La planification des équipes est une mission lourde et chronophage, mais stratégique ! Pour le manager, elle demande de mettre sur pied une organisation qui tient compte des différents horaires des salariés, des compétences et des éventuels imprévus.
Côté RH, une erreur dans le suivi des temps de travail et la saisie des éléments variables de paie peut avoir de lourdes conséquences sur le plan légal, et sur le climat social des équipes. En effet, c’est la satisfaction, le bien-être, l’engagement et la performance des salariés qui sont aussi impactés par une mauvaise gestion des plannings.
Il apparaît donc essentiel pour les entreprises d’optimiser sa gestion avec un logiciel de planning. Pour vous aider à optimiser cette gestion, explorons ensemble le top 5 des meilleurs logiciels de planning.
👍 Coup de pouce : Une bonne gestion des plannings soulèvent plusieurs enjeux : performance, bien-être, conformité légale ou encore fiabilité de la paie. Plusieurs solutions existent pour vous aider à piloter efficacement le planning de vos équipes. On vous dit tout dans notre guide dédié :
Quels sont les différents types de planning ?
En fonction de votre activité et de votre organisation, il existe plusieurs types de planification : planning projets, planning horaires, planning équipe, planning du personnel, planning d’activités, etc…Pour vous assurer de trouver le meilleur logiciel de planification, il est donc important de bien définir son besoin principal en terme de planning.
Planning projets ou Planning d’activités
Un planning projet permet de planifier, d’attribuer et de suivre l’avancement de tâches afin d’atteindre un objectif global de fin de projet en terme de respect des temps passés, des délais et du budget.
Il permet d’indiquer pour chaque collaborateur les tâches sur lesquelles il doit travailler mais n’est pas forcément suivi à l’heure près, certains des collaborateurs pouvant être en forfaits jours par exemple.
Le plus généralement le planning projet ou planning d’activités permet d’alimenter les feuilles d’activités ou les comptes-rendus d’activités (CRA) de chaque collaborateur.
Planning horaires, Planning du personnel ou Planning équipe
Un planning horaires permet de planifier les emplois du temps de vos employés de manière très précise. Par exemple, dans un magasin il est possible d’indiquer que Sophie sera en Caisse de 9h à 11h puis en rayon de 11h à 12h30. Les temps de pauses peuvent également être suivi sur un planning horaires.
Par ailleurs le planning du personnel doit respecter les contraintes légales ou organisationnelles (respect des temps de repos, nombre de personnes présentes minimum, etc…).
Enfin chaque collaborateur a besoin de connaître son emploi du temps en avance pour s’organiser personnellement et savoir sur quelle activité il est affecté à tout moment, il est donc recommandé de communiquer le planning à son équipe au moins 7 jours à l’avance.
Le planning horaires doit être flexible et permettre des ajustements de dernière minute en cas d’absences ou de retard.
En fin de mois le lien avec la paie est essentiel puisque les horaires réalisés par les collaborateurs viendront alimenter leur fiche de paie.
Pourquoi digitaliser sa gestion des plannings ?
Historiquement de nombreuses organisations utilisent Excel ou autre tableur pour gérer leur planning. Mais cet outil atteint vite ses limites pour répondre aux usages d’aujourd’hui.
En effet, il est difficile de centraliser toutes les données RH au sein d’un tableur Excel, chaque service pouvant détenir une partie de l’information. Il n’y a pas de suivi ou d’alertes lorsqu’il y a des modifications, ce qui peut entrainer une désorganisation dans un service si une personne concernée n’a pas été informée.
Et les plannings sont peu adaptés au mobile, ils ne peuvent pas être consultés ou modifiés facilement sur un smartphone.
👉 Découvrez nos 5 raisons d’abandonner vos fichiers Excel pour gérer les plannings !
Quels sont les meilleurs logiciels de planning en 2023 ?
Pour vous aider, nous avons sélectionné pour vous plusieurs outils qui vous aideront à bien digitaliser vos plannings :
EURECIA
Passez aux plannings en ligne et fluidifiez la communication de vos équipes !
Eurécia est une société Française (plus précisément toulousaine, au temple de la chocolatine 😉) qui vous accompagne avec une suite de solutions RH simples et efficaces pour améliorer l’expérience au travail de vos collaborateurs.
Chez Eurécia nous sommes convaincus que l’épanouissement de vos collaborateurs est le facteur clé de performance de votre entreprise.
