurécia le fichier PDF que lui a fourni son prestataire de paie, qui regroupe les bulletins de salaires des 50 collaborateurs de la société. En un clic, le fichier est découpé et chaque bulletin de salaire est distribué dans le dossier salarié du chaque collaborateur.

Hugo, commercial, reçoit chaque mois son bulletin de salaire dans son dossier salarié ainsi que dans son coffre-fort numérique personnel chez eDoc. S'il quitte la société, Hugo continuera à avoir accès à ses bulletins via son espace personnel eDoc, et pourra les retrouver durant toute sa vie active et au-delà (durant 50 ans ou jusqu'à ses 75 ans)... Pratique !

Florent, plus traditionnel, préfère recevoir ses bulletins de salaire au format physique. Il exprime donc son souhait via son espace personnel, en cochant la case "recevoir mes bulletins de salaire au format papier". Hélène en est tout de suite notifiée, et pourra prendre sa requête en compte le mois suivant.