Vos collaborateurs effectuent des “grands déplacements” dans le cadre de leurs missions professionnelles ? Vous devez donc mettre en place une indemnité spécifique.
Qu’est-ce qu’une indemnité de grand déplacement ? Quelles sont les conditions d’un grand déplacement ? Comment calculer cette indemnité ? Comment se passe la déclaration ?
Vous avez une tonne de questions dans votre tête ! Vous êtes au bon endroit ! Voici un article 100% complet qui vous permettra de tout connaître de l’indemnité grand déplacement
Comprendre l'indemnité de grand déplacement
Pour couvrir ses dépenses supplémentaires de nourriture et de logement lors d'un déplacement professionnel, le salarié reçoit une indemnité de grand déplacement. Cette allocation spéciale varie selon la localisation et de la durée du déplacement.
Le remboursement des frais de grand déplacement est assumé par l'employeur. Il peut choisir de défrayer son salarié :
- sur la base des frais réels (sur présentation des justificatifs) ;
- sur la base d'une indemnité forfaitaire calculée sur le barème de l’URSSAF ;
- sur une base panachant indemnisation réelle et forfaitaire.
Pour simplifier le traitement des frais professionnels de vos collaborateurs, téléchargez gratuitement notre modèle de note de frais.
Quand est-ce applicable ?
On parle de grand déplacement lorsque le salarié est dans l’impossibilité de regagner chaque jour son lieu de résidence du fait de ses conditions de travail. Cet empêchement résulte de la réunion de deux conditions :
- la distance entre le lieu de résidence et le lieu de travail est supérieure ou égale à 50 km (distance par trajet) ;
- le temps de transport pour parcourir cette distance est supérieur ou égal à 1 h 30 (trajet en transports en commun).
Dans cette configuration, l’indemnité de grand déplacement est destinée à couvrir les dépenses supplémentaires de repas et de logement du salarié empêché de regagner chaque jour son lieu de résidence.
Les frais couverts par cette indemnité
L'indemnité de grand déplacement couvre les dépenses supplémentaires engagées par le salarié lors de ses déplacements professionnels. Ces frais incluent :
- Les frais de transport : ils peuvent être remboursés au réel ou en fonction du barème kilométrique de l'Urssaf. Ils concernent le coût du transport public ou les frais kilométriques du véhicule personnel.
- Les frais de nourriture : ils peuvent être remboursés au réel (sur présentation de justificatifs) ou sous forme d'indemnités forfaitaires. Chaque repas pris hors du lieu de résidence habituelle est concerné.
- Les frais de logement : ils sont couverts lorsque le salarié ne peut pas regagner son domicile chaque jour. Ils peuvent être remboursés au réel ou sous forme d'indemnités forfaitaires.
Il est à noter que les montants de ces indemnités peuvent varier en fonction du lieu et de la durée du déplacement.
Comment calculer l'indemnité de grand déplacement ?
Si les frais occasionnés par un grand déplacement ne sont pas remboursés au réel, le salarié bénéficie d'un remboursement sur la base d’allocations forfaitaires : l'indemnité de grand déplacement. Le calcul de cette indemnité se fonde sur les barèmes de l'Urssaf : déplacement en métropole et déplacement en outre-mer.
Calcul d'indemnités de grand déplacement en métropole
L'indemnité de grand déplacement compense les dépenses de repas et d'hébergement. Son calcul se base le barème de déplacement en métropole de l'Urssaf. En fonction de la durée du déplacement, les montants subissent un abattement de 15 % au-delà de 3 mois et de 30 % au-delà de 24 mois.
Les grands déplacements en métropole ouvrent droit à des indemnités repas :
- 19,10 euros (les 3 premiers mois) ;
- 16,20 euros (du 3e au 24e mois) ;
- 13,40 euros (du 24e au 72e mois).
Les grands déplacements en métropole ouvrent droit à des indemnités logement (y compris petit-déjeuner) :
- 68,50 euros à Paris ou 50,80 euros en province (les 3 premiers mois) ;
- 58,20 euros à Paris ou 43,20 euros en province (du 3e au 24e mois) ;
- 48 euros à Paris ou 35,60 euros en province (du 24e au 72e mois).
Le forfait hébergement atteint 120 euros par jour pour les salariés reconnus travailleur handicapé et en situation de mobilité réduite.
Calcul d'indemnités de grand déplacement en outre-mer
Les grands déplacements en outre-mer ouvrent droit aux indemnités forfaitaires suivantes :
- 17,50 euros par repas ;
- 70 euros par jour pour les frais d'hébergement (y compris le petit-déjeuner).
Une indemnité forfaitaire spécifique est prévue pour la Nouvelle-Calédonie, Wallis-et-Futuna et la Polynésie française. Le taux est ici égal à :
- 21 euros par repas ;
- 90 euros par jour pour les frais d'hébergement (y compris le petit-déjeuner).
Le montant des indemnités de grand déplacement en outre-mer subit un abattement de 15 % au-delà d'une durée de 3 mois et de 30 % au-delà d'une durée de 24 mois.
Lors d'un grand déplacement en outre-mer, une indemnité logement de 120 euros est allouée au salarié reconnu travailleur handicapé et en situation de mobilité réduite.