✅ Gagnez du temps pour vous et vos collaborateurs en structurant les process RH (Dématérialisation des dossiers salariés, gestion des congés et absences, suivi des temps et activités, planning, gestion des notes de frais, paie externalisée, signature électronique…)
✅ Accompagnez le développement de vos talents (Recrutement, Onboarding, suivi des compétences, des objectifs, gestion de tous types d’entretiens, Formations…)
✅ Développez la cohésion entre les équipes et fluidifiez la communication (Communication interne, partage de bons plans, feedback entre collègues, indicateurs de bien-être…)
Les avantages du logiciel de planning Eurécia :
- Un outil évolutif permettant de gérer tout type de convention collective et qui s’adapte à tous les secteurs d’activité
- Des plannings intégrés à une solution SIRH globale permettant d’engager vos collaborateurs
- Une solution de planning moderne et intuitif pour assurer une bonne prise en main et l’adhésion de vos managers et collaborateurs
- Elu Service Client De l’Année pour la 3ème année consécutive, la satisfaction client est primordial chez Eurécia
- Une communauté active et des ressources pour nourrir votre quotidien RH
Vous souhaitez en savoir plus ? Découvrez le module Planning d'Eurécia :
BODET / KELIO
Optimisez votre organisation avec les logiciels de gestion de planning horaire et planification sous contraintes
Kélio est un éditeur français de logiciels de gestion des temps, SIRH, paie et contrôle d'accès.
L’entreprise exerce dans 3 domaines :
Les solutions de gestion des Ressources Humaines
Le logiciel SIRH couvre l’ensemble des processus de gestion d’un service RH, comme la gestion des temps et activités (badgeuses physiques ou virtuelles), mais aussi la gestion des congés, des plannings, des absences, le recrutement, la formation, les notes de frais ou encore les entretiens.
La gestion de la paie en ligne
La solution 123Paie permet la réalisation de l’ensemble du processus de paie, depuis le calcul des éléments variables, jusqu’à la consolidation des événements paie, la réalisation des bulletins et déclarations ainsi que l’envoi des écritures en comptabilité.
Les solutions de sécurité et contrôle d’accès aux bâtiments
Le système de contrôle d’accès permet la supervision des flux de personnes en définissant des droits d’accès personnalisés en fonction des zones du bâtiment, du profil de l’utilisateur et de l’horaire.
Les 3 avantages de la solution :
- Un acteur historique de la gestion des temps
- Un outil intégré avec la gestion des congés et absences
- Très personnalisable pour gérer les cas complexes d’astreintes ou de rotation d’équipe
FACTORIAL
Gagnez du temps et organisez efficacement le temps de travail de votre équipe !
Gérez et planifiez les horaires de travail de vos employés, suivez les heures de travail et les plannings horaires et utilisez les absences pour améliorer la gestion des équipes
Factorial est un éditeur espagnol de logiciels dédié aux problématiques de ressources humaines. Factorial aide les entreprises à digitaliser leurs processus RH et responsabiliser leurs employés tout en leur donnant les outils pour plus de visibilité sur leur activité. Sur Factorial, vos collaborateurs pourront planifier et suivre leur temps de travail, poser leurs congés, dématérialiser les entretiens et évaluations, etc…
Les 3 avantages de la solution :
- Un outil ergonomique et flexible
- Une solution qui permet de suivre la productivité des équipes
- Un outil collaboratif pour laisser ses collaborateurs gérer leurs heures de travail
Combo
Les plannings simplifiés pour vos équipes terrain
Combo HR est un logiciel de planning et de gestion du personnel conçu pour faciliter le quotidien des TPE/PME et spécifiquement des commerçants et des équipes terrain travaillant par créneau horaires ou shifts.
Création de plannings au suivi de l'activité en temps réel, informations salariés à portée de main, pointeuse connectée, export automatiques des données comptables…Toute la gestion RH est centralisée sur une application accessible sur ordinateur et sur smartphone.
Les 3 avantages de la solution :
- Un outil moderne et ergonomique
- Une solution qui s’adapte à certains secteurs où les variations horaires sont très importantes
- Des tableaux de bord personnalisables qui permettent de suivre vos ratios de productivité
SKELLO
Optimisez vos plannings et l'organisation de vos équipes
Skello est une société française qui a pour mission de réinventer l’expérience de travail des équipes sur le terrain en leur permettant de mieux anticiper, s’organiser et communiquer.
Skello accompagne au quotidien les commerçants et professionnels dans la réussite de leur business grâce à :
- La création et la communication des plannings
- L'agrégation des variables de paie
- Le suivi des arrivées, pauses et départs avec la Badgeuse
- La génération et le stockage de documents RH
Les 3 avantages de la solution :
- Un outil adapté pour les TPE
- Une solution permettant de gérer de la planification sous contraintes complexe
- Une interface simple et intuitive pour faciliter la prise en main
🚀 Besoin d’un logiciel de planning ? Découvrez le module Planning du SIRH Eurécia, et passez quatre fois moins de temps à créer vos plannings d’équipe, tout en restant dans les clous réglementaires.
