Pour toutes les activités RH et de gestion du personnel, les déclarations à effectuer par les entreprises auprès de la CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés) peuvent être réalisées très simplement et en quelques minutes à partir du site officiel de la Cnil.
Chaque société est responsable des déclarations CNIL relatives à ses propres salariés. Pour l’utilisation d’Eurecia, deux déclarations sont à compléter :
La Norme simplifiée n° 46 : Gestion du personnel
La norme 46 se réfère à la gestion des ressources humaines notamment pour les organismes privés. Les fichiers courants de gestion des ressources humaines doivent donc faire l'objet d'une déclaration simplifiée n°46.
Ces fichiers recoupent :
- la gestion administrative (dossiers professionnels, annuaires, élections professionnelles, convocations);
- la mise à disposition d'outils informatiques (suivi et maintenance, annuaires informatiques, messagerie électronique, Intranet);
- l'organisation du travail (agenda professionnel, gestion des tâches);
- la gestion des carrières (évaluation, validation des acquis, mobilité);
- la gestion de la formation.
Cette obligation ressort de la Délibération n°2005-002 du 13 janvier 2005 portant adoption d'une norme destinée à simplifier l'obligation de déclaration des traitements mis en œuvre par les organismes publics et privés pour la gestion de leurs personnels.
Norme simplifiée n° 42 pour la gestion des contrôles d'accès aux locaux
La norme 42 concerne les traitements mis en œuvre sur les lieux de travail pour la gestion des contrôles d’accès aux locaux des salariés, la gestion des horaires ainsi que la gestion de la restauration. Ces contrôles ne peuvent concerner que les entrées et sorties du lieu de travail et ne permettent pas le contrôle des déplacements à l’intérieur du lieu de travail, à l’exception de certaines zones identifiées faisant l’objet d’une restriction de circulation justifiée par des mesures de sécurité. Les données traitées sont relatives à l’identité, la vie professionnelle, aux badges, aux accès au parking, aux visiteurs, aux heures.
Cette norme s'applique aux clients utilisant le module de gestion des temps et activités d'Eurécia.
Nous vous proposons les formulations suivantes à afficher sur la plateforme Eurécia sous réserve de validation par vos services juridiques :
"Conformément à la loi « informatique et libertés » du 6 janvier 1978 modifiée, vous disposez d’un droit d’accès et de rectification aux informations qui vous concernent. Vous pouvez accéder aux informations vous concernant en vous adressant à xxx directement. Vous pouvez également, pour des motifs légitimes, vous opposer au traitement des données vous concernant. Pour en savoir plus, consultez vos droits sur le site de la CNIL"
"With respect to the French law "informatique et libertés" modified, dated 6th January, 1978, you have the right to access and ask for your personal data correction which are stored in Eurecia , These data are accessible by contacting xxx. You are in position to object, for legitimate reasons, to your data appearing in Eurecia. More info on the CNIL website."
Pour aller plus loin : sécurisez et fiabilisez le traitement de vos données RH en digitalisant vos process. Découvrez dans ce guide comment devenir maître de vos données salariés grâce à la digitalisation !
