La gestion des ressources humaines évolue à un rythme effréné, et pour rester compétitives, les entreprises doivent s'appuyer sur des outils performants et adaptés. C'est là que le Système d'Information des Ressources Humaines (SIRH) entre en jeu, offrant un potentiel immense pour optimiser les processus RH et améliorer la productivité globale de l'entreprise.
Cependant, la mise en place d'un SIRH peut être un défi de taille. Entre les multiples parties prenantes, les besoins spécifiques de l'entreprise et la gestion du changement, il est essentiel de suivre une approche méthodique pour garantir le succès de cette transition. Jusqu’ici, on considérait que les SIRH étaient réservés aux grands comptes : projets lourds et complexes, longs et coûteux. Ce temps est désormais révolu ! Maintenant, de nouvelles solutions sont à portée de main des PME.
Que vous soyez en phase de réflexion sur l'adoption d'un SIRH ou que vous soyez déjà engagés dans ce processus, ces 7 clés de succès vous guideront vers une implémentation réussie et bénéfique pour l'ensemble de votre organisation.
1. Pourquoi mettre en place un SIRH ?
Nous avons identifié quatre raisons principales justifiant la mise en place d'un SIRH dans votre organisation :
Répondre aux obligations légales
Le code du travail se compose de plus de 4000 pages ! Accords d’entreprise, loi Travail, clauses, etc. Votre quotidien est donc rythmé de questions juridiques.
Un SIRH permet de centraliser et de gérer efficacement les données relatives aux salariés, ce qui facilite la conformité aux obligations légales en matière de gestion du personnel. Il permet de garantir la traçabilité des informations nécessaires aux déclarations sociales, aux contrats de travail, aux bulletins de paie, et autres obligations administratives. Moins de stress en cas de contrôle de l'inspection du travail ! 😉
Structurer les processus RH
Un SIRH offre une plateforme centralisée pour structurer et automatiser les processus RH. Cela permet d'améliorer la cohérence et la conformité des process en intégrant des workflows définis et des règles prédéfinies. Les différentes étapes du cycle de vie des collaborateurs, de la gestion des recrutements à la gestion des formations et des entretiens, peuvent être harmonisées, favorisant ainsi une gestion RH plus efficace et homogène.
Gagner du temps
La gestion manuelle des processus RH peut être chronophage et sujette aux erreurs. Un SIRH automatisé permet de gagner du temps en réduisant le temps passé pour réaliser les tâches administratives manuelles. Par exemple, la génération automatique des contrats de travail, des bulletins de paie et des déclarations sociales permet de libérer du temps pour se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
De plus, chaque salarié peut accéder en quelques clics à tous ses documents administratifs (contrats, formation, solde de congés, etc.), ainsi les managers peuvent piloter leurs équipes plus facilement grâce aux workflows. Le service des ressources humaines est donc moins sollicité par les collaborateurs.
Améliorer la productivité de l’entreprise
En structurant les processus RH, un SIRH contribue à l'amélioration de la productivité globale de l'entreprise. Les gestionnaires et les équipes RH peuvent consacrer plus de temps à des activités stratégiques telles que le développement des talents, la planification des effectifs et l'analyse des données RH, ce qui contribue à la prise de décision éclairée et à l'amélioration des performances de l'entreprise.
Il est nécessaire de définir clairement en amont les objectifs et les attentes de la mise en place du SIRH. Identifiez les besoins spécifiques de votre entreprise et les problèmes que vous souhaitez résoudre. Établissez une feuille de route détaillée avec des étapes clés, des délais et des responsabilités clairement définis.
2. S’organiser pour réussir
Le choix de la mise en place d’un SIRH concerne tout le monde dans l’entreprise. Il faut en premier lieu le sponsor de la direction afin que le projet soit porté par tous. Il est important de former une équipe projet en interne et de prévoir éventuellement un accompagnement externe selon le choix du SIRH. L’équipe projet réunit tous les acteurs du projet : des services RH et financier, jusqu'aux managers. La DSI peut être impliquée au projet, mais le pilotage sera plutôt confié au service RH ou à la DAF.
Il est important aussi d'impliquer et d'informer les instances représentatives du personnel comme le CSE.
Une fois l'équipe constituée et les interlocuteurs des différents services identifiés, il est indispensable de nommer un chef de projet. C'est lui qui aura la responsabilité d'animer et d'organiser les différentes réunions, de partager les comptes rendus, de vérifier que chaque point a bien été discuté ou validé par la personne responsable, etc. Le chef du projet SIRH est en quelque sorte "le chef d'orchestre" de l'équipe.
Pour mener à bien le projet, il faut se projeter sur sa durée. Etablir un planning est primordial pour allouer le temps nécessaire au projet et pour s’organiser. Il est tout aussi important que le suivi budgétaire. Il est également de la responsabilité du chef de projet SIRH de veiller au respect du planning et du budget préalablement définis.