Calcul d'indemnités de grand déplacement à l'étranger
Un salarié en déplacement professionnel à l’étranger peut bénéficier d'indemnités de déplacement. Leur montant est limité au taux de l’indemnité journalière pour les déplacements temporaires à l’étranger des personnels civils de l'État. L’annexe 1 de l’arrêté du 3 juillet 2006 en fixe les détails. Le taux de cette indemnité de déplacement à l’étranger est réduit de :
- 65 % lorsque le salarié bénéficie d'un logement gratuit ;
- 17,5 % lorsque le salarié est nourri à l’un des repas ;
- 35 % lorsque le salarié est nourri aux deux repas.
Le montant de l'indemnité est réduit de 15 % au-delà d'une durée de 3 mois et de 30 % au-delà d'une durée de 24 mois.
À qui s'adresse l'indemnité de grand déplacement ?
L'indemnité de grand déplacement s'adresse aux personnes suivantes :
- Les salariés en situation de grand déplacement par le fait des conditions de travail
- Les salariés en situation de grand déplacement par le fait des circonstances
- Les salariés en grand déplacement en métropole
- Les salariés en grand déplacement en outre-mer
- Les salariés en grand déplacement à l'étranger
- Les salariés en voyage d'affaires
- Les salariés des entreprises de transport routier
- Les salariés en mission ayant leur domicile à l’étranger en l’absence de résidence fixe en France à proximité de leur lieu de travail (entreprise cliente) :
- salarié d'une entreprise de travail temporaire (ETT) ;
- salarié d'une entreprise de service en ingénierie informatique (SSII) ;
- salarié d'une entreprise de portage salarial.
Quelles sont les conditions nécessaires pour bénéficier de l'indemnité de grand déplacement ?
Pour bénéficier de l'indemnité de grand déplacement, le salarié doit être empêché de regagner chaque jour son lieu de résidence :
- du fait de ses conditions de travail (distance supérieure à 50 kilomètres entre le domicile et le lieu de travail et/ou temps de trajet supérieur à 1h30) ;
- du fait des circonstances (horaires décalés, absence de transport, etc.).
Comment déclarer une indemnité de grand déplacement ?
Les indemnités de grand déplacement sont exonérées d'impôts si elles remplissent de façon cumulative les conditions suivantes :
- les indemnités sont soumises à la déduction forfaitaire de 10 % (à l'exclusion de déductions au titre des frais réels) ;
- les indemnités correspondent à des frais professionnels et des dépenses réelles (justificatifs requis) ;
- les indemnités doivent être utilisées conformément à leur objet.
Les indemnités de grand déplacement comme l'ensemble des indemnités forfaitaires pour frais professionnels sont présumées utilisées conformément à leur objet, dès lors que leur montant n’excède pas la limite fixée par la loi. Dans le cas contraire, le salarié doit justifier que la fraction excédentaire est utilisée conformément à son objet sous peine d'être considérée comme un complément de salaire imposable.
Le barème Urssaf pour le calcul de l'indemnité
Pour calculer l'indemnité de grand déplacement, on se base sur le barème Urssaf. Ce barème se distingue en deux types : celui pour les déplacements en métropole et celui pour les déplacements en outre-mer.
Il faut aussi prendre en compte la durée du déplacement. En effet, les montants subissent un abattement de 15 % au-delà de 3 mois et de 30 % au-delà de 24 mois.
Pour les déplacements en métropole, les montants varient en fonction du département de déplacement. Par exemple, Paris et les départements des Hauts-de-Seine, de la Seine-Saint-Denis et du Val-de-Marne possèdent un barème spécifique.
En ce qui concerne les déplacements en outre-mer, le barème est fixé par jour selon la destination. De plus, une indemnité forfaitaire spécifique est prévue pour la Nouvelle-Calédonie, Wallis-et-Futuna et la Polynésie française.
Comment rémunérer un salarié en grand déplacement ?
Pour rémunérer un salarié en grand déplacement, plusieurs méthodes sont possibles. Il peut s'agir d'un remboursement au réel des frais engagés, d'un remboursement basé sur les indemnités kilométriques ou d'un remboursement forfaitaire selon le barème Urssaf.
- Le remboursement au réel nécessite que le salarié fournisse l'ensemble des justificatifs de ses dépenses.
- Le remboursement sur la base des indemnités kilométriques prend en compte la distance parcourue par le salarié avec son véhicule personnel.
- Le remboursement forfaitaire, quant à lui, ne requiert pas de justificatifs et est calculé sur la base du barème Urssaf.
L'employeur a donc la liberté de choisir la méthode qui lui convient le mieux selon la situation et les contraintes de l'entreprise.
La prime de grand déplacement : imposable ou non ?
L'imposition de la prime de grand déplacement dépend principalement du respect de certains plafonds fixés par l'URSSAF. En effet, cette indemnité est soumise à l'impôt sur le revenu si son montant dépasse ces limites.
Cela signifie que si la prime de déplacement, additionnée à l'indemnité de grand déplacement, dépasse les plafonds de l'URSSAF, elle est considérée comme un complément de revenu et donc imposable.
Il convient de noter que l'indemnisation des frais réels est exonérée d'impôt et de cotisations sociales, à condition de respecter les limites en vigueur. Cela couvre principalement deux types de dépenses : les frais de repas journaliers et les frais d'hébergement, y compris le petit-déjeuner.
Par ailleurs, les frais de grand déplacement sont exonérés d'impôt pour les salariés qui appliquent la déduction forfaitaire de 10 %. Pour être non imposables, ces dépenses professionnelles doivent être justifiées.
Et si vous passiez à la dématérialisation ? Gain de temps, process fluidifiés et conformité légale, on vous dit tout dans ce guide gratuit
