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  • Management et bien-être
  • 18/11/2016

Les maux des RH : l'email overload

205 milliards d'emails ont été envoyés en 2015 contre 144 milliards (milliers de millions) de courriers électroniques en 2012.

En 2013, le journal Les Echos, menait son enquête sur les habitudes de travail numériques, plus particulièrement sur l’email et son (envahissante) omniprésence dans la communication d’entreprise. Cette étude, indique que 67% des personnes interrogées reçoivent 50 emails ou plus par jour.

Parmi celles-ci, on peut distinguer trois types de collaborateurs :

  • les classificateurs, ceux qui vident leur boîte tous les jours.
  • les accumulateurs, ceux qui n’effacent jamais rien mais qui archivent et/ou étiquettent certains de leurs messages quand même.
  • les hybrides, ceux qui combinent les deux catégories précédentes.

Et il y a ceux qui ont définitivement renoncé à gérer leur messagerie, grand mal leur en a pris …

Nos boîtes aux lettres débordent, la faute à qui ?

A l’image de l’infobésité dans les médias avec le trop plein d’information, il existe un nouveau mal en entreprise qui ne cesse de se répandre, à l’insu de notre plein gré : l’e-mail overload.

Censé nous faciliter le travail, l’email en vient aujourd’hui à nous le rendre plus compliqué : notifications intempestives, conversations qui s’empilent au point de louper LE message (le plus important évidemment), tendance à mettre toujours les personnes en copie (au cas où), messages lapidaires voire inutiles (c’est vrai que s’adresser directement à la personne c’est moins sympa que lui saturer sa boîte), email du collègue pour résumer la dernière réunion à laquelle on a participé mais pendant laquelle on était trop occupé à dépiler ses autres mails et à y répondre …

Comme si avoir une boîte mail avec des dizaines de messages non lus était le signe extérieur de productivité…

Le constat est bien réel, nos boîtes aux lettres débordent et nous cherchons en permanence à réduire le flot incessant des notifications. Stress, fragmentation du travail, multitasking, les effets secondaires ne sont pas anodins avec ce nouveau mal de l’email et les entreprises aujourd’hui cherchent des solutions.

Zéro mail en entreprise, réalité ou fiction ? 

Aux grands maux les grands remèdes. Certaines entreprises tentent de combattre cette pandémie qui touche toutes nos entreprises. Comme Canon, qui impose tous les trois mois à ses salariés une journée sans emails.

« Pendant cette journée où le nombre de mails baisse de 20 % à 30 %, les salariés peuvent se consacrer mentalement à une activité continue sans être perturbés par l’arrivée continuelle de messages. Et beaucoup redécouvrent une certaine convivialité : ils revoient des collègues qu’ils n’avaient pas croisés depuis des années alors qu’ils sont installés à deux étages de distance ! » Confie Philippe Le Disert, DRH.

D’autres, comme ATOS Origin, ont pris le problème à bras le corps en portant à trois ans l’objectif, un peu fou, du Zéro email ! D’ici 2014, plus aucun email ne devait circuler en interne.

Solution radicale ? Utopique ? Pas tant que ça si l’on considère que les entreprises aujourd’hui ont compris que le bien-être des salariés était une composante essentielle de leur performance.

Réduire le « bruit » des emails en interne pour favoriser une communication différente, plus fluide, plus collaborative, plus interactive, voilà tout l’enjeu  de cette stratégie engagée par ATOS qui a racheté en 2012 le réseau social d’entreprise BlueKiwi, pour en faire la colonne vertébrale ce projet ambitieux.

Nous n’avons pas compté chez Eurécia la quantité que chacun des collaborateurs reçoit chaque jour mais une chose est sûre, beaucoup trop ! Et c’est d’ailleurs devenu un axe de réflexion en interne pour essayer de réduire le nombre de correspondances.

Des outils comme Trello pour la gestion de projets, Evernote pour le partage des notes ou encore Slack comme outil de communication instantannée font partie de notre quotidien. 

L’email, ce merveilleux outil de communication « autrefois » plébiscité est aujourd’hui en train d’être remis en question dans sa manière d’être utilisé dans les entreprises. Limiter son utilisation comme on limite l’impression de nos documents pour réduire notre empreinte écologique, voilà un sacré défi !

Et vous, vous faites comment pour réduire le nombre d’emails ? 

 

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