3. Définir le périmètre du projet SIRH
Quel processus souhaitez-vous couvrir ? Allez-vous vous limiter à l’administration du personnel ? Le développement des talents ? Ou encore utiliser un outil support de communication pour tous les salariés ?
Quel est le système d’information existant ? Avez-vous un logiciel de paie ? De comptabilité ? Commandez-vous des titres restaurant ? Comment est établi la BDES (base de données économiques et sociales) ?
En délimitant clairement le périmètre du projet, vous vous assurez de concentrer vos efforts et vos ressources sur les aspects les plus pertinents et les plus prioritaires pour votre entreprise. Cela permet d'éviter les écueils liés à un projet trop vaste ou mal défini.
Il est essentiel de commencer par une analyse approfondie des besoins de votre organisation. Identifiez les processus RH actuels qui sont les plus critiques ou qui nécessitent une amélioration significative. Tenez compte des objectifs stratégiques de votre entreprise, des enjeux spécifiques de votre secteur d'activité et des défis auxquels vous êtes confrontés en matière de gestion des ressources humaines.
Une fois les besoins identifiés, il convient de déterminer les fonctionnalités spécifiques du SIRH qui répondront à ces besoins. Les fonctionnalités peuvent inclure la gestion des talents, la gestion des absences, la gestion des performances, la formation et le développement, la gestion administrative du personnel, etc. Établissez une liste des fonctionnalités prioritaires. Inutile d'établir un cahier des charges trop lourd et fastidieux, une check-list suffit !
4. Se poser les bonnes questions
Pour que votre outil soit efficace et colle parfaitement à vos besoins, il est essentiel de traiter trois critères :
- Premièrement, faites l'inventaire du cadre légal : avez-vous une ou plusieurs conventions collectives ? Des accords-cadres ? Pratiquez-vous le forfait jour ? Accordez-vous des RTT ? Etc.
- Ensuite, faites le point sur les questions opérationnelles en construisant un organigramme : structure matricielle ou pyramidale ? Qui travaille avec qui ? Qui dirige quel service ? Quels sont les processus de validation ?
- Puis, il est nécessaire de faire un état de lieux des pratiques en entreprise : quels sont les usages ? Il est important de trouver l’équilibre entre les contraintes règlementaires, opérationnelles, les fonctionnalités du SIRH et votre quotidien, la vraie vie des entreprises !
- Enfin, vous devez considérer le budget que vous souhaitez allouer à ce projet pour vous aider dans vos recherches.
5. Etablir un planning
Comme nous l'avons évoqué plus haut, imposez-vous des deadlines et des objectifs dans le temps. Un planning bien structuré vous permettra de coordonner efficacement les différentes phases du projet, d'allouer les ressources nécessaires et de respecter les délais fixés.
En établissant un planning détaillé et réaliste, vous pouvez gérer efficacement la mise en place de votre SIRH et minimiser les risques de retards ou de dépassements de budget. Cela vous permettra d'avoir une vision claire des différentes étapes du projet et d'assurer une coordination optimale de toutes les parties prenantes impliquées.
6. Choisir un partenaire de confiance
Le choix d’une solution SIRH est engageant pour votre organisation et l'on suppose que vous ne prévoyez pas de changer tous les quatre matins ! Il est donc important de bien choisir votre prestataire. Ce dernier est votre partenaire de confiance et vous accompagne tout au long de la mise en place de la solution. Prêtez attention à ce que la solution proposée soit bien en adéquation techniquement avec vos besoins. Vérifiez que votre futur éditeur SIRH est fiable en consultant ses références et/ou labélisations par exemple.
Rien de mieux qu'une grille d’évaluation comparative pour vous aider dans votre prise de décision concernant un partenaire RH. Nous avons développé cet outil pour vous permettre d'analyser, de comparer et d'évaluer de manière exhaustive les principaux partenaires RH que vous aurez préalablement sélectionnés.
Attention, le moins cher n’est pas forcément le meilleur !
7. Communiquer
On ne le dira jamais assez, la communication est la clé d’un projet bien mené. Il doit être porté par l’ensemble de l’entreprise et soutenu par la direction. L’adhésion de tous est donc primordiale pour sa réussite.
Impliquez vos collaborateurs dès le départ, via une communication interne et informez-les tout au long du projet. Mettez-leur éventuellement à disposition de la documentation pour une adhésion complète. Et n'oubliez pas, certains collaborateurs sont plus réfractaires au changement que d'autres, veillez donc à mettre en place un accompagnement du début jusqu'à l'utilisation du logiciel.
Enfin, tenez informées les instances représentatives du personnel si elles n'ont pas été impliquées en amont.
Maintenant que vous connaissez les 7 clés de succès pour réussir la mise en place d'un SIRH, il ne vous reste plus qu'à faire votre choix. Pour vous aider dans cette mission, bénéficiez de 30 jours d'essai gratuit d'Eurécia et commencez dès à présent à optimiser votre gestion RH.
